Η ικανότητα διεξαγωγής επιχειρηματικής αλληλογραφίας ήταν ανά πάσα στιγμή σχετική και οι επαγγελματίες που κατέχουν τέλεια αυτές τις δεξιότητες μπορούν να φτάσουν στα ύψη της καριέρας, χάρη στην ικανότητα να εντυπωσιάζουν τους συνεργάτες, να συνάπτουν κερδοφόρες συμφωνίες και να σχηματίζουν μια ανεξίτηλη εικόνα.
Η επαγγελματική αλληλογραφία στα Αγγλικά είναι ένα σύνολο κανόνων και χαρακτηριστικών που είναι πολύ σημαντικό να ακολουθείτε προκειμένου να δημιουργήσετε αποτελεσματικές συνεργασίες. Με την πάροδο του χρόνου, αναπτύχθηκε ένα συγκεκριμένο στυλ επιχειρηματικής αλληλογραφίας στα αγγλικά. Μαθήματα Business English http://thefrog.ru/kursy/biznes-anglijskogo θα σας βοηθήσουν να κατακτήσετε αυτήν την τέχνη, να μάθετε τις λεπτομέρειες και τις λεπτές αποχρώσεις της επαγγελματικής αλληλογραφίας.

Κανόνες για επαγγελματική αλληλογραφία στα αγγλικά

Πολλοί από εμάς, φυσικά, γνωρίζουμε το τυπικό σχήμα για τη σύνταξη επιστολών - εισαγωγή, σώμα και συμπέρασμα. Αλλά ανάλογα με τις πληροφορίες που φέρει η επιστολή, επιλέγονται ανάλογα η δομή και οι κανόνες γραφής της. Και μια επαγγελματική επιστολή δεν αποτελεί εξαίρεση. Ας γνωρίσουμε τα χαρακτηριστικά του.

Δομή επιστολών

1. Επικεφαλίδα της επιστολής και (ή) διεύθυνση αποστολέα)
2. Ημερομηνία επιστολής
3. Όνομα και διεύθυνση παραλήπτη
4. Ευγενικός χαιρετισμός
5. Θέμα της επιστολής
6. Χαιρετισμός και εναρκτήρια ομιλία (εισαγωγή)
7. Κείμενο της επιστολής και αποκάλυψη του θέματος (σώμα της επιστολής)
8. συμπέρασμα
9. Ευγενικός αποχαιρετισμός (δωρεάν κλείσιμο)
10. Υπογραφή αποστολέα με το χέρι (υπογραφή)
11. Δακτυλογραφημένη υπογραφή

Η συμμόρφωση με όλα τα παραπάνω σημεία δεν είναι υποχρεωτική· ορισμένα από αυτά ενδέχεται να παραληφθούν. Ωστόσο, τα ουσιαστικά και πιο σημαντικά μέρη πρέπει να περιλαμβάνονται σε κάθε γράμμα, καθώς αποτελούν αναπόσπαστα συστατικά της αγγλικής επιχειρηματικής εθιμοτυπίας.

Ακολουθεί η αντίστοιχη μορφή επιστολής:

Εμπορική αλληλογραφία στα αγγλικά. Παραδείγματα γραμμάτων

Φράσεις για επαγγελματική αλληλογραφία στα αγγλικά

Η ικανότητα σύνταξης επαγγελματικών επιστολών έγκειται στη σωστή χρήση αποδεδειγμένων φράσεων και εκφράσεων. Βοηθούν στην επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος στην επιχειρηματική επικοινωνία μεταξύ των εταίρων. Αυτό είναι ένα είδος κώδικα καλών τρόπων που βοηθά στη δημιουργία επαφής.

Εμπορική αλληλογραφία στα αγγλικά. Χαιρετίσματα

Η εξοικείωση είναι απαράδεκτη στην επαγγελματική αλληλογραφία, επομένως τα λόγια χαιρετισμού πρέπει να εκφράζουν βαθύ σεβασμό και να ενθαρρύνουν την περαιτέρω επικοινωνία. Το "Αγαπητέ κύριε" είναι αρκετά κατάλληλο για αυτό, αλλά είναι καλύτερο να μάθετε το όνομα του ατόμου στο οποίο απευθύνεται η διεύθυνση και να γράψετε "Αγαπητέ κύριε Τζον Σμιθ" ή "Αγαπητέ κύριε Σάρα Σμιθ". Στο μέλλον, όταν η σύνδεση έχει ήδη δημιουργηθεί και, εάν η υπάρχουσα σχέση το επιτρέπει, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον παραλήπτη με το όνομα «DearJohn».
Οι χαιρετισμοί στα αγγλικά στην επαγγελματική αλληλογραφία θα πρέπει να ξεκινούν με ένα ευχαριστώ για την προηγούμενη επιστολή και (ή) σημειώνοντας την προηγούμενη αλληλογραφία, email ή συνάντηση:
Σας ευχαριστώ για το γράμμα σας... - Σας ευχαριστώ για το γράμμα σας...
Σας ευχαριστώ που επικοινωνήσατε μαζί μου... - Σας ευχαριστούμε που επικοινωνήσατε μαζί μας...
Είμαστε πολύ ευγνώμονες που μας στείλατε περισσότερες πληροφορίες… - Σας ευχαριστούμε πολύ για πρόσθετες πληροφορίες…
Στη συνέχεια της συνάντησής μας... - Εκτός από τη συνάντησή μας...
Αναφορικά με το μήνυμά σας... - Όσον αφορά το μήνυμά σας...
Η φράση «Γράφω στον...» θα είναι επίσης πολύ χρήσιμη για να εξηγήσει τον σκοπό και τον λόγο για τον οποίο γράφτηκε η επιστολή. Η χρήση τροπικών ρημάτων θα σας βοηθήσει να εκφράσετε τις προθέσεις σας:
Θα θέλαμε να... - Θα θέλαμε...
Μπορείς, σε παρακαλώ... - Μπορείς, σε παρακαλώ...
Θα ήμουν χαρούμενος/ χαρούμενος/ ευγνώμων… – θα ήμουν χαρούμενος/ ευγνώμων…
Το σώμα της επιστολής, σε αντίθεση με τις εισαγωγικές λέξεις χαιρετισμού και προσφώνησης, είναι αυστηρό και συγκεκριμένο, αναφέροντας ξεκάθαρα το πρόβλημα που σας ώθησε να γράψετε την επιστολή. Οι πληροφορίες γράφονται, κατά κανόνα, σε μια νέα γραμμή και, η οποία είναι αξιοσημείωτη για τα αγγλικά επαγγελματικά γράμματα, χωρίς "κόκκινη γραμμή", δηλαδή εσοχή, όπως συνηθίζεται στα ρωσικά.
Στο τέλος της επιστολής τέτοιες υπέροχες φράσεις όπως:
Προσβλέπουμε σε μια επιτυχημένη εργασιακή σχέση στο μέλλον - Με ελπίδες για επιτυχημένη συνεργασία στο μέλλον.
Η έγκαιρη απάντησή σας θα εκτιμηθεί - Σας ευχαριστώ εκ των προτέρων για την έγκαιρη απάντησή σας.
Αναμονή της άμεσης απάντησής σας - Αναμονή για έγκαιρη απάντηση.
Το γράμμα τελειώνει τις περισσότερες φορές με τις λέξεις "Με εκτίμηση" - "Με εκτίμηση" εάν γνωρίζετε το άτομο στο οποίο απευθύνεται η έκκληση. Διαφορετικά, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε το «Συ πιστά» με την ίδια σημασία.
Φροντίστε να ελέγξετε τη γραπτή επιστολή για γραμματικά και ορθογραφικά λάθη και συμμόρφωση με στιλιστικά πρότυπα.

Εμπορική αλληλογραφία στα αγγλικά. Δείγματα

Η επαγγελματική αλληλογραφία στα αγγλικά περιλαμβάνει δείγματα προσκλήσεων σε διάφορες συνεντεύξεις, επαγγελματικά συνέδρια, επιχειρηματικές συναντήσεις και συμμετοχή σε έργα:

Ακολουθώντας όλους τους κανόνες σύνταξης μιας επαγγελματικής επιστολής και χρησιμοποιώντας τυπικές εκφράσεις, μπορείτε εύκολα να κατακτήσετε την ικανότητα διεξαγωγής επαγγελματικής αλληλογραφίας σε λίγα μόνο μαθήματα.

ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ. Με λένε Αλέξανδρο. Αυτό είναι το προσωπικό μου, ανεξάρτητο έργο. Χαίρομαι πολύ αν σας άρεσε το άρθρο. Θέλετε να βοηθήσετε τον ιστότοπο; Απλώς δείτε την παρακάτω διαφήμιση για αυτό που αναζητούσατε πρόσφατα.

Ιστότοπος πνευματικών δικαιωμάτων © - Αυτή η είδηση ​​ανήκει στον ιστότοπο και αποτελεί πνευματική ιδιοκτησία του ιστολογίου, προστατεύεται από τη νομοθεσία περί πνευματικών δικαιωμάτων και δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί οπουδήποτε χωρίς ενεργό σύνδεσμο προς την πηγή. Διαβάστε περισσότερα - "σχετικά με το Συγγραφέας"

Είναι αυτό που ψάχνατε; Ίσως αυτό είναι κάτι που δεν μπορούσατε να βρείτε για τόσο καιρό;

Γειά σου αγάπη μου.

