Αγγλικές φράσεις που θα καταδικάσουν την επαγγελματική σας αλληλογραφία σε επιτυχία. Πώς να ζητήσω συγγνώμη. Πηγές που χρησιμοποιήθηκαν για την προετοιμασία του υλικού

• Όλο το κείμενο χωρίζεται σε παραγράφους χωρίς τη χρήση κόκκινης γραμμής.
• Στην επάνω αριστερή γωνία του γράμματος, υποδείξτε το πλήρες όνομα του αποστολέα ή το όνομα της εταιρείας με τη διεύθυνση.
• Στη συνέχεια, αναφέρετε το όνομα του παραλήπτη και το όνομα της εταιρείας στην οποία προορίζεται η επιστολή, καθώς και τη διεύθυνσή της (σε νέα γραμμή).
• Η ημερομηνία αναχώρησης υποδεικνύεται τρεις γραμμές κάτω ή στην επάνω δεξιά γωνία του γράμματος.
• Το κύριο κείμενο πρέπει να τοποθετείται στο κεντρικό μέρος της επιστολής.
• Η κύρια ιδέα της επιστολής μπορεί να ξεκινήσει με τον λόγο του αιτήματος: "Σας γράφω να..."
• Συνήθως, η επιστολή τελειώνει με μια δήλωση ευγνωμοσύνης («Σας ευχαριστώ για την άμεση βοήθειά σας...») και τον χαιρετισμό «Ειλικρινά σας», εάν ο συγγραφέας γνωρίζει το όνομα του παραλήπτη και «Ειλικρινά» εάν όχι.
• Τέσσερις γραμμές κάτω από το πλήρες όνομα και τη θέση του συγγραφέα.
• Η υπογραφή του συγγραφέα τοποθετείται μεταξύ του χαιρετισμού και του ονόματος.

Δείγμα επιχειρηματικής επιστολής στα αγγλικά:

Κύριε Nikolay Roshin
εταιρεία ABC
Γραφείο 2002, Είσοδος 1Β
Οδός Tverskaya
Μόσχα
ΡΩΣΙΑ 20 Ιουνίου 2004

Σας γράφω σχετικά με το ερώτημά σας. Βρείτε επισυναπτόμενο το ενημερωτικό μας πακέτο που περιέχει τα μπροσούρα μας και γενικές λεπτομέρειες για τα σχολεία και τα θερινά μας κέντρα.

Στην Αγγλία έχουμε δύο σχολεία, το Μπράιτον και το Μπαθ, και οι δύο όμορφες τοποθεσίες που είμαι σίγουρος ότι θα αρέσουν σε εσάς και στους μαθητές σας. Τα σχολεία μας βρίσκονται σε ελκυστικές εγκαταστάσεις σε βολικές, κεντρικές θέσεις. Το Μπράιτον είναι μια καθαρή και ασφαλής πόλη με όμορφο κόλπο και ύπαιθρο σε κοντινή απόσταση. Το Μπάθι είναι μια από τις πιο διάσημες ιστορικές πόλεις της Αγγλίας, διάσημη για τη γεωργιανή αρχιτεκτονική και τα ρωμαϊκά λουτρά.

Η διαμονή παρέχεται σε οικογένειες υποδοχής που επιλέγονται για την ικανότητα να παρέχουν άνετα σπίτια, φιλικό καλωσόρισμα και κατάλληλο περιβάλλον, στο οποίο οι μαθητές μπορούν να εξασκήσουν αγγλικά και να απολαύσουν τη διαμονή τους. Έχουμε διοργανωτές δραστηριοτήτων πλήρους απασχόλησης υπεύθυνους για αθλητικές, πολιτιστικές δραστηριότητες και εβδομαδιαίες εκδρομές.

Συμπληρώστε και επιστρέψτε τη συνημμένη φόρμα εγγραφής για να λάβετε περισσότερα φυλλάδια και άλλο διαφημιστικό υλικό.

Ανυπομονώ να ακούσω νέα σας και αργότερα ελπίζω να καλωσορίσω τους μαθητές σας στα σχολεία και στα θερινά μας κέντρα.

Με εκτίμηση,

Ανυπομονούμε να σας καλωσορίσουμε ως πελάτη μας.

Με εκτίμηση,

Γραμμα παραπόνων

Η επιστολή πρέπει να περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με αυτήν την υπηρεσία ή το προϊόν. Γράψτε το πλήρες όνομα και την περιγραφή του προϊόντος, την ημερομηνία αγοράς ή υπηρεσίας κ.λπ. Στόχος σας είναι να εξηγήσετε όλες τις λεπτομέρειες, αλλά όχι να υπερφορτώσετε την επιστολή με περιττές λεπτομέρειες. Επιπλέον, πρέπει να υποδείξετε τις επιθυμίες, τις προϋποθέσεις και τις προθεσμίες για την εξάλειψη των προβλημάτων.

Σε ποιον να απευθύνω αυτή την επιστολή;

Κατά την αγορά ενός προϊόντος ή τη σύναψη σύμβασης για την παροχή υπηρεσιών, λαμβάνετε μια διεύθυνση επικοινωνίας ή έναν αριθμό τηλεφώνου ενός ατόμου που μπορεί να λύσει όλες τις δυσκολίες που προκύπτουν. Συνήθως στις μικρές εταιρείες αυτά τα θέματα αποφασίζονται από τον ιδιοκτήτη της εταιρείας. Σε οργανισμούς μεσαίου επιπέδου - ο αναπληρωτής ή η ανώτερη διοίκηση. Οι μεγάλες εταιρείες έχουν συνήθως ένα τμήμα εξυπηρέτησης πελατών που ασχολείται με τέτοια θέματα.

Ποια είναι τα κύρια μέρη μιας επιστολής;

1. Εισαγωγή

Όνομα Υπεύθυνου Επικοινωνίας
Το πλήρες όνομα του παραλήπτη (εάν είναι γνωστό)

Τίτλος, εάν υπάρχει
Όνομα εταιρείας
Ονομα εταιρείας

Διεύθυνση Καταγγελιών Καταναλωτή
ΤΜΗΜΑ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗΣ ΠΕΛΑΤΩΝ

Διεύθυνση
Πόλη, Πολιτεία, Τ.Κ
Διεύθυνση εταιρίας

Αγαπητέ (άτομα επικοινωνίας):

Εφεση

2. Εισαγωγή που περιέχει πληροφορίες σχετικά με το προϊόν ή την υπηρεσία που αγοράσατε.

Την (1η Ιουλίου), αγόρασα, μίσθωσα, ενοικίασα ή είχα επισκευάσει) ένα (όνομα του προϊόντος, με σειριακό αριθμό ή αριθμό μοντέλου ή υπηρεσία) στη διεύθυνση (τοποθεσία και άλλες σημαντικές λεπτομέρειες της συναλλαγής).
Την 1η Ιουλίου (αγόρασα, μίσθωσα, ενοικίασα, επισκευάστηκα) (πλήρες όνομα του προϊόντος με αύξοντα αριθμό ή τύπο υπηρεσίας) στη διεύθυνση ... (άλλες σημαντικές πληροφορίες σχετικά με τη συναλλαγή αναφέρονται παρακάτω)

Σας γράφω για να επιστήσω την προσοχή σας σε ένα πρόβλημα στην ενότητα εξυπηρέτησης πελατών σας.
Σας γράφω για να επιστήσω την προσοχή σας σε ένα ζήτημα στο τμήμα εξυπηρέτησης πελατών μας.