Όταν αναλύσαμε την αλληλογραφία του, έγινε σαφές ότι ο τρόπος επικοινωνίας του με τους συνεργάτες του χρησιμοποιώντας email έμοιαζε περισσότερο με τα ρωσικά, με τη συνηθισμένη εξοικείωση και απλότητα. Και αν οι εταίροι του, Πολωνοί και Ισπανοί, τον άφηναν να τα βγάλει πέρα, τότε με τους Βρετανούς και τους Γερμανούς το θέμα παρέμενε άλυτο. Οι διαπολιτισμικές συγκρούσεις και η πιθανότητα διακοπής μεγάλων διεθνών συμβάσεων δημιουργήθηκαν. Ήταν εκείνη τη στιγμή που στράφηκε σε μένα για βοήθεια. Κυριολεκτικά λίγες ώρες μελέτης των σωστών επαγγελματικών επιστολών απέφεραν αποτελέσματα: τα γράμματα του Βιάτσεσλαβ έγιναν εγγράμματα και οι φράσεις που χρησιμοποιούσε ήταν ακριβώς αυτό που έπρεπε να δουν οι συντηρητικοί Άγγλοι στον σύντροφό τους.

Επομένως, σήμερα θα σας πω πώς να κάνετε την αλληλογραφία πραγματικά αποτελεσματική, ποιους κανόνες να ακολουθήσετε και ποιες φράσεις να χρησιμοποιήσετε για επαγγελματική αλληλογραφία στα αγγλικά. Στο τέλος, θα σας δώσω συστάσεις για βιβλία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κατακτήσετε ανεξάρτητα τις δεξιότητες επαγγελματικής αλληλογραφίας

Κανόνες για τη σύνταξη επιστολής.

Η διεξαγωγή αλληλογραφίας με ξένους συνεργάτες απαιτεί, τουλάχιστον, γνώση των κανόνων της επαγγελματικής αλληλογραφίας στα αγγλικά.

• Στην αρχή οποιουδήποτε γράμματος, στην αριστερή πλευρά του φύλλου, πρέπει να αναφέρετε το πλήρες όνομα, το όνομα της εταιρείας σας, καθώς και τη διεύθυνση και τον αριθμό τηλεφώνου σας.
• Παρακάτω αναφέρουμε τη διεύθυνση του παραλήπτη, το όνομα της εταιρείας του και τα στοιχεία επικοινωνίας του.
• Μην ξεχάσετε ποτέ να γράψετε την ημερομηνία. Επιπλέον, στη Μεγάλη Βρετανία η μορφή είναι ημέρα/μήνας/έτος και στην Αμερική μήνα/ημέρα/έτος. Να είστε προσεκτικοί με αυτό!
• Το κείμενο της επιστολής σας πρέπει να χωριστεί σε παραγράφους. Επιπλέον, να θυμάστε ότι στην αγγλική επαγγελματική αλληλογραφία δεν υπάρχει πουθενά κόκκινη γραμμή.
• Η επιστολή θα πρέπει να ξεκινά με μια προσφώνηση και χαιρετισμό, καθώς και μια επεξήγηση των λόγων της προσφυγής.
• Η επιστολή πρέπει να τελειώνει με ευγνωμοσύνη και αποχαιρετιστήρια λόγια.

Οι κανόνες είναι, φυσικά, καλοί, αλλά ας πάμε πιο κοντά στην πρακτική. Προτείνω να ξεκινήσετε με βασικές φράσεις για τη διεύθυνση.

Χρήσιμες φράσεις και εκφράσεις

• Εάν δεν ξέρετε σε ποιον ακριβώς απευθύνεστε, τότε γράψτε " Αγαπητοί κύριοι " ή " Αγαπητέ κύριε ή κυρία ».
  Εάν γνωρίζετε ήδη το όνομα του παραλήπτη, τότε μπορείτε να γράψετε με ασφάλεια " Αγαπητέ κ. ..." ή " Αγαπητή κυρία... .».
• Εάν γράφετε μια επιστολή σε ένα άτομο με το οποίο έχετε ήδη επικοινωνήσει ή έχετε κάποιο είδος επιχειρηματικής σχέσης, τότε οι ακόλουθες τυπικές (αλλά πάντα σχετικές) φράσεις θα σας φανούν χρήσιμες για να ξεκινήσετε μια συνομιλία. Και για να σας διευκολύνω, θα τα γράψω με μετάφραση:

Σας ευχαριστούμε για το e-mail σας … - Σας ευχαριστώ για την επιστολή σας...

Ζητώ συγγνώμη που δεν έρχομαι σε επαφή μαζί σας για μεγάλο χρονικό διάστημα… - Ζητώ συγγνώμη που δεν επικοινώνησα τόσο καιρό...

Αναφορικά με την επιστολή σας της 24ης Αυγούστου / άρθρο σας στον «Economist» ... - Σχετικά με την επιστολή σας της 24ης Αυγούστου / το άρθρο σας στο The Economist ...

Σε συνέχεια της επιστολής σας / της συνάντησής μας ... - Απαντώντας στην επιστολή σας ... / Εκτός από τη συνάντησή μας ...

• Όπως είπα προηγουμένως, κάθε γράμμα πρέπει να ξεκινά με μια εξήγηση του λόγου για τον οποίο γράφετε σε αυτό το άτομο εξαρχής. Και για αυτό μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες εκφράσεις:

Γράφω για να επιβεβαιώσω / να ρωτήσω ... - Γράφω για να επιβεβαιώσω / μάθω ...
Γράφω για να ζητήσω συγγνώμη… -Γράφω για να ζητήσω συγγνώμη για...

• Στις περισσότερες περιπτώσεις, γράφεται μια επαγγελματική επιστολή που σας ζητά είτε να συμφωνήσετε με τους όρους είτε να μεταφέρετε πληροφορίες. Καταγράψτε τυπικές φράσεις για αυτές τις περιπτώσεις.

Μπορείς σε παρακαλώ... . - Θα μπορούσες…
Θα σας ήμουν ευγνώμων αν σας… - Θα ήμουν ευγνώμων αν...
Θα χαιρόμουν / ευχαρίστως / ευχαρίστως… - Θα χαιρόμουν…
Γράφω για να σας ενημερώσω… -Σας γράφω για να σας ενημερώσω για...
Είμαι στην ευχάριστη θέση να σας ενημερώσω… - Είμαι στην ευχάριστη θέση να σας ενημερώσω...
Λυπούμαστε που σας το λέμε ... - Δυστυχώς, πρέπει να σας ενημερώσω ότι ...

• Εάν στείλετε ορισμένα αρχεία στο συνημμένο email, μπορείτε να ενημερώσετε τον παραλήπτη σχετικά με αυτό ως εξής:

Εγώ/Περιβάλλουμε… - Εγώ / Επισυνάπτουμε...
Στο συνημμένο μπορείτε να βρείτε… - Στο συνημμένο επιστολή μπορείτε να βρείτε...

• Η επιστολή πρέπει να τελειώνει με τις λέξεις " Με εκτίμηση " ή " Με εκτίμηση " Επιπλέον, η πρώτη επιλογή μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο εάν απευθυνθήκατε σε κάποιον άγνωστο και η δεύτερη συνδυάζεται με προσωπικές εκκλήσεις.

Ποτέ, σε ικετεύω, μην χρησιμοποιήσεις ποτέ τη φράση " Τις καλύτερες ευχές μου" Ένας φίλος μου είχε έναν φίλο δάσκαλο από την Αγγλία που υποσχόταν να χτυπά -όχι κυριολεκτικά, φυσικά))- τους μαθητές του κάθε φορά που έγραφαν αυτή τη φράση!

Για να σας δώσω μια πρακτική κατανόηση, θέλω να σας δείξω ένα παράδειγμα μιας από τις επιστολές που έγραψε ένας από τους μαθητές μου.

MATTHEWS Co.
421 Crystal Lane
Τέξας, III. 85830

Κυρία. Ελίζαμπεθ Κόουν
Διευθυντής μάρκετινγκ
EusoStepGroup Inc.
148 Baltimore Street
Newcastle WIC 37D
Αγγλία

Σε συνέχεια της επιστολής σας της 24ης Ιουνίου θα θέλαμε να επιβεβαιώσουμε την παραγγελία σας 1500 λεπτομερειών art. 03-03-439. Η παραγγελία θα παραδοθεί εντός 10 ημερών από την ημέρα της πληρωμής. Στο συνημμένο μπορείτε να βρείτε ένα τιμολόγιο και το συμβόλαιο για εξοικείωση. Η παράδοση θα γίνει σύμφωνα με το INCOERMS 2010.

Ανυπομονώ για την απάντηση σας.

Με εκτίμηση,

Σημειώστε ότι αυτή η επιστολή ακολουθεί όλους τους κανόνες για τους οποίους μίλησα νωρίτερα. Πιστέψτε με, η επίσημη επικοινωνία μέσω email δεν είναι τόσο δύσκολη όσο φαίνεται. Μπορείτε να το κατακτήσετε σε λίγα μόνο μαθήματα. Και θα χαρώ να σας βοηθήσω σε αυτό το μονοπάτι.

Εάν πρέπει να βουτήξετε στον κόσμο της επιχειρηματικής αλληλογραφίας στο μέγιστο, να κατανοήσετε όλες τις λεπτές αποχρώσεις του και να μάθετε για τις παγίδες του, τότε μπορώ να σας προτείνω δύο μοντέρνα βιβλία. Θα είναι σε θέση να σας βοηθήσουν να κατανοήσετε τόσο τις τυπικές όσο και τις ψυχολογικές πτυχές της αλληλογραφίας.