Θέλω να παραπονεθώ με τον πιο έντονο τρόπο για τη μεταχείριση που έλαβα από ένα μέλος του προσωπικού σας
Θα ήθελα να εκφράσω τα παράπονά μου για την αντιμετώπιση του υπαλλήλου σας.

Γράφω για να εκφράσω την έντονη δυσαρέσκειά μου για τα εμπορεύματα που παρέλαβα σήμερα το πρωί.
Γράφω για να εκφράσω τη δυσαρέσκειά μου για τα προϊόντα που έλαβα σήμερα το πρωί.

Σας γράφω για να παραπονεθώ για την ποιότητα του προϊόντος που αγόρασα on-line από τον ιστότοπό σας.
Σας γράφω για να εκφράσω τη δυσαρέσκειά μου για την ποιότητα των προϊόντων που παρήγγειλα από τον ιστότοπό σας.

Γράφω σε σχέση με την αρνητική στάση ενός μέλους του προσωπικού σας.
Γράφω λόγω της αρνητικής στάσης ενός μέλους της παρέας σας.

3. ΠεριγραφήαναδυόμενεςΠροβλήματα

Δυστυχώς, το προϊόν (ή η υπηρεσία) σας δεν έχει καλή απόδοση (ή η υπηρεσία ήταν ανεπαρκής) επειδή (αναφέρετε το πρόβλημα). Είμαι απογοητευμένος γιατί (εξηγήστε το πρόβλημα: για παράδειγμα, το προϊόν δεν λειτουργεί σωστά, η υπηρεσία δεν εκτελέστηκε σωστά, χρεώθηκα λάθος ποσό, κάτι δεν αποκαλύφθηκε ξεκάθαρα ή παραποιήθηκε κ.λπ.).
Δυστυχώς, το προϊόν (υπηρεσία) σας δεν πληροί τις απαραίτητες προϋποθέσεις γιατί (το πρόβλημα υποδεικνύεται). Είμαι απογοητευμένος γιατί (εξηγείται η κατάσταση: για παράδειγμα, η συσκευή δεν λειτουργεί καλά, είναι κακής ποιότητας, μου παρουσιάστηκε λάθος ποσό πληρωμής, κάτι δεν εξηγήθηκε)

Ο εξοπλισμός που παρήγγειλα δεν έχει παραδοθεί ακόμα, παρά το τηλεφώνημά μου την περασμένη εβδομάδα για να σας πω ότι χρειαζόταν επειγόντως.
Ο εξοπλισμός που παρήγγειλα δεν έχει έρθει ακόμα, παρόλο που σας τηλεφώνησα την περασμένη εβδομάδα και σας είπα ότι χρειαζόταν αμέσως.

Για να επιλύσετε το πρόβλημα, θα το εκτιμούσα αν μπορούσατε (δηλώστε τη συγκεκριμένη ενέργεια που θέλετε—επιστροφή χρημάτων, πιστωτική κάρτα χρέωσης, επισκευή, ανταλλαγή κ.λπ.). Επισυνάπτονται αντίγραφα των αρχείων μου (συμπεριλαμβάνονται αντίγραφα αποδείξεων, εγγυήσεων, εγγυήσεων, ακυρωμένων επιταγών, συμβάσεων, αριθμών μοντέλου και σειράς, και οποιωνδήποτε άλλων εγγράφων).
Για να λύσω το πρόβλημα, θα σας ήμουν ευγνώμων για την επιλογή εάν (αναφέρετε τις απαιτήσεις σας: επιστρέψατε τα χρήματα, πίστωση, πραγματοποιήσατε επισκευές, πραγματοποιήσατε ανταλλαγή κ.λπ.) Επισυνάπτονται αντίγραφα εγγράφων (επισυνάψτε αντίγραφα της απόδειξης, κάρτα εγγύησης , ακυρωμένες επιταγές, συμβάσεις και άλλα έγγραφα.)

Περιμένω με ανυπομονησία την απάντησή σας και την επίλυση του προβλήματός μου και θα περιμένω μέχρι (ορίστε ένα χρονικό όριο) προτού ζητήσω βοήθεια από μια υπηρεσία προστασίας καταναλωτών ή το Better Business Bureau. Παρακαλώ επικοινωνήστε μαζί μου στην παραπάνω διεύθυνση ή τηλεφωνικά στο (αριθμοί οικίας ή/και γραφείου με κωδικό περιοχής).
Αναμένω την απάντησή σας με μια λύση στο πρόβλημά μου και θα περιμένω μέχρι (αναφέρεται η προθεσμία) προτού επικοινωνήσω με μια οργάνωση προστασίας των καταναλωτών για βοήθεια. Επικοινωνήστε μαζί μου στην ακόλουθη διεύθυνση ή αριθμό τηλεφώνου (αναφέρεται η διεύθυνση και ο αριθμός τηλεφώνου)

Παρακαλώ ασχοληθείτε με αυτό το θέμα επειγόντως. Περιμένω απάντηση από εσάς το αργότερο αύριο το πρωί.
Επιλύστε αυτό το ζήτημα αμέσως. Αναμένω την απάντησή σας το αργότερο αύριο το πρωί.

Επιμένω στην πλήρη επιστροφή χρημάτων διαφορετικά θα αναγκαστώ να προχωρήσω περαιτέρω το θέμα.
Επιμένω σε πλήρη επιστροφή χρημάτων, αλλιώς θα αναγκαστώ...

Αν δεν παραλάβω τα αγαθά μέχρι το τέλος αυτής της εβδομάδας, δεν θα έχω άλλη επιλογή από το να ακυρώσω την παραγγελία μου.
Εάν δεν λάβω αυτό το προϊόν μέχρι το τέλος της εβδομάδας, δεν θα έχω άλλη επιλογή από το να ακυρώσω την παραγγελία.

Ελπίζω ότι θα αντιμετωπίσετε αυτό το θέμα εγκαίρως καθώς με προκαλεί σημαντική ταλαιπωρία.
Ελπίζω να ασχοληθείτε με αυτό το θέμα αμέσως καθώς με προκαλεί σοβαρή ταλαιπωρία.

4. Κατάληξηεπιστολές

Με εκτίμηση / Με εκτίμηση
Το όνομα σου

Επιστολή συγγνώμης

Αποστέλλεται Επιστολή Συγγνώμης ως απάντηση σε Επιστολή Καταγγελίας. Θα πρέπει να ξεκινήσετε εκφράζοντας τη λύπη σας και την προσωπική σας ανησυχία για την τρέχουσα κατάσταση. Είναι απαραίτητο να εξηγήσουμε ποια βήματα θα/έχουν ληφθεί για τη διόρθωση του προβλήματος και την αποφυγή της επανεμφάνισής του στο μέλλον. Παρακάτω θα βρείτε μερικές φράσεις που χρησιμοποιούνται όταν γράφετε μια Επιστολή Συγγνώμης

1. Εκφράζοντας ευγνωμοσύνη για την αναφορά της τρέχουσας κατάστασης

Σας ευχαριστούμε που γνωστοποιήσατε το θέμα/θέμα/πρόβλημα.
Σας ευχαριστούμε που μας ενημερώσατε σχετικά με αυτό το θέμα/πρόβλημα.

Εκτίμησα που με συμβουλεύσατε για αυτό το περιστατικό…
Το μήνυμά σας είναι πολύ σημαντικό για μένα.