Θερμούς χαιρετισμούς είναι ένας εξαιρετικός και σοβαρός οδηγός από μια ξένη συγγραφέα, ειδικό στην επικοινωνία, που έχει συγκεντρώσει σε αυτό το βιβλίο την εμπειρία της και άλλων από τη διεξαγωγή επιχειρηματικής αλληλογραφίας στα αγγλικά. Εκεί θα βρείτε πολλά ζωντανά παραδείγματα και συμβουλές.

Εμπορική αλληλογραφία στα αγγλικά είναι επίσης ένα δημοφιλές βιβλίο. Υπάρχουν πολλά δείγματα, ακόμη πιο συνηθισμένα κλισέ, καθώς και πολλές συμβουλές και συστάσεις από τους συγγραφείς. Όπως λένε, μελετήστε και εφαρμόστε!

Εγγραφείτε στα νέα του ιστολογίου μου και λάβετε πρώτοι όλα τα πιο ενδιαφέροντα και σχετικά νέα.

Και για σήμερα σας αποχαιρετώ.

Τα λέμε ξανά αγαπητοί μου!

Καλημερα φιλοι.

Κάποτε, ενώ αλληλογραφούσα με τη μελλοντική του σύντροφο από την Ιρλανδία, ένας από τους γνωστούς μου χρησιμοποίησε λέξεις και φράσεις όπως του παρόντοςΚαι επιβεβαιώστε την παραλαβή τουστα μηνύματά σας. Ήταν αρκετά ντροπιασμένος όταν συναντήθηκαν στη Ρωσία, και ο Τζον (αυτό ήταν το όνομα του συντρόφου του) αστειεύτηκε (πολύ λεπτεπίλεπτα) για την υπερβολική του επίσημα. Η περαιτέρω επικοινωνία τους οδήγησε στο γεγονός ότι το επιχειρηματικό στυλ του φίλου μου έγινε πιο φυσικό και με τη βοήθειά του ο John άρχισε να κατανοεί τις διαφορετικές σημασιολογικές αποχρώσεις της ρωσικής άσεμνης γλώσσας...:)

Σήμερα θα χαρώ να σας πω πώς να συνθέσετε σωστά μια επαγγελματική επιστολή στα αγγλικά. Θα εξοικειωθείτε τόσο με τις βασικές αρχές και τους κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας όσο και με ορισμένες από τις αποχρώσεις της. Ας δούμε τους κύριους τύπους γραμμάτων, τη δομή που είναι κοινή σε όλους, καθώς και τις τυπικές φράσεις που χρησιμοποιούνται συχνά σε αυτά. Ίσως, αφού διαβάσετε αυτό το άρθρο, να μην γίνετε άσσος στη σύνταξη επαγγελματικών μηνυμάτων, αλλά σίγουρα θα αυξήσετε το επίπεδό σας.

Περιεχόμενα:

Στις μέρες μας, η σωστή μορφοποίηση, η σωστή κατασκευή και το σωστά επιλεγμένο στυλ επιχειρηματικής γραφής είναι πολύ σημαντικά. Με τον τρόπο που διεξάγετε την επαγγελματική αλληλογραφία, ο συνεργάτης σας δημιουργεί την πρώτη εντύπωσηγια τον επαγγελματισμό σας και τη σταθερότητα της εταιρείας που εκπροσωπείτε.
Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικά από τα χαρακτηριστικά της προετοιμασίας τέτοιων μηνυμάτων.

Βασικοί τύποι επαγγελματικών επιστολών

• συγχαρητήρια -
• Προσφορά -– αποστέλλονται στον πιθανό επιχειρηματικό σας συνεργάτη με τους όρους και τις προτάσεις σας για συνεργασία.
• Σχετικά με την πρόσληψη -– σας ειδοποιεί ότι έχετε προσληφθεί.
• Δήλωση -– περιέχει το βιογραφικό σας και την προσφορά σας ως υπάλληλος.
• Αρνηση-– μια επιχειρηματική απάντηση «turn-and-go» στη δήλωση ή την πρότασή σας.
• Καταγγελία -– περιέχει ένα παράπονο ή ισχυρισμούς σχετικά με την ποιότητα του αγορασμένου προϊόντος ή των παρεχόμενων υπηρεσιών.
• Επιστολή συγγνώμης -- Αυτή είναι μια απάντηση σε μια επιστολή καταγγελίας.
• Μια έρευνα -– αποστέλλεται όταν είναι απαραίτητο να λάβετε πληροφορίες σχετικά με μια υπηρεσία ή ένα προϊόν.
• Επιστολή απάντησης σε αίτημα –– περιέχει πραγματικά τις ζητούμενες πληροφορίες.
• Ευγνωμοσύνη -– εδώ, φαίνεται, όλα είναι ξεκάθαρα.

Υπάρχει επίσης ένας τεράστιος αριθμός τύπων και υποτύπων επαγγελματικών μηνυμάτων ( Παραγγελία, Απάντηση σε Παραγγελία, Τιμολόγιο, Κατάστασηκ.λπ.), και θα χρειαστούν περισσότερα από ένα άρθρα για να δοθεί προσοχή στην πλειοψηφία.

Θερμούς χαιρετισμούς είναι ένας εξαιρετικός και σοβαρός οδηγός από μια ξένη συγγραφέα, ειδικό στην επικοινωνία, που έχει συγκεντρώσει σε αυτό το βιβλίο την εμπειρία της και άλλων από τη διεξαγωγή επιχειρηματικής αλληλογραφίας στα αγγλικά. Εκεί θα βρείτε πολλά ζωντανά παραδείγματα και συμβουλές.

Εμπορική αλληλογραφία στα αγγλικά είναι επίσης ένα δημοφιλές βιβλίο. Υπάρχουν πολλά δείγματα, ακόμη πιο συνηθισμένα κλισέ, καθώς και πολλές συμβουλές και συστάσεις από τους συγγραφείς. Όπως λένε, μελετήστε και εφαρμόστε!

Απότομος διαδικτυακό μάθημα επιχειρηματικών αγγλικών από το Lingualeo - αφού το ολοκληρώσετε, μπορείτε να αποκτήσετε εμπιστοσύνη τόσο στην αλληλογραφία όσο και στη συνομιλία για επαγγελματικά θέματα. Παρεμπιπτόντως, μπορείτε να το δοκιμάσετε δωρεάν πριν το αγοράσετε.

Γενικές αρχές

Ο γραφικός σχεδιασμός πρέπει να συμμορφώνεται με τα ακόλουθα:

1. Όλες οι προτάσεις ξεκινούν από την ίδια κάθετη γραμμή.
2. Το κείμενο χωρίζεται σε παραγράφους χωρίς κόκκινες γραμμές.
3. Για να απλοποιήσουμε την αντίληψη, χωρίζουμε το γραπτό κείμενο σε σημασιολογικά τμήματα περίπου ίσου μεγέθους.
4. Ο λευκός χώρος πρέπει να περιβάλλει ομοιόμορφα το κείμενο. Μην βάζετε μία ή δύο γραμμές κειμένου στο επάνω μέρος της σελίδας εάν το γράμμα είναι μικρό. Μην εκτυπώνετε στο κάτω άκρο του φύλλου και μην περιορίζετε τα περιθώρια· εάν το μήνυμα είναι μακροσκελές, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε τη δεύτερη σελίδα.

Ανά στυλ:

1. Μην χρησιμοποιείτε συντομογραφίες στην καθομιλουμένη στην αλληλογραφία - γράψτε You are αντί You"re, κ.λπ.
2. Μην λύνετε δύο προβλήματα ταυτόχρονα σε ένα γράμμα - είναι προτιμότερο να γράφετε δύο γράμματα.
3. Αποφασίστε ποιος τόνος θα είναι πιο κατάλληλος - επίσημος ή χαλαρός.
4. Είναι απαραίτητο να λάβουμε υπόψη εκείνους τους κανόνες που δεν έχουμε, αλλά έχουν συγκεκριμένη σημασία για αυτούς, εθνικά και εδαφικά χαρακτηριστικά.

Συστατικά

Και τώρα θα αναλύσουμε τον λεγόμενο σκελετό μιας επιχειρηματικής επιστολής, τη δομή και τη διάταξη των στοιχείων του:

• Επικεφαλίδα(ένα καπάκι):
  ΕΝΑ)Η διεύθυνση του αποστολέα βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία. Εάν το επιστολόχαρτο είναι επώνυμο, τότε η διεύθυνση έχει ήδη εισαχθεί.
  ΣΙ)Η διεύθυνση του παραλήπτη βρίσκεται στα αριστερά, κάτω από τη διεύθυνση του αποστολέα. Μορφή: από το μικρότερο στο μεγαλύτερο (Όνομα, αριθμός σπιτιού, οδός, πόλη, ταχυδρομικός κώδικας, χώρα).
  ΣΕ)Ημερομηνία - τρεις γραμμές κάτω από τη διεύθυνση του παραλήπτη ή στην επάνω δεξιά γωνία. Μορφή: ημέρα/μήνας/έτος. Δεν χρησιμοποιούνται κόμματα.
• Χαιρετίσματα(έκκληση) ή πώς να ξεκινήσετε μια επιστολή.
• η κύρια ιδέα(το κύριο κείμενο του μηνύματος) - στο κεντρικό μέρος της επιστολής.
• Τελική φράση(έκφραση ευγνωμοσύνης και περαιτέρω προθέσεις).
• Η τελική φόρμουλα της ευγένειας. Υπογραφή; Όνομα, επώνυμο και θέση του αποστολέα.
• Το συνημμένο– υποδηλώνει ότι η επιστολή περιέχει πρόσθετο υλικό (διαφημιστικό φυλλάδιο ή μπροσούρα).
• Μπορεί να περιέχει ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ., αρχικά του ερμηνευτή.

Ακολουθεί ένα δείγμα επιστολής επιχειρηματικού αιτήματος με μετάφραση στα ρωσικά:

Τζον Στιούαρτ
1304 Sherman Ave.
Μάντισον, Ουισκόνσιν

Lemann & Sons
3597 43rd Street
Νέα Υόρκη, Νέα Υόρκη 12008

Αναφορικά με τη διαφήμισή σας στο Business Weekly Journal, μπορείτε να μου στείλετε μια πιο λεπτομερή περιγραφή των οθονών σας.
Θα ήθελα επίσης να μάθω για τις εκπτώσεις που παρέχετε.

Με εκτίμηση,

Μετάφραση:

Από: John Stewart, 1304 Sherman Avenue, Madison, Wisconsin
Υπόψη: Lehmann & Sons, 3597 43rd Street, Νέα Υόρκη, NY 12008
24 Μαΐου 2015

Αγαπητοί κύριοι,

Με σύνδεσμο προς τη διαφήμισή σας στο business weekly
θα μπορούσατε να μου στείλετε μια πιο λεπτομερή περιγραφή των οθονών σας.
Θα ήθελα επίσης να μάθω για τις εκπτώσεις που παρέχετε.

Με εκτιμιση,
Τζον Στιούαρτ
Διευθυντής πωλήσεων

Τώρα ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στα στοιχεία.

Η διεύθυνση ή ο χαιρετισμός πρέπει να μοιάζει με αυτό:
Αξιότιμοι Κύριοι, Αγαπητέ κύριε ή κυρία-αν δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη
Κύριος/Κυρία/Δεσποινίς/Κυρ[επώνυμο] - εάν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη
Αγαπητέ Φρανκ, - εάν το άτομο σας είναι οικείο
Αγαπητέ διευθυντή πωλήσεων– εάν είναι γνωστή μόνο η θέση (στην περίπτωση αυτή, διευθυντής πωλήσεων)

Ο τύπος ευγένειας πριν από την υπογραφή μοιάζει με αυτό:

Θερμούς χαιρετισμούς, - Με εκτιμιση…

Με εκτίμηση, Με εκτίμηση - εάν το όνομα του παραλήπτη δεν σας είναι γνωστό

Με εκτίμηση, - αν γνωρίζετε το όνομα

Τώρα έχετε μια γενική ιδέα για το πώς να γράφετε μηνύματα σε επιχειρηματικούς συνεργάτες και διάφορες εταιρείες.

Τυπικές εκφράσεις

Ακολουθούν μερικές χαρακτηριστικές φράσεις ως παράδειγμα:

Είναι πολύ ευγενικό εκ μέρους σας- πολύ ευγενικό εκ μέρους σου

Ζητούμε συγγνώμη- Ζητάμε συγγνώμη

Παρακαλώ ενημέρωσέ με-Πες μου σε παρακαλώ

Σύμφωνα με- Σύμφωνα με

Σε περίπτωση- Οταν

Οπως ζητήσατε– Κατόπιν αιτήματός σας

Μέχρι τώρα- Ακόμη

Αναφορικά με το δικό σας– Σχετικά με το δικό σας

Δυστυχώς- Δυστυχώς

εσωκλείουμε– Εσωκλείουμε

Λυπούμαστε- Μετανιώνουμε

Πώς να τερματίσετε μια επαγγελματική επιστολή; Μερικές ακόμα ευγενικές φράσεις:

Σας ευχαριστώ που απαντήσατε στην προσφορά μου— Σας ευχαριστώ που απαντήσατε στην πρότασή μου.

Ανυπομονούμε να ακούσουμε από εσάς σύντομα— Ελπίζουμε να λάβουμε την απάντησή σας στο εγγύς μέλλον

Και στο τέλος πριν την υπογραφή:

Με τους καλύτερους χαιρετισμούς- Τις καλύτερες ευχές μου

Με σεβασμό- Με εκτιμιση

Με ευχαριστίες για τη συνεργασία σας– Με ευγνωμοσύνη για τη συνεργασία σας

Με τις καλύτερες ευχές- Τις καλύτερες ευχές μου

Έχετε βαρεθεί ακόμα τη θεωρία; Μετά λίγη εξάσκηση!

Αυτή τη φορά μια επιστολή άρνησης (μια τέτοια επιστολή πρέπει να είναι γραμμένη με σωστό και λεπτό στυλ):

Κύριε Ρόμπερτ Μπράουν
Γενικός διευθυντής
KLM Co Ltd
32 Wood Lane
Λονδίνο
Μεγάλη Βρετανία WC37TP

Τζον Στιούαρτ
1304 Sherman Ave.
Μάντισον, Ουισκόνσιν

Ευχαριστούμε που μας στείλατε το βιογραφικό σας.
Λυπούμαστε που σας ενημερώνουμε ότι η υποψηφιότητά σας δεν μας ταιριάζει/
θερμούς χαιρετισμούς,

Μετάφραση(μεταφράστε τη διεύθυνση και ημερομηνία μόνοι σας):

Αγαπητέ κύριε Στιούαρτ

Ευχαριστούμε που μας στείλατε το βιογραφικό σας.
Με λύπη σας ενημερώνουμε ότι η υποψηφιότητά σας δεν είναι κατάλληλη για εμάς.

Με εκτιμιση,

Ρόμπερτ Μπράουν

Διευθύνων Σύμβουλος

Ο οποίος δεν είναι ακόμη εξοικειωμένος με Αγγλικά Dom, Τρέξτε εκεί για να εγγραφείτε για ένα δωρεάν δοκιμαστικό μάθημα! Εκεί θα ταιριάξετε με τον ιδανικό δάσκαλο - αυτόν που θα ταίριαζε στις προσωπικές σας προτιμήσεις, τους στόχους εκμάθησης γλωσσών και τον τρόπο ζωής σας.

Θα αρχίσετε να καταλαβαίνετε τα επαγγελματικά αγγλικά, να τα μιλάτε και να γράφετε εξαιρετικές επαγγελματικές επιστολές που θα εντυπωσιάσουν όλους τους συνεργάτες και τους συναδέλφους σας.

Αυτό είναι που ονειρεύεσαι, σωστά;

Και για τους καλεσμένους και τους αναγνώστες μου υπάρχει μια ειδική προσφορά - 2 μαθήματα δωρεάν όταν πληρώνετε για 10 μαθήματα . Για να λάβετε ένα δώρο, πρέπει να εισαγάγετε έναν ειδικό κωδικό προσφοράς Συνεργάτης 2κατά την πληρωμή.

Email

Τα αγαπημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων αντιπροσωπεύουν περίπου το 80% του κύκλου εργασιών της επιχείρησης. Διαφέρει από τη συνηθισμένη αλληλογραφία στο ότι είναι πιο συγκεκριμένη και συνοπτική. Προσπαθούν να χρησιμοποιήσουν άσκοπα μεγάλες φράσεις αποφύγειΕπιπλέον, χρησιμοποιούν ακρωνύμια (φράσεις που σχηματίζονται από τα πρώτα γράμματα μιας φράσης), ως IMHO. Η ηλεκτρονική αλληλογραφία χαρακτηρίζεται όχι μόνο από προσωπικά μηνύματα, αλλά και από λίστες αλληλογραφίας (το πεδίο BCC χρησιμοποιείται όταν απαιτείται εμπιστευτικότητα). Λοιπόν, η κύρια διαφορά είναι ότι οι περισσότεροι άνθρωποι προτιμούν να απέχουν από τη μετάδοση εμπιστευτικών πληροφοριών μέσω email.

Φυσικά, στην εποχή του «OK Google!» Δεν χρειάζεται να αναζητήσετε δύσκολους τρόπους και απλώς να επικολλήσετε το δακτυλογραφημένο κείμενο σε έναν διαδικτυακό μεταφραστή. Πιθανότατα θα γίνετε κατανοητοί, αλλά είναι απίθανο να πετύχετε μια ευνοϊκή εντύπωση. Θυμηθείτε, η ποιότητα της επαγγελματικής σας αλληλογραφίας είναι ένας δείκτης της ποιότητας της εταιρείας σας.

Σας ευχαριστώ που διαβάσατε το άρθρο μου μέχρι το τέλος. Συμβουλέψτε τους φίλους σας να το διαβάσουν στα κοινωνικά δίκτυα! Ποιος ξέρει, ίσως κάποιος χρειάζεται αυτές τις πληροφορίες εδώ και τώρα!

Εγγραφείτε σε νέα τμήματα της αγγλικής γλώσσας.
Αντίο σε όλους! Να προσέχεις τον εαυτό σου!

3. Αποφύγετε την αρνητικότητα (λέξεις και κατασκευές).