2.Έκφρασημεταμέλεια.

Λυπούμαστε πολύ που ακούμε ότι…
Μας είναι δύσκολο να ακούσουμε για αυτό...

Λυπάμαι πολύ για αυτή την κατάσταση…
Λυπάμαι πολύ για αυτή την κατάσταση.

3. Απολογία

Ζητούμε συγγνώμη για…
Ζητάμε συγγνώμη για...

Παρακαλούμε αποδεχτείτε τη συγγνώμη μας για…
Αποδεχτείτε τη συγγνώμη μας…

4. ΕπεξήγησηΕνέργειεςεταιρείες

Να είστε βέβαιοι ότι θα…
Να είστε βέβαιοι ότι εμείς...

Έχετε τη διαβεβαίωσή μου ότι...
σου εγγυώμαι...

Για να αντισταθμιστεί η ταλαιπωρία που προκλήθηκε…
Για να αντισταθμιστεί η ταλαιπωρία που προκλήθηκε...

Κάνουμε ό,τι μπορούμε για να λύσουμε το πρόβλημα
Κάνουμε ό,τι καλύτερο μπορούμε για να λύσουμε προβλήματα

Μπορώ να σας διαβεβαιώσω ότι αυτό δεν θα ξανασυμβεί
Υπόσχομαι ότι αυτό δεν θα ξανασυμβεί στο μέλλον

Προσπαθώ να το λύσω/τακτοποιήσω το πρόβλημα επειγόντως.
Προσπαθώ να το καταλάβω / να λύσω αυτό το πρόβλημα αμέσως

Παρακαλούμε επιστρέψτε τα ελαττωματικά προϊόντα και θα σας επιστρέψουμε τα χρήματα/τα επισκευάσουμε/τα αντικαταστήσουμε
Παρακαλούμε επιστρέψτε το ελαττωματικό προϊόν και θα σας επιστρέψουμε τα έξοδα/επισκευή/ανταλλάξαμε.

5. Υπενθύμιση της μεγάλης σημασίας της κοινής συνεργασίας

Εκτιμούμε πολύ το έθιμο σας
Η συνεργασία μαζί σας είναι πολύ σημαντική για εμάς.

Η ικανοποίησή σας είναι προτεραιότητά μας

Επιστολή αιτήματος

Αν γράφεις στο αφεντικό- να είστε εξαιρετικά ευγενικοί, ειδικά αν δεν είστε σίγουροι ότι γνωρίζει το όνομά σας. Μη χρησιμοποιείτε κατασκευές που επισημαίνονται παρακάτω με την έννοια της σοβαρότητας ή του επείγοντος αιτήματος. Μια ουδέτερη και καθολική επιλογή θα ήταν:

Θα ήμουν ευγνώμων αν…

Το αίτημα, στυλιστικά ανυψωμένο και πιο ευγενικό, αποτελείται επίσης από τις ακόλουθες εκφράσεις:

Αν δεν σας είναι δύσκολο, παρακαλώ δώστε...
Θα μπορούσατε να μου δώσετε/αφήστε μου να έχω..., παρακαλώ;

Αν δεν σας πειράζει, δώστε...
Μπορώ/Μπορώ να σε προβληματίσω για sth./να μου δώσεις/δώσω..., παρακαλώ;

Κάνε μου τη χάρη, κάνε μου...
Θα μπορούσατε να μου κάνετε μια χάρη και να μου δώσετε/αφήστε με..., παρακαλώ;

Μην αρνηθείτε αυτή την καλοσύνη, παρακαλώ δώστε...
Μπορείτε να μου δώσετε...;

Θα ήσουν τόσο ευγενικός ώστε να σε παρακαλώ...
Θα μου δώσετε ευγενικά..., παρακαλώ;

Μην το θεωρείτε πρόβλημα, παρακαλώ δώστε...
Θα μπορούσατε ενδεχομένως να μου δώσετε/αφήστε μου να έχω,..., παρακαλώ;

Αν γράφεις συνάδελφοςκαι δεν είναι φίλος σας, επιλέξτε ένα ουδέτερο στυλ - μεταξύ επίσημου και ανεπίσημου.

Θα μπορούσες..?

Βολικοί τύποι με το ρήμα "θέλω" σε αυτήν την περίπτωση:

Θέλω (θα ήθελα) να ρωτήσω...
Θα ήθελα (να σας ζητήσω) να...

Θα ήθελα (θα ήθελα) να σας ρωτήσω...
Θα μπορούσα να σας ζητήσω...;

Θέλω να σας ζητήσω να αγοράσετε αυτό το βιβλίο για μένα.
Θα μπορούσα να σας ζητήσω να αγοράσετε αυτό το βιβλίο για μένα;

Θα ήθελα να σας παρακαλέσω να πάτε στη ντάκα την Κυριακή.
Θα μπορούσα να σας ζητήσω να πάτε στο εξοχικό αυτή την Κυριακή;

Αν γράφεις άγνωστος πρόσωπο- Να είσαι ευγενικός.

Αναρωτιέμαι αν θα μπορούσες..?

Τα αιτήματα που εκφράζονται σε μια ερωτηματική πρόταση με το τροπικό ρήμα «να μπορώ» θα είναι βολικά εδώ:

Μπορώ να σε ρωτήσω...?
Θα μπορούσα να σας ζητήσω να κάνετε sth.;

Μπορώ να σε ρωτήσω...?
Μπορώ να σας ζητήσω να κάνετε sth.;

Μπορώ να σε ρωτήσω...?
Θα θέλατε να κάνετε sth.;

Μπορώ να σε ρωτήσω...?
Θα μπορούσατε να κάνετε sth.;

Μπορώ να σε ρωτήσω...?
Θα ήμουν πολύ υπόχρεος αν...

Μπορείς...?
Μπορείτε/Θα μπορούσατε να κάνετε sth.;

Δεν μπορείς...? Θα μπορούσες...?
Θα μπορούσες...?

Μπορείς...?
Μπορείς/Θα μπορούσες...;

Μπορείς...?
Θα μπορούσες...?

Θα μπορούσες...?
Θα μπορούσες...? Θα ήθελες...?

Αν γράφεις υπάλληλος άλλης εταιρείας- το στυλ θα πρέπει να εξαρτάται από το αν είστε εξοικειωμένοι μαζί του/της ή κάνετε αίτηση για πρώτη φορά.

Θα ήμουν ευγνώμων αν…(σε έναν ξένο)
Θα μπορούσες..?(σε εναν φιλο)

Ένα αίτημα που εκφράζεται σε μια ερωτηματική πρόταση με σωματίδια «δεν», «θα», «αν» μπορεί να βοηθήσει εδώ:

Δεν σου είναι δύσκολο...; Θα σε πείραζε...?
Θα σε πείραζε να κάνεις sth.;

Δεν σου είναι δύσκολο...; Δεν θα σας δυσκόλευε...;
Θα μπορούσατε (ενδεχομένως)..., παρακαλώ;

Αν γράφεις στον υφιστάμενο σου,ο οποίος δεν έχει ακολουθήσει οδηγίες, το στυλ του αιτήματος μπορεί να γίνει αυστηρό:

Να σε ρωτήσω..;(ψυχρό αίτημα)

Επίσης, ένα αίτημα με ένα άγγιγμα σκόπιμης σοβαρότητας μπορεί να εκφραστεί με τη φράση:

Σας ζητώ πολύ (πειστικά, επειγόντως)...
Θα μπορούσατε/Θα θέλατε..., παρακαλώ...; Θα μπορούσες/Θα ήθελες ευγενικά...; Κάνετε... Θα το εκτιμούσα πολύ αν το θέλατε/ μπορούσατε...

Επιστολές - αίτημα πληρωμής

Στα πρώτα σας γράμματα για απλήρωτους λογαριασμούς, θα πρέπει να είστε εξαιρετικά ευγενικοί - δεν πρέπει να μεταφέρουν την ιδέα ότι ο σύντροφός σας δεν θέλει να πληρώσει.

Εάν αναγκαστείτε να γράψετε μια σειρά επιστολών ζητώντας πληρωμή, κάθε επόμενη μπορεί να γίνει πιο σταθερή, αλλά να παραμείνει εντός των ορίων της ευγένειας.

Παράδειγμα

Σύμφωνα με τα αρχεία μας, το ποσό των $4.500 εξακολουθεί να εκκρεμεί στον λογαριασμό σας.
Πιστεύουμε ότι η υπηρεσία μας ήταν προς ικανοποίησή σας και θα εκτιμούσαμε τη συνεργασία σας για την επίλυση αυτού του ζητήματος το συντομότερο δυνατό.

Στις έγραψα σε εσάς σχετικά με τον απλήρωτο λογαριασμό της εταιρείας σας, ύψους 4.500 $.
Σας υπενθυμίζουμε ότι αυτό το ποσό εξακολουθεί να εκκρεμεί. Θα ήμασταν ευγνώμονες να λάβουμε τραπεζικό έμβασμα σε πλήρη διακανονισμό χωρίς περαιτέρω καθυστέρηση.

Θα ήθελα να επιστήσω την προσοχή σας στα προηγούμενα email μου σχετικά με την εκπρόθεσμη πληρωμή στον λογαριασμό σας. Ανησυχούμε πολύ που το θέμα δεν έχει λάβει ακόμη την προσοχή σας.
Είναι σαφές ότι αυτή η κατάσταση δεν μπορεί να συνεχιστεί και πιστεύουμε ότι σας προτρέπουμε να προβείτε σε άμεσες ενέργειες για τη διευθέτηση του λογαριασμού σας.

Μετά από τα email μου πρέπει να σας ενημερώσω ότι δεν έχουμε λάβει ακόμη πληρωμή για το οφειλόμενο ποσό των $4.500. Αν δεν λάβουμε πληρωμή εντός επτά ημερών, δεν θα έχουμε άλλη εναλλακτική από το να λάβουμε νομικά μέτρα για την ανάκτηση των χρημάτων.
Στο μεταξύ, οι υπάρχουσες πιστωτικές σας διευκολύνσεις έχουν ανασταλεί.

Έκθεση συνάντησης

Η έκθεση της συνάντησης αποτελείται από 4 μέρη:

Εισαγωγή - Εισαγωγή (αντικείμενο της έκθεσης, ποιος την έγραψε και κατόπιν αιτήματος)
Ιστορικό - Αρχικά δεδομένα (γενική περιγραφή της υπάρχουσας κατάστασης, πρόβλημα)
Ευρήματα - Δεδομένα που ελήφθησαν (πιθανοί τρόποι ανάπτυξης της κατάστασης, επίλυση του προβλήματος)
Συμπέρασμα, συστάσεις - Συμπεράσματα και συστάσεις

ΠαράδειγμαΚανω ΑΝΑΦΟΡΑΟσυνάντηση

Θέμα: Μέτρα μείωσης του κόστους
Όπως ζητήθηκε στη συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου της 18ης Απριλίου, εδώ είναι η έκθεσή μου. Η πλήρης έκθεση επισυνάπτεται ως έγγραφο του Word, αλλά έχω γράψει μια σύντομη περίληψη παρακάτω.

Εισαγωγή
Σκοπός της έκθεσης είναι να προτείνει τρόπους μείωσης του κόστους σε ολόκληρη την εταιρεία. Βασίζεται στα στοιχεία που μου έστειλαν διάφορα τμήματα τον περασμένο μήνα. Έχω χωρίσει την έκθεση σε τρεις ενότητες: ιστορικό, πορίσματα και συστάσεις.

Ιστορικό
Όπως φαίνεται στον πίνακα 1 του συνημμένου εγγράφου, η ζήτηση για τα προϊόντα μας μειώνεται τον τελευταίο χρόνο και οι πωλήσεις και τα κέρδη είναι και τα δύο μειωμένα. Αυτό οδήγησε σε μια κατάσταση όπου απαιτούνται μέτρα μείωσης του κόστους.

Ευρήματα

Υπάρχουν τρεις κύριοι τομείς όπου είναι δυνατή η μείωση του κόστους:

• Ο προϋπολογισμός μάρκετινγκ είναι πολύ υψηλός. Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, οι πωλήσεις μειώνονται, αλλά εξακολουθούμε να ξοδεύουμε μεγάλα ποσά σε διαφημίσεις περιοδικών και αφίσες στους δρόμους. Αυτό δεν δικαιολογείται.
• Το κόστος παραγωγής είναι επίσης υψηλό. Ο Πίνακας 2 της έκθεσης δείχνει ότι το κόστος των πρώτων υλών έχει αυξηθεί κατά 12% κατά το τελευταίο έτος. Πρέπει να βρούμε έναν τρόπο να τα καταρρίψουμε.
• Μπορεί επίσης να χρειαστεί να απολύσουμε έναν μικρό αριθμό διοικητικού προσωπικού, κάτι που θα είναι πολύ αντιδημοφιλές. Ανατρέξτε στην ενότητα 4.2 της πλήρους έκθεσης για προτάσεις σχετικά με το πώς να προχωρήσετε.

συστάσεις
Συμπερασματικά, προτείνω ότι η εταιρεία θα πρέπει να είναι σε θέση να μειώσει σημαντικά το κόστος μέχρι το τέλος του έτους. Οι συγκεκριμένες συστάσεις μου είναι οι εξής:

1. Το Τμήμα Μάρκετινγκ να κάνει μειώσεις στον διαφημιστικό προϋπολογισμό κατά 10% ή 15%.
2. Τμήμα Παραγωγής για τον εντοπισμό ευκαιριών χρήσης διαφορετικών προμηθευτών για μείωση του κόστους υλικών.
3. Τα κεντρικά γραφεία να διερευνήσουν την πιθανότητα περικοπής περιορισμένου αριθμού θέσεων εργασίας, σε περίπτωση επιδείνωσης της κατάστασης.

Ρίξτε μια ματιά στην πλήρη έκθεση και επιτρέψτε μου να έχω τα σχόλιά σας έως τις 2 Ιουνίου το αργότερο. Στη συνέχεια θα διανεμηθεί σε όλους τους διευθυντές των τμημάτων εγκαίρως για τη συνεδρίαση της 16ης Ιουνίου. Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις.