Αντί για «υπάρχει πρόβλημα» – «φαίνεται ότι υπάρχει πρόβλημα»·

Αντί για "δεν μπορούμε να σας το στείλουμε μέχρι αύριο" - "θα σας το στείλουμε αύριο"

4. Στο τέλος της επιστολής, μην ξεχάσετε να ευχαριστήσετε τον παραλήπτη.

Ευχαριστώ για τον χρόνο/βοήθειά σας....

Γράμματα «σε χαρτί» και «γράμματα για αναφορά».

Εάν γράφετε ένα γράμμα που θα εκτυπωθεί σε χαρτί, τότε πρέπει να θυμάστε τους ακόλουθους κανόνες μορφοποίησης.

5. Γράψτε το όνομά σας και τα στοιχεία επικοινωνίας σας στην επάνω αριστερή γωνία.

6. Η ημερομηνία αναγράφεται παρακάτω στη δεξιά γωνία.

7. Το όνομα του παραλήπτη και η διεύθυνσή του (της) αναφέρονται επίσης στη δεξιά γωνία (κάτω από την ημερομηνία).

8. Επαναλάβετε το όνομα του παραλήπτη.

Αν και έχουμε ήδη γράψει το όνομα του παραλήπτη στη δεξιά γωνία, το επαναλαμβάνουμε λίγο πιο κάτω, αλλά αυτή τη φορά με τη λέξη 'Αγαπητέ'

Αγαπητός…

9. Το όνομα και η θέση σας

Υποδεικνύονται στο κάτω μέρος (συνήθως αφήνοντας ένα κενό 4 γραμμών) και η υπογραφή σας βρίσκεται μεταξύ του ονόματος και της θέσης σας.

Τώρα μερικές χρήσιμες φράσεις για τον «κουμπαρά» σας.

20 φράσεις που μπορούν να χρησιμοποιηθούν ΣΤΗΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗ σε μια επαγγελματική επιστολή στα αγγλικά

1. Γράφω για να εισαγάγω εν συντομία…Σκοπός αυτής της επιστολής είναι να εισαγάγει εν συντομία (λιγότερο τυπικά)

2. Θα θέλαμε να επωφεληθούμε αυτής της ευκαιρίας για να σας παρουσιάσουμε εν συντομία - Είμαστε στην ευχάριστη θέση να εκμεταλλευτούμε αυτήν την ευκαιρία για να σας παρουσιάσουμε (πιο επίσημα)

3. Γράφω για να ζητήσω πληροφορίες για… - Γράφω για να ζητήσω πληροφορίες σχετικά με..

4. Γράφω για να παραπονεθώ - γράφω για να εκφράσω ένα παράπονο για

5. «Γράφω για να εκφράσω τη βαθιά μου δυσαρέσκεια με... - Γράφω για να εκφράσω τη μεγάλη μου δυσαρέσκεια για

6. Γράφω για να προσφέρω σχόλια για... Θέλω να αφήσω σχόλια...

7. Γράφω για να ελέγξω αν είναι δυνατόν να προγραμματίσουμε εκ νέου τη συνάντησή μας. Γράφω για να διευκρινίσω αν μπορούμε να προγραμματίσουμε εκ νέου τη συνάντησή μας.

8. Γράφω για να κάνω παραγγελία - Γράφω για να κάνω την εξής παραγγελία:

9. Γράφω για αίτηση - γράφω για αίτηση

10. Γράφω ως απάντηση σε - γράφω ως απάντηση σε..

11. Αναφερόμενος στην επιστολή σας της 7ης Σεπτεμβρίου, ο Ι … . - «Αναφερόμενος στην επιστολή σας από..., εγώ...»

12. Γράφω σε σχέση με την επιστολή σας με ημερομηνία - μια εναλλακτική εκδοχή της πρώτης φράσης, "Γράφω με αναφορά στην επιστολή σας από..."

13. Γράφω για να ρωτήσω … . Σημειώστε ότι υπάρχουν 2 λέξεις "ζητήστε και ρωτήστε". Διερεύνηση σημαίνει να ρωτάς, και έρευνα σημαίνει να κάνεις ένα επίσημο αίτημα. Δηλαδή το inquire είναι πιο επίσημο ρήμα και χρησιμοποιείται από την αστυνομία κ.λπ.

14. Στη συνέχεια της συνομιλίας μας\τηλεφωνική συνομιλία\συζήτηση\συνάντηση\επιστολή … - «Εκτός από τη συνομιλία μας\τηλεφωνική συνομιλία\συζήτηση\συνάντηση\επιστολή...».

15. Απλά μια γρήγορη σημείωση για να σας υπενθυμίσω - «Γράφω για να σου υπενθυμίσω...»

16. Γράφω για να λάβω πιο λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά - "Γράφω για να λάβω πιο αναλυτικές πληροφορίες για..."

17. Γράφω με αναφορά στην κα Smith... - «Σε αυτή την επιστολή αναφέρομαι στον κ.…»

18. Σας ευχαριστώ για την επιστολή σας της 3ης Νοεμβρίου σχετικά με - «Σας ευχαριστώ για την επιστολή σας από .... Ο…»

19. Σας ευχαριστούμε για το ενδιαφέρον σας για την εταιρεία, το προϊόν, τις υπηρεσίες μας - “ Σας ευχαριστούμε για το ενδιαφέρον σας για την εταιρεία, τα προϊόντα, τις υπηρεσίες μας»

20. Θα ήθελα να σας ευχαριστήσω εκ των προτέρων για αυτές τις πληροφορίες - "Σας ευχαριστώ εκ των προτέρων για αυτές τις πληροφορίες"

10 φράσεις για το ΚΥΡΙΟ ΜΕΡΟΣ μιας επαγγελματικής επιστολής στα αγγλικά

1. Λάβαμε τα στοιχεία σας\ επαφή\ δεδομένα από... - Βρήκαμε τις επαφές σας, δεδομένα από

2. Με λύπη σας ενημερώνουμε ότι... Με λύπη σας ενημερώνουμε ότι...

3. Σας ευχαριστώ πολύ για την πρόσκλησή σας - Σας ευχαριστώ για την πρόσκληση.

4. Θα ήθελα επίσης να το επισημάνω - θα ήθελα επίσης να το τονίσω αυτό

5. Θα μπορούσατε να μας στείλετε πληροφορίες για …; - Θα μπορούσατε να μας στείλετε πληροφορίες για...;

6. Είμαστε στην ευχάριστη θέση να αποδεχθούμε την προσφορά σας και - Δεχόμαστε ευχαρίστως την πρόσκληση και:

7. Θα ήμασταν ευγνώμονες αν μπορούσατε να μας παρέχετε.. - Θα ήμασταν ευγνώμονες αν μπορούσατε να μας παρέχετε..

8. Ενημερώστε μας μια εκτιμώμενη ημερομηνία παράδοσης - Ενημερώστε μας την εκτιμώμενη ημερομηνία παράδοσης.

9. Μετά από προσεκτική εξέταση, είμαστε στην ευχάριστη θέση να.- Έχοντας εξετάσει προσεκτικά αυτό το θέμα, αποφασίσαμε (θετική απόφαση)

10. Μετά από προσεκτική εξέταση, λυπούμαστε που σας ενημερώνουμε - Αφού εξετάσαμε προσεκτικά αυτό το ζήτημα, αποφασίσαμε (αρνητική απόφαση)

20 φράσεις που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ μιας επαγγελματικής επιστολής στα αγγλικά

1. Πιστεύω ότι αυτό θα πρέπει να ικανοποιήσει τις απαιτήσεις σας. Ελπίζω ότι αυτό ανταποκρίνεται στις επιθυμίες σας.

2. Εάν μπορώ να βοηθήσω περαιτέρω, μη διστάσετε να ρωτήσετε - Εάν χρειάζεστε περαιτέρω βοήθεια, επικοινωνήστε

3. Ανυπομονούμε να σας βοηθήσουμε ξανά στο μέλλον. - Προσβλέπουμε στη συνέχιση της συνεργασίας.

4. Εκτιμώ κάθε ανατροφοδότηση που μπορεί να έχετε - Θα είμαστε ευγνώμονες για τα σχόλιά σας

5. Σας ευχαριστούμε για την επαγγελματική σας υποστήριξη. - Σας ευχαριστώ πολύ για την επαγγελματική σας υποστήριξη.

6. Σας ευχαριστώ πολύ για τον χρόνο σας.

7. Ζητώ συγγνώμη για την ταλαιπωρία Αποδεχτείτε τη συγγνώμη μας για την ταλαιπωρία που προκλήθηκε.

8. Εάν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου - «Επικοινωνήστε μαζί μας για οποιεσδήποτε πρόσθετες πληροφορίες εάν είναι απαραίτητο.

9. Απαντήστε με την απάντησή σας το συντομότερο δυνατό, ώστε να μπορέσουμε να αρχίσουμε να κάνουμε ρυθμίσεις - "Παρακαλούμε απαντήστε το συντομότερο δυνατό για να επιλύσετε περαιτέρω ζητήματα"

10. Ανυπομονώ να ακούσω νέα σας - “ Ανυπομονώ για την απάντησή σου»

11. Σας ενθαρρύνω να επικοινωνήσετε μαζί μου για οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή ανησυχίες - "επικοινωνήστε μαζί μου εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις"

12. Μια έγκαιρη απάντηση θα εκτιμούσαμε / Ανυπομονώ να ακούσω από εσάς το συντομότερο δυνατό - "Θα είμαστε ευγνώμονες για την έγκαιρη απάντησή σας \ Ανυπομονούμε για μια γρήγορη απάντηση"

13. Προσβλέπουμε σε μια επιτυχημένη εργασιακή σχέση στο μέλλον - «Ελπίζουμε ότι θα έχουμε επιτυχημένη συνεργασία στο μέλλον»

Τα ηλεκτρονικά μηνύματα καθιστούν δυνατή τη γρήγορη ανταλλαγή πληροφοριών σε μεγάλες αποστάσεις. Όσον αφορά την ταχύτητα μετάδοσης των ιδεών, αυτό τις εξισώνει με μια τηλεφωνική συνομιλία. Ωστόσο, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποθηκεύονται σε διακομιστές email και χρησιμοποιούνται ως έντυπη απόδειξη των λέξεων μας. Επομένως, η ηλεκτρονική αλληλογραφία απαιτεί υπεύθυνη στάση.

Το έργο γίνεται πιο δύσκολο εάν επικοινωνείτε σε μη μητρική αγγλική γλώσσα με εκπροσώπους άλλων πολιτισμών. Στο άρθρο θα μοιραστώ τι πρέπει να προσέξετε σε αυτή την περίπτωση, πώς να αποφύγετε λάθη και να επιτύχετε αμοιβαία κατανόηση με ξένους συναδέλφους και συνεργάτες.

Εθιμοτυπία

1. Αναφέρετε ξεκάθαρα το θέμα του γράμματος (Θέμα).

Σύμφωνα με μελέτη του πρακτορείου Radicati Group, οι εκπρόσωποι των επιχειρήσεων λαμβάνουν έως και 80 email την ημέρα. Πώς να πείσετε κάποιον να διαβάσει το γράμμα σας; Δημιουργήστε έναν τίτλο που να αντικατοπτρίζει πλήρως το περιεχόμενο. Όσο πιο ξεκάθαρο είναι αυτό που λέγεται, τόσο πιο γρήγορα θα διαβάσει ο συνομιλητής το μήνυμα.

Οχι: « Ιδέα".

Ναί: «Χ να αυξηθούν οι διαδικτυακές πωλήσεις κατά 15% μέχρι το τέλος του 4ου τριμήνου 2017".

2. Χρησιμοποιήστε έναν επαγγελματικό χαιρετισμό και αποφύγετε την εξοικείωση.

Οχι:"Hey", "Yo", "Hiya".

Ναί: «Αγαπητέ», «Γεια», «Γεια».

3. Ξαναδιαβάστε την επιστολή πριν την στείλετε. Λάθη και τυπογραφικά λάθη θα επηρεάσουν αρνητικά την εικόνα σας στα μάτια του συνομιλητή σας.

4. Εάν εισάγετε έναν νέο συνομιλητή στην αλληλογραφία, περιγράψτε εν συντομία το ιστορικό του θέματος. Μην τον αναγκάζετε να κάνει scroll down και να διαβάσει όλες τις αναρτήσεις για το θέμα. Περιγράψτε την ουσία του θέματος, τι συζητήθηκε, τι θέλετε να πείτε για αυτό.

5. Απαντήστε σε μηνύματα. Εάν δεν έχετε χρόνο να διεξαγάγετε έρευνα για το θέμα τώρα, επιβεβαιώστε ότι το email έχει ληφθεί και υποδείξτε πότε θα μπορέσετε να αντιμετωπίσετε το ζήτημα.

6. Μην χρησιμοποιείτε το κόκκινο για να τραβήξετε την προσοχή σε μια ιδέα. Το κόκκινο μιλάει για κίνδυνο και προκαλεί αρνητικά συναισθήματα. Χρησιμοποιήστε ειδικές λέξεις και φράσεις για να ξεχωρίσετε, όχι γραφικά ή χρώματα:

• θα ήθελα να υπογραμμίσω→ Θα ήθελα να τονίσω.
• Θα ήθελα να επιστήσω την προσοχή σας→ Θα ήθελα να τραβήξω την προσοχή σας.
• Παρακαλώ δώσε προσοχή→ Παρακαλώ σημειώστε.
• Παρακαλώ σημειώστε→ Έχετε υπόψη σας.

Ακροατήριο

Κίνα, Ιαπωνία, αραβικές χώρες

• Ελπίζω αυτό το μήνυμα να σε βρίσκει υγιή→ Ελπίζω να είσαι καλά,
• Συγγνώμη για την ενόχληση→ Ζητώ συγγνώμη για τη διακοπή.
• Μπορώ να αφιερώσω μια στιγμή από το χρόνο σας; →Μπορώ να δανειστώ ένα λεπτό από εσάς;

• Θα ήμουν ευγνώμων αν μπορούσατε...→ Θα σας ήμουν πολύ ευγνώμων αν μπορούσατε...
• Θα μπορούσατε να είστε τόσο ευγενικοί… →Θα είσαι τόσο ευγενικός…

Γερμανία, Ηνωμένο Βασίλειο

• Εάν έχετε περαιτέρω ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου.→ Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, επικοινωνήστε
• Θα εκτιμούσα τη βοήθειά σας σε αυτό το θέμα.→ Θα εκτιμούσα τη βοήθειά σας.
• Περιμένω απάντηση το συντομότερο δυνατόν.→ Απαντήστε το συντομότερο δυνατό.

ΗΠΑ

Αφρική, Νότια Αμερική

Γλωσσικές αρχές

Περιορίζω

Ίσως θυμάστε τον Γιάννη που συναντήσαμε στο συνέδριο, ήταν στην αστεία σουίτα του και μιλούσε δυνατά. Όταν τον ρώτησα πρόσφατα πώς τα πάει, είπε ότι εργαζόταν σε ένα πολύ ενδιαφέρον έργο και μου ζήτησε να τον βοηθήσω.→ Θυμάστε πιθανώς τον Γιάννη, τον οποίο συναντήσαμε στο συνέδριο, φορούσε ακόμα το αστείο σακάκι του και μιλούσε δυνατά. Πρόσφατα τον ρώτησα πώς τα πάει, και μου απάντησε ότι εργαζόταν σε ένα πολύ ενδιαφέρον έργο και μου ζήτησε να τον βοηθήσω.

Ο John Johnson εργάζεται τώρα σε νέο πρόγραμμα συνεργατών για την εταιρεία του. Μας πρότεινε να γίνουμε υπεργολάβος του στο έργο. →Ο John Johnson εργάζεται επί του παρόντος σε ένα νέο πρόγραμμα συνεργατών για την εταιρεία του. Μας κάλεσε να γίνουμε ανάδοχος για αυτό το έργο.

Αποφύγετε την ορολογία

Προσοχή στον τίτλο, το όνομα και το φύλο του συνομιλητή

Εάν δεν είστε σίγουροι ποιος είναι ο συνομιλητής σας, ελέγξτε με τους συναδέλφους σας και βρείτε τον λογαριασμό του στα κοινωνικά δίκτυα. Το να καλέσετε τον κύριο Τζόνσον, η κυρία Τζόνσον θα σας φέρει σε δύσκολη θέση.

Αποφύγετε τα αστεία και τα προσωπικά σχόλια

Αφαιρέστε τις προθέσεις όπου είναι δυνατόν

Αντί για φραστικά ρήματα σκαρφίζομαι- καταλήξτε, και βρίσκω- ανακαλύψτε, χρησιμοποιήστε τα μη προθετικά συνώνυμά τους παράγωΚαι καθορίσει.

Αποφύγετε τα θαυμαστικά

Εάν ένα μήνυμα έχει πολλά θαυμαστικά, υποτιμώνται. Ο συνομιλητής δεν θα τα αντιλαμβάνεται πλέον ως πρόσκληση προσοχής.

Περιοριστείτε σε πέντε προτάσεις

Χρησιμοποιήστε σύντομες λέξεις, προτάσεις και παραγράφους

Αποφύγετε την παθητική φωνή

Ναί: Ο Πέτρος μου έστειλε αυτές τις πληροφορίες→ Ο Πέτρος μου έστειλε αυτές τις πληροφορίες.

Χρησιμοποιήστε λίστες

Ορίστε μια προθεσμία

Δομή επιστολών

1. Χαιρετίσματα.
2. Μήνυμα.
3. Κλείσιμο.
4. Χωρίστρα.
5. Υπογραφή.

Χαιρετίσματα

Μήνυμα

Πώς να ανοίξετε ένα μήνυμα

Πώς να διευκρινίσετε την προθεσμία

Πώς να ρωτήσετε και να δώσετε λεπτομέρειες

Πώς να αναφέρετε ένα πρόβλημα

2. Για να διευκρινίσετε ή να λάβετε σχόλια, χρησιμοποιήστε φράσεις στο τέλος μου/μας/σαςή από την πλευρά μου/μας/σας- "από την πλευρά μου/μας/σας."

3. Συχνά ένα ουσιαστικό χρησιμοποιείται στο πλαίσιο συζήτησης προβλημάτων λύση- μια διέξοδος από την κατάσταση, μια λύση.

Πώς να αντιγράψετε τους συναδέλφους σας

2. Για να υποδείξετε στον συνομιλητή σας ότι προσθέτετε κάποιον στη συζήτηση, γράψτε Προσθήκη (όνομα) στο νήμα- Προσθέτω (όνομα) στη συνομιλία.