Μορφοποίηση email

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει γίνει η κύρια μορφή επικοινωνίας μεταξύ εκπροσώπων διαφόρων οργανισμών για διάφορα θέματα. Ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες κατά την επικοινωνία μέσω email:

1. Φανταστείτε καλά τον παραλήπτη. Σε ποιον θα γράψετε θα καθορίσει το στυλ γραφής σας. Όσο πιο στενή είναι η σχέση, τόσο λιγότερες είναι οι τυπικότητες.
2. Κρατήστε το μήνυμά σας όσο το δυνατόν πιο σύντομο και σαφές. Αυτός ο κανόνας ισχύει για όλους τους τύπους επιχειρηματικής επικοινωνίας, αλλά είναι πιο σχετικός με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, καθώς είναι πιο δύσκολο να αντιληφθούμε πληροφορίες από μια οθόνη παρά από ένα φύλλο χαρτιού. Δώστε στον παραλήπτη σας την ευκαιρία να απαντήσει σύντομα. Για παράδειγμα, αντί να γράψετε: «Επιτρέψτε μου να ξέρω τι σκέφτεστε», είναι καλύτερα να θέσετε την ερώτηση ως εξής: «Είναι οι 3 μ.μ. ή οι 5 μ.μ. καλύτερα για εσάς;»
3. Το πεδίο «θέμα» πρέπει να συμπληρωθεί έτσι ώστε να αντικατοπτρίζει ξεκάθαρα την κύρια ιδέα της επιστολής.
4. Ο χαιρετισμός (Αγαπητέ κύριε/κυρία) δεν είναι απαραίτητος για την τυπική αλληλογραφία, αλλά δεν θα είναι περιττός στις επαγγελματικές επιστολές.
5. Με τα πρώτα λόγια, πρέπει να διατυπώσετε γιατί γράφετε μια επιστολή: απαντάτε, κλείνετε ένα ραντεβού ή εκφράζετε τις σκέψεις σας σε σχέση με κάτι. Για παράδειγμα: Απαντώ στην επιστολή σας με ημερομηνία 15 Ιανουαρίου 2007, όπου ζητήσατε πληροφορίες σχετικά με τα ανοιξιάτικα σεμινάρια μας στο Business Writing.
6. Εάν ξεκινάτε μια λέξη με κεφαλαίο γράμμα σε ένα email, σημαίνει ότι θέλετε να την τονίσετε ως την πιο σημαντική ιδέα.
7. Το μήκος κάθε γραμμής δεν πρέπει να υπερβαίνει τους 65 χαρακτήρες, διαφορετικά το κείμενο ενδέχεται να παραμορφωθεί κατά την ανάγνωση του γράμματος σε άλλον υπολογιστή.
8. Η επιστολή πρέπει να είναι καλά δομημένη - εισαγωγή, κύριο μέρος (γεγονότα) και συμπέρασμα.
9. KISS (Κρατήστε το σύντομο και απλό). Θυμηθείτε ότι ο παραλήπτης σας λαμβάνει πιθανώς μια ντουζίνα γράμματα την ημέρα - αξίζει να εξοικονομήσετε χρόνο.
10. Η χρήση τυπικών συντομογραφιών τυπικών για καθημερινή αλληλογραφία, όπως «IMHO» (Κατά την ειλικρινή μου γνώμη) επίσης δεν ενθαρρύνεται.
11. Ελέγξτε προσεκτικά την επιστολή, δεν μπορεί να αλλάξει ή να διαγραφεί μετά την αποστολή της.
12. Είναι προτιμότερο να γράψετε τη διεύθυνση email επιστροφής και το όνομα του αποστολέα στο τέλος της επιστολής, σε περίπτωση που η επιστολή είναι τυπωμένη.
13. Η επικοινωνία μέσω email περιλαμβάνει ενεργή αλληλεπίδραση, επομένως εάν λάβετε ένα email στο οποίο δεν μπορείτε να απαντήσετε αμέσως, θα πρέπει να στείλετε ένα μήνυμα που να αναφέρει τη λήψη της επιστολής και την αναμενόμενη ώρα αποστολής της πλήρους απάντησης.

Ακόμη και στην άτυπη γραφή, θα πρέπει να παραμείνετε ευγενικοί και να προσπαθήσετε να κάνετε την επιστολή σαφή και καλά δομημένη.

1. φιλικό χαιρετισμό
2. ένα ευχαριστώ ή άλλη αναφορά σε προηγούμενη επαφή
3. το πιο σημαντικό σημείο της επιστολής ή του προβλήματος
4. άλλα σημαντικά σημεία
5. λιγότερο σημαντικά σημεία
6. εκφράζοντας την ελπίδα για μελλοντική επαφή
7. ολοκλήρωση (ευχές και υπογραφή)

Παράδειγμα:

Γεια σου Ήλι
Ευχαριστούμε για την αποστολή της ημερήσιας διάταξης για τη συνάντησή μας.
Φοβάμαι ότι μπορεί να μην μπορέσω να ξεκινήσω στις 8:00. Οι συνδέσεις του τρένου μπορεί να είναι πολύ δύσκολες εκείνη την ώρα της ημέρας.
Θα μπορούσε να ξεκινήσει στις 9:00; Σημαίνει ότι θα τελειώναμε στις 17:00 αντί στις 16:00. Παρακαλώ ενημερώστε με αν αυτό είναι πρόβλημα για εσάς.
Η Ypu μου ζήτησε να στείλω την έκθεση σκοπιμότητας και την επισυνάπτω εδώ. Σημειώστε ότι αυτό δεν είναι ακόμη στο τελικό προσχέδιο και ενδέχεται να υπάρχουν κάποια λάθη.
Ανυπομονώ πολύ να σας δω την επόμενη εβδομάδα.
Με εκτίμηση, Jacqui

Συγχαρητήρια επιστολή

Πριν από τις διακοπές, τίθεται συχνά το ερώτημα: να συγχαρώ ή να μην συγχαρώ τους επιχειρηματικούς εταίρους και τους πελάτες. Είναι πάντα καλύτερο να συγχαρείς παρά να μην συγχαρείς, γιατί με το να συγχαρείς μπορείς:

1. ενίσχυση των σχέσεων με τους υπάρχοντες πελάτες/συνεργάτες
2. προσελκύουν νέους πελάτες
3. υπενθυμίστε στους παλιούς πελάτες ότι υπάρχεις
4. δείξτε εκτίμηση στους πιο πιστούς πελάτες σας

Ωστόσο, όταν αποφασίζετε ποια γιορτή να συγχαρείτε, είναι καλύτερο να το μάθετε στη λίστα των εθνικών και θρησκευτικών εορτών για το τρέχον έτος.

Εάν έχετε αμφιβολίες για το τι ακριβώς γιορτάζει ο επιχειρηματικός σας συνεργάτης, απλά γράψτε ΚΑΛΕΣ ΓΙΟΡΤΕΣ.

Πότε να στείλετε συγχαρητήρια;Καλύτερα νωρίτερα παρά αργότερα. Είναι καλύτερα η κάρτα σας να φτάσει πριν τις διακοπές και να είναι από τις πρώτες που θα την προσέξουν, αντί να εξαφανιστεί σε ένα σωρό συγχαρητήρια, τα οποία, επιπλέον, πιθανότατα θα διευθετηθούν μετά τις διακοπές.

Πώς να γράψετε ένα συγχαρητήριο:

Τα συγχαρητήρια είναι απλά συγχαρητήρια, λόγος για καλές ευχές και έκφραση καλών συναισθημάτων. Τα επαγγελματικά ζητήματα δεν πρέπει να αναφέρονται εδώ.

Τα συγχαρητήρια στα αγγλικά φτιάχνονται διαφορετικά από ό,τι στα ρωσικά. Ακολουθούν πολλά δείγματα συγχαρητηρίων που μπορούν να τροποποιηθούν ανάλογα με την περίσταση.