3. Χρησιμοποιήστε το σύμβολο @ εάν η συζήτηση γίνεται με πολλούς συναδέλφους, αλλά πρέπει να απευθυνθείτε σε έναν από αυτούς: @Steve, πιστεύω ότι το επόμενο βήμα είναι σε σένα, σωστά;- @Steve, νομίζω ότι το επόμενο βήμα είναι δικό σου, σωστά;

Πώς να ζητήσω συγγνώμη

Πώς να ζητήσετε και να προσφέρετε βοήθεια

Διαπραγμάτευση

Εκφράζουμε την ικανοποίησή μας:
Προσφέρουμε:
Συμφωνούμε:

• Συμφωνώ μαζί σου σε αυτό το σημείο.→ Συμφωνώ μαζί σας σε αυτό το σημείο.
• Εκεί έχεις ένα δυνατό σημείο.→ Είστε εδώ.
• Νομίζω ότι μπορούμε να συμφωνήσουμε και οι δύο…→ Νομίζω ότι συμφωνούμε και οι δύο ότι...
• Δεν βλέπω κανένα πρόβλημα σε αυτό.→ Δεν βλέπω πρόβλημα σε αυτό.

Πώς να επισυνάψετε πρόσθετα υλικά σε μια επιστολή

• Παρακαλούμε βρείτε συνημμένα →Επισυνάπτεται στην παρούσα επιστολή.
• Μπορείτε να βρείτε στο συνημμένο… →Μπορείτε να βρείτε στην εφαρμογή...
• Επισυνάπτω...→ Υποβάλλω αίτηση...
• Σας διαβιβάζω...→ Σας στέλνω...
• Είμαστε στην ευχάριστη θέση να επισυνάψουμε…→ Είμαστε στην ευχάριστη θέση να σας στείλουμε...
• Συνημμένο θα βρεις...→ Στο συνημμένο αρχείο θα βρείτε...

Κλείσιμο

Πώς να κατανοήσετε τις συντομογραφίες

• EOB (τέλος εργάσιμης ημέρας) → τέλος εργάσιμης ημέρας.
• SOB (έναρξη εργάσιμης ημέρας) → έναρξη της εργάσιμης ημέρας.
• EOQ (τέλος τριμήνου) → μέχρι το τέλος του τριμήνου.
• TBD (θα καθοριστεί) ή TBA (θα ανακοινωθεί), το χρησιμοποιούμε όταν δεν είναι ακόμη γνωστές πληροφορίες σχετικά με το χρονοδιάγραμμα ή την ημερομηνία.
• PTO (άδεια επί πληρωμή) → διακοπές.
• OOO (Εκτός γραφείου) → έξω από το γραφείο, όχι στη δουλειά. Η φράση χρησιμοποιείται στις αυτόματες απαντήσεις.
• FUP (παρακολούθηση) → ακολουθήστε, αναλάβετε τον έλεγχο.
• POC (σημείο επαφής) → υπεύθυνος επικοινωνίας.
• FYI (προς ενημέρωσή σας) → για την ενημέρωσή σας.
• AAMOF (As A Matter Of Fact) → ουσιαστικά.
• ΑΦΑΪΚ (Από όσο ξέρω) → από όσο ξέρω.
• BTW (By The Way) → παρεμπιπτόντως.
• CU (τα λέμε) → τα λέμε
• F2F (πρόσωπο με πρόσωπο) → μόνος.
• IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → κατά την ταπεινή μου γνώμη.

Χωρίστρα

Υπογραφή

Πρότυπα

Ανακοίνωση Προώθησης

Γραμμή θέματος: Ονομα επίθετο- Νέα θέση

Είμαι στην ευχάριστη θέση να ανακοινώσω την προώθηση του από προς την . ήταν με Για και έχει εργαστεί σε . Θα κερδίσει αυτές τις νέες ευθύνες .

παρακολούθησαν και ήρθε σε μετά την αποφοίτηση.
Κατά τη διάρκεια της θητείας της εδώ, έχει εφαρμόσει πρωτόκολλα που έχουν βελτιώσει την αποτελεσματικότητα στο και έχει συχνά αναγνωριστεί για εξαιρετικά επιτεύγματα.

Ελάτε μαζί μου για να δώσουμε συγχαρητήρια σχετικά με την προαγωγή της/του και καλωσορίζοντας την/τον στο Νέο Τμήμα/Θέση.

Με εκτίμηση,
Ονομα
Τίτλος

Θέμα: Ονομα επίθετο- νέα θέση

Είμαι στην ευχάριστη θέση να ανακοινώσω την πρόοδο (Ονομα επίθετο)από το γραφείο (Ονομα)ανά θέση (Ονομα). (Ονομα)εργάζεται σε εταιρεία (Ονομα της εταιρείας) (αριθμός ετών)χρόνια στο τμήμα (όνομα τμήματος).

(Ονομα)σπούδασα στο (όνομα πανεπιστημίου)και ήρθε σε (Ονομα εταιρείας)μετά την ολοκλήρωσή του.
Κατά τη διάρκεια της εργασίας του/της εδώ, (Ονομα)ξεκίνησε πρωτόκολλα που αύξησαν την αποτελεσματικότητα σε (όνομα τμήματος), και συχνά αναγνωρίστηκε για τα επιτεύγματά του.

Ας δώσουμε συγχαρητήρια μαζί (Ονομα)με νέα θέση και τον/την καλωσορίζουμε στο νέο τμήμα (όνομα τμήματος).

Με εκτιμιση,
Ονομα
Τίτλος εργασίας

Συγχαρητήρια για τη νέα σας θέση

Γραμμή θέματος: Συγχαρητήρια για την προώθησή σας

αγαπητός ,
Συγχαρητήρια για την προαγωγή σας σε . Άκουσα για την προώθησή σας που άξιζε μέσω του LinkedIn. Έχετε κάνει μια καλή δουλειά εκεί για πολλά χρόνια, και σας αξίζει η αναγνώριση και η ευθύνη της θέσης.
Ευχές για συνεχή επιτυχία στην καριέρα σας.
Με εκτιμιση,
Ονομα
Τίτλος

Θέμα: Συγχαρητήρια για τη νέα σας θέση

(Ονομα), συγχαρητήρια για την προαγωγή σας σε θέση/τμήμα (ονομασία θέσης/τμήματος). Έμαθα για την άξια προώθησή σας μέσω του LinkedIn. Εργαστήκατε καλά στην προηγούμενη δουλειά σας για πολλά χρόνια και αξίζετε την αναγνώριση και την ευθύνη της νέας σας θέσης.
Με εκτιμιση,
Ονομα
Τίτλος εργασίας

Πρόσληψη (για αιτούντες)

Γραμμή θέματος: Καλώς ήρθατε!
αγαπητός ,
Χάρηκα που άκουσα ότι αποδεχτήκατε τη θέση στην εταιρεία μας και ότι θα έρθετε μαζί μας στις 7 Σεπτεμβρίου. Καλώς ήρθατε!

Θα συνεργαστείτε στενά μαζί μου για τις πρώτες δύο εβδομάδες, μέχρι να γνωρίσετε τη ρουτίνα εδώ.

Ανυπομονώ να ακούσω τις ιδέες σας. Μη διστάσετε να μου τηλεφωνήσετε, να μου στείλετε μήνυμα κειμένου ή να μου στείλετε email εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις πριν από την πρώτη σας μέρα.

Τις καλύτερες ευχές μου,
Ονομα
Τίτλος

Θέμα: Καλώς ήρθατε!

(Ονομα), χαίρομαι που αποδεχτήκατε την πρόσκληση για θέση στην εταιρεία μας και θα είστε μαζί μας στις 7 Σεπτεμβρίου. Καλως ΗΡΘΑΤΕ!
Θα συνεργαστούμε στενά για τις πρώτες δύο εβδομάδες μέχρι να εξοικειωθείτε με τις ρουτίνες μας.
Περιμένω τις ιδέες σας. Καλέστε, στείλτε μήνυμα κειμένου ή email εάν έχετε ερωτήσεις πριν από την πρώτη σας ημέρα.
Με εκτιμιση,
Ονομα
Τίτλος εργασίας

Πρόσληψη (για συναδέλφους)

Αγαπητό προσωπικό:
έρχεται στην ομάδα μας την 1η Μαΐου. θα λειτουργήσει ως α στο τμήμα.

Έτσι, αν δείτε ένα νέο πρόσωπο την 1η Μαΐου, αφήστε να ξέρετε ότι είστε ενθουσιασμένοι που θα ενταχθεί στην ομάδα μας.

έχει δουλέψει σε άλλα δύο εταιρείες τα τελευταία δέκα χρόνια, έτσι φέρνει πλήθος γνώσεων .

Το πτυχίο του είναι από όπου έκανε ειδικότητα .

έχει πάθος για .

Εκτιμώ που συμμετείχατε μαζί μου για να προσφέρετε ένα θερμό καλωσόρισμα .

Με ενθουσιασμό,
Όνομα Διευθυντή/Προϊσταμένου Τμήματος

Αγαπητοί συνάδελφοι,
(Ονομα επίθετο)θα ενταχθεί στην ομάδα μας την 1η Μαΐου. (Ονομα)θα λειτουργήσει ως (τίτλος εργασίας) V (όνομα τμήματος).

Αν λοιπόν δείτε νέο πρόσωπο την 1η Μαΐου, ενημερώστε τους (Ονομα)ότι χαίρεσαι που τον/την έχεις στην ομάδα σου.