Αυτή τη χαρούμενη εποχή του χρόνου, είμαστε ευγνώμονες για τη δουλειά μας μαζί σας. Σας ευχόμαστε αφθονία, ευτυχία και ειρήνη σε μια νέα χρονιά γεμάτη ελπίδα. Καλές διακοπές!

Ελπίζω εσείς και όλοι οι συνάδελφοί σας, η οικογένεια και οι φίλοι σας να έχετε μια υπέροχη περίοδο διακοπών γεμάτη χαρά και νόημα. Τις καλύτερες ευχές για μια ευτυχισμένη νέα χρονιά.

Ήταν χαρά μου να δουλέψω μαζί σας φέτος. Σας ευχόμαστε καλές γιορτές και ευτυχισμένο το νέο έτος!

Καθώς τελειώνει η χρονιά, σκεφτόμαστε όλα όσα είμαστε ευγνώμονες. Η σχέση μας μαζί σας είναι ένα πράγμα που εκτιμούμε πολύ. Σας ευχαριστώ για την ευκαιρία να σας εξυπηρετήσω. Σας ευχόμαστε καλά Χριστούγεννα και πολλές επιτυχίες το νέο έτος.

Καθώς δίνονται και λαμβάνονται δώρα αυτές τις γιορτές, σκέφτομαι το δώρο να σας γνωρίζω. Ευχαριστώ για τη χαρά να συνεργάζομαι μαζί σας. Καλές διακοπές!

Σας ευχαριστώ που μου δώσατε την ευκαιρία να συνεργαστώ μαζί σας φέτος. Ήταν τιμή και πολύτιμη εμπειρία για μένα. Σας εύχομαι ένα χαρούμενο Χανουκά και μια νέα χρονιά γεμάτη με όλα τα καλά πράγματα.

Καλά Χριστούγεννα! Ελπίζω να έχετε διακοπές που να γεμίζουν την καρδιά σας με χαρά!

Γεια σας αγαπητοί φίλοι! ΣΕ επαγγελματική επιστολήΕίναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε το σωστό στυλ και τόνο της γλώσσας. Επομένως θα πρέπει να αποφεύγετε:

• καθομιλουμένων, αργκό και ορολογία
• συντομογραφίες (I'm; it's; don't, κ.λπ., χρησιμοποιήστε πλήρεις μορφές)
• συναισθηματικά φορτισμένες λέξεις - τρομερό (τρομερό), σκουπίδια (ανοησίες) κ.λπ.

Δομή μιας επιστολής στα αγγλικά:

1. Η διευθυνση του αποστολεα
2. Ημερομηνία
3. Διεύθυνση παραλήπτη (εσωτερική διεύθυνση)
4. Χαιρετισμός
5. Εναρκτήρια πρόταση
6. Κυρίως μέρος του γράμματος
7. Καταληκτική πρόταση
8. Τελική ευγενική φράση (δωρεάν κλείσιμο)
9. Υπογραφή αποστολέα
10. Αίτηση (περίβλημα)

Παράδειγμα επαγγελματικής επιστολής

Τυπικές εκφράσεις στην επαγγελματική αλληλογραφία

Πώς να απαντήσετε σε παράπονα

Αγγλικά για επιχειρήσεις_1

1. Θα μπορούσατε να με αντέξετε για 10 λεπτά μέχρι να καταλάβω τι έγινε
   λάθος εδώ;
2. Λυπάμαι πολύ για τα προβλήματα που αντιμετωπίζετε.
3. Μπορώ να φανταστώ ότι ήταν τρομερό.
4. Προτείνω να σας προσφέρουμε κάποιου είδους αποζημίωση.
5. Θα φροντίσω να έχει ολοκληρωθεί μέχρι το τέλος της εβδομάδας.
6. Αυτό πρέπει να ήταν τρομερό.
7. Μπορείς να μου πεις τι ακριβώς συνέβη;
8. Ζητώ συγγνώμη για τη συμμετοχή μας σε αυτό.

Τώρα απαντάς εσύ

Αγγλικά για Επιχειρήσεις-2

1 Και έπρεπε να περιμένω για πάνω από μια ώρα στο αεροδρόμιο πριν έρθει το ταξί να με πάρει.
…
2 Όλο το συνέδριο ήταν μια φάρσα! Οι εκπρόσωποι περιπλανήθηκαν από δωμάτιο σε
δωμάτιο και κανείς δεν ήξερε πού έπρεπε να είναι ή τι συνέβαινε. Τι πήγε στραβά?
…
3 Και για όλα έφταιγε η εταιρεία σας.
…
4 Λοιπόν, τι θα κάνετε για αυτό;
…

Μιλάς αγγλικά? - Μεγάλο Τρένο - Κωμωδία του BBC

Καλημερα φιλοι.

Κάποτε, ενώ αλληλογραφούσα με τη μελλοντική του σύντροφο από την Ιρλανδία, ένας από τους γνωστούς μου χρησιμοποίησε λέξεις και φράσεις όπως του παρόντοςΚαι επιβεβαιώστε την παραλαβή τουστα μηνύματά σας. Ήταν αρκετά ντροπιασμένος όταν συναντήθηκαν στη Ρωσία, και ο Τζον (αυτό ήταν το όνομα του συντρόφου του) αστειεύτηκε (πολύ λεπτεπίλεπτα) για την υπερβολική επίσημότητά του. Η περαιτέρω επικοινωνία τους οδήγησε στο γεγονός ότι το επιχειρηματικό στυλ του φίλου μου έγινε πιο φυσικό και με τη βοήθειά του ο John άρχισε να κατανοεί τις διαφορετικές σημασιολογικές αποχρώσεις της ρωσικής άσεμνης γλώσσας...:)

Σήμερα θα χαρώ να σας πω πώς να συνθέσετε σωστά μια επαγγελματική επιστολή στα αγγλικά. Θα εξοικειωθείτε τόσο με τις βασικές αρχές και τους κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας όσο και με ορισμένες από τις αποχρώσεις της. Ας δούμε τους κύριους τύπους γραμμάτων, τη δομή που είναι κοινή σε όλους, καθώς και τις τυπικές φράσεις που χρησιμοποιούνται συχνά σε αυτά. Ίσως, αφού διαβάσετε αυτό το άρθρο, να μην γίνετε άσσος στη σύνταξη επαγγελματικών μηνυμάτων, αλλά σίγουρα θα αυξήσετε το επίπεδό σας.

Περιεχόμενα:

Στις μέρες μας, η σωστή μορφοποίηση, η σωστή κατασκευή και το σωστά επιλεγμένο στυλ επιχειρηματικής γραφής είναι πολύ σημαντικά. Με τον τρόπο που διεξάγετε την επαγγελματική αλληλογραφία, ο συνεργάτης σας δημιουργεί την πρώτη εντύπωσηγια τον επαγγελματισμό σας και τη σταθερότητα της εταιρείας που εκπροσωπείτε.
Ας ρίξουμε μια ματιά σε μερικά από τα χαρακτηριστικά της προετοιμασίας τέτοιων μηνυμάτων.

Βασικοί τύποι επαγγελματικών επιστολών

• συγχαρητήρια -
• Προσφορά -– αποστέλλονται στον πιθανό επιχειρηματικό σας συνεργάτη με τους όρους και τις προτάσεις σας για συνεργασία.
• Σχετικά με την πρόσληψη -– σας ειδοποιεί ότι έχετε προσληφθεί.
• Δήλωση -– περιέχει το βιογραφικό σας και την προσφορά σας ως υπάλληλος.
• Αρνηση-– μια επιχειρηματική απάντηση «turn-and-go» στη δήλωση ή την πρότασή σας.
• Καταγγελία -– περιέχει ένα παράπονο ή ισχυρισμούς σχετικά με την ποιότητα του αγορασμένου προϊόντος ή των παρεχόμενων υπηρεσιών.
• Επιστολή συγγνώμης -- Αυτή είναι μια απάντηση σε μια επιστολή καταγγελίας.
• Μια έρευνα -– αποστέλλεται όταν είναι απαραίτητο να λάβετε πληροφορίες σχετικά με μια υπηρεσία ή ένα προϊόν.
• Επιστολή απάντησης σε αίτημα –– περιέχει πραγματικά τις ζητούμενες πληροφορίες.
• Ευγνωμοσύνη -– εδώ, φαίνεται, όλα είναι ξεκάθαρα.

Υπάρχει επίσης ένας τεράστιος αριθμός τύπων και υποτύπων επαγγελματικών μηνυμάτων ( Παραγγελία, Απάντηση σε Παραγγελία, Τιμολόγιο, Κατάστασηκ.λπ.), και θα χρειαστούν περισσότερα από ένα άρθρα για να δοθεί προσοχή στην πλειοψηφία.

Θερμούς χαιρετισμούς είναι ένας εξαιρετικός και σοβαρός οδηγός από μια ξένη συγγραφέα, ειδικό στην επικοινωνία, που έχει συγκεντρώσει σε αυτό το βιβλίο την εμπειρία της και άλλων από τη διεξαγωγή επιχειρηματικής αλληλογραφίας στα αγγλικά. Εκεί θα βρείτε πολλά ζωντανά παραδείγματα και συμβουλές.

Εμπορική αλληλογραφία στα αγγλικά είναι επίσης ένα δημοφιλές βιβλίο. Υπάρχουν πολλά δείγματα, ακόμη πιο συνηθισμένα κλισέ, καθώς και πολλές συμβουλές και συστάσεις από τους συγγραφείς. Όπως λένε, μελετήστε και εφαρμόστε!

Απότομος διαδικτυακό μάθημα επιχειρηματικών αγγλικών από το Lingualeo - αφού το ολοκληρώσετε, μπορείτε να αποκτήσετε εμπιστοσύνη τόσο στην αλληλογραφία όσο και στη συνομιλία για επαγγελματικά θέματα. Παρεμπιπτόντως, μπορείτε να το δοκιμάσετε δωρεάν πριν το αγοράσετε.

Γενικές αρχές

Ο γραφικός σχεδιασμός πρέπει να συμμορφώνεται με τα ακόλουθα:

1. Όλες οι προτάσεις ξεκινούν από την ίδια κάθετη γραμμή.
2. Το κείμενο χωρίζεται σε παραγράφους χωρίς κόκκινες γραμμές.
3. Για να απλοποιήσουμε την αντίληψη, χωρίζουμε το γραπτό κείμενο σε σημασιολογικά τμήματα περίπου ίσου μεγέθους.
4. Ο λευκός χώρος πρέπει να περιβάλλει ομοιόμορφα το κείμενο. Μην βάζετε μία ή δύο γραμμές κειμένου στο επάνω μέρος της σελίδας εάν το γράμμα είναι μικρό. Μην εκτυπώνετε στο κάτω άκρο του φύλλου και μην περιορίζετε τα περιθώρια· εάν το μήνυμα είναι μακροσκελές, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε τη δεύτερη σελίδα.

Ανά στυλ:

1. Μην χρησιμοποιείτε συντομογραφίες στην καθομιλουμένη στην αλληλογραφία - γράψτε You are αντί You"re, κ.λπ.
2. Μην λύνετε δύο προβλήματα ταυτόχρονα σε ένα γράμμα - είναι προτιμότερο να γράφετε δύο γράμματα.
3. Αποφασίστε ποιος τόνος θα είναι πιο κατάλληλος - επίσημος ή χαλαρός.
4. Είναι απαραίτητο να λάβουμε υπόψη εκείνους τους κανόνες που δεν έχουμε, αλλά έχουν συγκεκριμένη σημασία για αυτούς, εθνικά και εδαφικά χαρακτηριστικά.

Συστατικά

Και τώρα θα αναλύσουμε τον λεγόμενο σκελετό μιας επιχειρηματικής επιστολής, τη δομή και τη διάταξη των στοιχείων του:

• Επικεφαλίδα(ένα καπάκι):
  ΕΝΑ)Η διεύθυνση του αποστολέα βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία. Εάν το επιστολόχαρτο είναι επώνυμο, τότε η διεύθυνση έχει ήδη εισαχθεί.
  ΣΙ)Η διεύθυνση του παραλήπτη βρίσκεται στα αριστερά, κάτω από τη διεύθυνση του αποστολέα. Μορφή: από το μικρότερο στο μεγαλύτερο (Όνομα, αριθμός σπιτιού, οδός, πόλη, ταχυδρομικός κώδικας, χώρα).
  ΣΕ)Ημερομηνία - τρεις γραμμές κάτω από τη διεύθυνση του παραλήπτη ή στην επάνω δεξιά γωνία. Μορφή: ημέρα/μήνας/έτος. Δεν χρησιμοποιούνται κόμματα.
• Χαιρετίσματα(έκκληση) ή πώς να ξεκινήσετε μια επιστολή.
• η κύρια ιδέα(το κύριο κείμενο του μηνύματος) - στο κεντρικό μέρος της επιστολής.
• Τελική φράση(έκφραση ευγνωμοσύνης και περαιτέρω προθέσεις).
• Η τελική φόρμουλα της ευγένειας. Υπογραφή; Όνομα, επώνυμο και θέση του αποστολέα.
• Το συνημμένο– υποδηλώνει ότι η επιστολή περιέχει πρόσθετο υλικό (διαφημιστικό φυλλάδιο ή μπροσούρα).
• Μπορεί να περιέχει ΥΣΤΕΡΟΓΡΑΦΟ., αρχικά του ερμηνευτή.

Ακολουθεί ένα δείγμα επιστολής επιχειρηματικού αιτήματος με μετάφραση στα ρωσικά:

Τζον Στιούαρτ
1304 Sherman Ave.
Μάντισον, Ουισκόνσιν

Lemann & Sons
3597 43rd Street
Νέα Υόρκη, Νέα Υόρκη 12008

Αναφορικά με τη διαφήμισή σας στο Business Weekly Journal, μπορείτε να μου στείλετε μια πιο λεπτομερή περιγραφή των οθονών σας.
Θα ήθελα επίσης να μάθω για τις εκπτώσεις που παρέχετε.

Με εκτίμηση,

Μετάφραση:

Από: John Stewart, 1304 Sherman Avenue, Madison, Wisconsin
Υπόψη: Lehmann & Sons, 3597 43rd Street, Νέα Υόρκη, NY 12008
24 Μαΐου 2015

Αγαπητοί κύριοι,

Με σύνδεσμο προς τη διαφήμισή σας στο business weekly
θα μπορούσατε να μου στείλετε μια πιο λεπτομερή περιγραφή των οθονών σας.
Θα ήθελα επίσης να μάθω για τις εκπτώσεις που παρέχετε.