(Ονομα)δούλεψε σε άλλα δύο (ονομασία εταιρειών)εταιρείες τα τελευταία δέκα χρόνια, οπότε θα μας φέρει πλήθος γνώσεων σχετικά (όνομα περιοχής).

(Ονομα)έχει πτυχίο (όνομα του κλάδου) (όνομα πανεπιστημίου).

(Ονομα)παρασύρεται (Ονομα).

Ελάτε μαζί μου στους θερμούς μου χαιρετισμούς (Ονομα).

Με ενθουσιασμό,
Όνομα προϊσταμένου/προϊσταμένου τμήματος.

Φεύγοντας από την εταιρεία

Αγαπητοί συνάδελφοι
Θα ήθελα να σας ενημερώσω ότι αποχωρώ από τη θέση μου επί .
Απόλαυσα τη θητεία μου και εκτιμώ που είχα την ευκαιρία να συνεργαστώ μαζί σας. Σας ευχαριστώ για την υποστήριξη και την ενθάρρυνση που μου παρείχατε κατά τη διάρκεια του χρόνου μου .

Παρόλο που θα μου λείψετε εσείς, οι πελάτες και η εταιρεία, ανυπομονώ να ξεκινήσω μια νέα φάση της καριέρας μου.

Παρακαλώ μείνετε σε επαφή. Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου στην προσωπική μου διεύθυνση email ή το κινητό μου . Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε μαζί μου στο LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Ευχαριστώ και πάλι. Ήταν χαρά να δουλεύω μαζί σας.

Τις καλύτερες ευχές,
Τα δικα σου

Αγαπητοί συνάδελφοι,
Θα ήθελα να σας ενημερώσω ότι αποχωρώ από τη θέση μου στην εταιρεία. (επωνυμία εταιρείας) (ημερομηνία).
Χάρηκα που δούλεψα (Ονομα εταιρείας), και εκτιμώ την ευκαιρία που δίνεται
Δουλεύοντας μαζί σας. Σας ευχαριστώ για την υποστήριξη και την έμπνευση που μου δώσατε κατά τη διάρκεια
η δουλειά μου μέσα (Ονομα εταιρείας).

Αλλά παρόλο που θα μου λείψετε εσείς, οι πελάτες και η παρέα, θέλω να ξεκινήσω
ένα νέο στάδιο στην καριέρα μου.

Παρακαλώ μείνετε σε επαφή. Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου μέσω προσωπικού email (διεύθυνση
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ)ή τηλέφωνο (αριθμός). Μπορείτε επίσης να με βρείτε στο LinkedIn: (διεύθυνση σελίδας).
Ευχαριστώ και πάλι. Χάρηκα που συνεργάστηκα μαζί σας.

Με εκτιμιση,
Τα δικα σου (Ονομα)

Γενέθλια

Εάν πρέπει να συγχαρείτε έναν συνάδελφο για τα γενέθλιά του, είναι χρήσιμο να έχετε μερικές φράσεις στοκ:

• Είθε όλες οι επιθυμίες σας να πραγματοποιηθούν → Να γίνουν πραγματικότητα όλα τα όνειρά σας.
• Σας εύχομαι χρόνια πολλά → Σας εύχομαι χρόνια πολλά.
• Χαρούμενα γενέθλια! Απολαύστε την υπέροχη μέρα σας → Χρόνια Πολλά! Απολαύστε την υπέροχη μέρα σας.
• Θέλω να σου ευχηθώ τα καλύτερα! Ελπίζω να είναι τόσο φανταστικό όσο είσαι, γιατί σου αξίζει το καλύτερο → Θέλω να σου ευχηθώ τα καλύτερα! Ελπίζω αυτή η μέρα να είναι τόσο υπέροχη όσο είστε, γιατί αξίζετε το καλύτερο.
• Καλή μέρα! Σας εύχομαι πολλά όμορφα δώρα και πολλή διασκέδαση! → Να έχετε μια υπέροχη μέρα! Σας εύχομαι πολλά ευχάριστα δώρα και πολλή διασκέδαση!

Επαναπρογραμματισμός ή ακύρωση συνάντησης/κλήσης

Γεια σε όλους,
Εξαιτίας , ο χρόνος του έχει αλλάξει από στο σε προς την στο σε .
Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου.
Τις καλύτερες ευχές,
Ονομα

Γεια σε όλους!
Εξαιτίας (όνομα του προβλήματος)χρόνος (τίτλος εκδήλωσης)αλλαγές: από (ημερομηνία ώρα) V (σημείο συνάντησης)επί (ημερομηνία ώρα) V (σημείο συνάντησης).
Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, παρακαλούμε επικοινωνήστε.
Με εκτιμιση,
Ονομα

Αγαπητοί συνάδελφοι
Λόγω κάποιων αναπόφευκτων περιστάσεων, πρέπει να προγραμματίσω εκ νέου τη συνάντησή μας στο στο . Ελπίζω εσείς/όλοι να νιώθετε άνετα με αυτό το νέο πρόγραμμα. Εάν εσείς/κάποιος από εσάς έχετε κάποιο πρόβλημα με αυτό το νέο πρόγραμμα, παρακαλώ να με ενημερώσετε όσο το δυνατόν γρηγορότερα.
Συγνώμη για την ταλαιπωρία που προκλήθηκε!
θερμούς χαιρετισμούς,
Ονομα
Τίτλος

Αγαπητοί συνάδελφοι!
Λόγω αναπόφευκτων συνθηκών, αναγκάζομαι να αναβάλω τη συνάντησή μας για (ημερομηνία ώρα) V (τοποθεσία). Ελπίζω το νέο πρόγραμμα να ταιριάζει σε εσάς/σε όλους. Εάν το νέο πρόγραμμα δεν είναι κατάλληλο για εσάς/κάποιον, ενημερώστε με το συντομότερο δυνατό.
Ζητώ συγνώμη για την αναστάτωση!
Με εκτιμιση,
Ονομα
Τίτλος εργασίας

Εργασία με τη γλώσσα

Χρησιμοποιήστε επεξηγηματικά λεξικά

Λεξικά από επαγγελματίες εκδότες για τη διδασκαλία της αγγλικής είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο: https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org, http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com . Η συντομευμένη έκδοση παρέχεται δωρεάν, η πλήρης έκδοση πρέπει να αγοραστεί, αλλά για τους σκοπούς της επαγγελματικής αλληλογραφίας η συντομευμένη έκδοση είναι αρκετά επαρκής.

Δομή ενός λήμματος λεξικού:

• Μέρος του λόγου,
• μεταγραφή με δυνατότητα ακρόασης της προφοράς,
• ορισμός,
• παραδείγματα χρήσης,
• συνώνυμα,
• Συχνά χρησιμοποιούμενοι συνδυασμοί λέξεων και φρασεολογικές μονάδες.

Δώστε προσοχή στη σημείωση επίσημος/ουδέτερος/ανεπίσημος(επίσημο, ουδέτερο, άτυπο), χρησιμοποιήστε τυπικές ή ουδέτερες λέξεις. Εάν η επιλεγμένη λέξη επισημαίνεται ως ανεπίσημη, ελέγξτε την ενότητα συνωνύμων.

Μην αγνοήσετε τα παραδείγματα, σας βοηθούν να τοποθετήσετε σωστά τη λέξη ή τη φράση που επιλέξατε σε μια πρόταση.

Χρησιμοποιήστε λεξικά ενεργοποιητών

Σήμερα το λεξικό-ενεργοποιητής εκδίδεται με την επωνυμία Longman: Longman Language Activator.

Ελέγξτε τη συμβατότητα λέξεων χρησιμοποιώντας την αναζήτηση Google

Ελέγξτε τη γραμματική του κειμένου σας

συμπέρασμα

• Προσδιορίστε το κοινό σας. Λάβετε υπόψη τις ιδιαιτερότητές του κατά τη σύνταξη του μηνύματός σας.
• Ελέγξτε εάν ένα υπάρχον πρότυπο μπορεί να προσαρμοστεί για να ταιριάζει στο σκοπό σας. Ίσως θέλετε να ευχηθείτε χρόνια πολλά σε έναν συνάδελφο; Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο.
• Κάντε ένα σχέδιο γραφής. Βασιστείτε στην τυπική δομή email. Βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε χάσει τίποτα.
• Επιλέξτε κοινές φράσεις που θα χρησιμοποιήσετε. Όταν επιλέγετε το στυλ των φράσεων, εστιάστε στο κοινό.
• Συμπληρώστε την κατασκευασμένη δομή με δικές σας λέξεις και προτάσεις.
• Ελέγξτε ολόκληρο το μήνυμα για σωστή γλώσσα χρησιμοποιώντας υπηρεσίες, λεξικά και αναζήτηση Google. Έχετε λάβει υπόψη το ύφος των επιλεγμένων λέξεων; Πάνε μαζί;
• Βεβαιωθείτε ότι δεν παραβιάζετε τις οδηγίες σύνταξης email. Είναι δυνατόν να το συντομεύσουμε χωρίς να χάσουμε το νόημά του; Περιέχει ορολογία;
• Ξαναδιάβασε το μήνυμα. Βεβαιωθείτε ότι τηρείτε την εθιμοτυπία του email. Αναφέρεται ξεκάθαρα το θέμα της επιστολής; Διορθώνονται όλα τα τυπογραφικά λάθη;
• Κάντε κλικ στην Αποστολή!