Με εκτιμιση,
Τζον Στιούαρτ
Διευθυντής πωλήσεων

Τώρα ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στα στοιχεία.

Η διεύθυνση ή ο χαιρετισμός πρέπει να μοιάζει με αυτό:
Αξιότιμοι Κύριοι, Αγαπητέ κύριε ή κυρία-αν δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη
Κύριος/Κυρία/Δεσποινίς/Κυρ[επώνυμο] - εάν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη
Αγαπητέ Φρανκ, - εάν το άτομο σας είναι οικείο
Αγαπητέ διευθυντή πωλήσεων– εάν είναι γνωστή μόνο η θέση (στην περίπτωση αυτή, διευθυντής πωλήσεων)

Ο τύπος ευγένειας πριν από την υπογραφή μοιάζει με αυτό:

Θερμούς χαιρετισμούς, - Με εκτιμιση…

Με εκτίμηση, Με εκτίμηση - εάν το όνομα του παραλήπτη δεν σας είναι γνωστό

Με εκτίμηση, - αν γνωρίζετε το όνομα

Τώρα έχετε μια γενική ιδέα για το πώς να γράφετε μηνύματα σε επιχειρηματικούς συνεργάτες και διάφορες εταιρείες.

Τυπικές εκφράσεις

Ακολουθούν μερικές χαρακτηριστικές φράσεις ως παράδειγμα:

Είναι πολύ ευγενικό εκ μέρους σας- πολύ ευγενικό εκ μέρους σου

Ζητούμε συγγνώμη- Ζητάμε συγγνώμη

Παρακαλώ ενημέρωσέ με-Πες μου σε παρακαλώ

Σύμφωνα με- Σύμφωνα με

Σε περίπτωση- Οταν

Οπως ζητήσατε– Κατόπιν αιτήματός σας

Μέχρι τώρα- Ακόμη

Αναφορικά με το δικό σας– Σχετικά με το δικό σας

Δυστυχώς- Δυστυχώς

εσωκλείουμε– Εσωκλείουμε

Λυπούμαστε- Μετανιώνουμε

Πώς να τερματίσετε μια επαγγελματική επιστολή; Μερικές ακόμα ευγενικές φράσεις:

Σας ευχαριστώ που απαντήσατε στην προσφορά μου— Σας ευχαριστώ που απαντήσατε στην πρότασή μου.

Ανυπομονούμε να ακούσουμε από εσάς σύντομα— Ελπίζουμε να λάβουμε την απάντησή σας στο εγγύς μέλλον

Και στο τέλος πριν την υπογραφή:

Με τους καλύτερους χαιρετισμούς- Τις καλύτερες ευχές μου

Με σεβασμό- Με εκτιμιση

Με ευχαριστίες για τη συνεργασία σας– Με ευγνωμοσύνη για τη συνεργασία σας

Με τις καλύτερες ευχές- Τις καλύτερες ευχές μου

Έχετε βαρεθεί ακόμα τη θεωρία; Μετά λίγη εξάσκηση!

Αυτή τη φορά μια επιστολή άρνησης (μια τέτοια επιστολή πρέπει να είναι γραμμένη με σωστό και λεπτό στυλ):

Κύριε Ρόμπερτ Μπράουν
Γενικός διευθυντής
KLM Co Ltd
32 Wood Lane
Λονδίνο
Μεγάλη Βρετανία WC37TP

Τζον Στιούαρτ
1304 Sherman Ave.
Μάντισον, Ουισκόνσιν

Ευχαριστούμε που μας στείλατε το βιογραφικό σας.
Λυπούμαστε που σας ενημερώνουμε ότι η υποψηφιότητά σας δεν μας ταιριάζει/
θερμούς χαιρετισμούς,

Μετάφραση(μεταφράστε τη διεύθυνση και ημερομηνία μόνοι σας):

Αγαπητέ κύριε Στιούαρτ

Ευχαριστούμε που μας στείλατε το βιογραφικό σας.
Με λύπη σας ενημερώνουμε ότι η υποψηφιότητά σας δεν είναι κατάλληλη για εμάς.

Με εκτιμιση,

Ρόμπερτ Μπράουν

Διευθύνων Σύμβουλος

Ο οποίος δεν είναι ακόμη εξοικειωμένος με Αγγλικά Dom, Τρέξτε εκεί για να εγγραφείτε για ένα δωρεάν δοκιμαστικό μάθημα! Εκεί θα ταιριάξετε με τον ιδανικό δάσκαλο - αυτόν που θα ταίριαζε στις προσωπικές σας προτιμήσεις, τους στόχους εκμάθησης γλωσσών και τον τρόπο ζωής σας.

Θα αρχίσετε να καταλαβαίνετε τα επαγγελματικά αγγλικά, να τα μιλάτε και να γράφετε εξαιρετικές επαγγελματικές επιστολές που θα εντυπωσιάσουν όλους τους συνεργάτες και τους συναδέλφους σας.

Αυτό είναι που ονειρεύεσαι, σωστά;

Και για τους καλεσμένους και τους αναγνώστες μου υπάρχει μια ειδική προσφορά - 2 μαθήματα δωρεάν όταν πληρώνετε για 10 μαθήματα . Για να λάβετε ένα δώρο, πρέπει να εισαγάγετε έναν ειδικό κωδικό προσφοράς Συνεργάτης 2κατά την πληρωμή.

Email

Τα αγαπημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων αντιπροσωπεύουν περίπου το 80% του κύκλου εργασιών της επιχείρησης. Διαφέρει από τη συνηθισμένη αλληλογραφία στο ότι είναι πιο συγκεκριμένη και συνοπτική. Προσπαθούν να χρησιμοποιήσουν άσκοπα μεγάλες φράσεις αποφύγειΕπιπλέον, χρησιμοποιούν ακρωνύμια (φράσεις που σχηματίζονται από τα πρώτα γράμματα μιας φράσης), ως IMHO. Η ηλεκτρονική αλληλογραφία χαρακτηρίζεται όχι μόνο από προσωπικά μηνύματα, αλλά και από λίστες αλληλογραφίας (το πεδίο BCC χρησιμοποιείται όταν απαιτείται εμπιστευτικότητα). Λοιπόν, η κύρια διαφορά είναι ότι οι περισσότεροι άνθρωποι προτιμούν να απέχουν από τη μετάδοση εμπιστευτικών πληροφοριών μέσω email.

Φυσικά, στην εποχή του «OK Google!» Δεν χρειάζεται να αναζητήσετε δύσκολους τρόπους και απλώς να επικολλήσετε το δακτυλογραφημένο κείμενο σε έναν διαδικτυακό μεταφραστή. Πιθανότατα θα γίνετε κατανοητοί, αλλά είναι απίθανο να πετύχετε μια ευνοϊκή εντύπωση. Θυμηθείτε, η ποιότητα της επαγγελματικής σας αλληλογραφίας είναι ένας δείκτης της ποιότητας της εταιρείας σας.

Σας ευχαριστώ που διαβάσατε το άρθρο μου μέχρι το τέλος. Συμβουλέψτε τους φίλους σας να το διαβάσουν στα κοινωνικά δίκτυα! Ποιος ξέρει, ίσως κάποιος χρειάζεται αυτές τις πληροφορίες εδώ και τώρα!

Εγγραφείτε σε νέα τμήματα της αγγλικής γλώσσας.
Αντίο σε όλους! Να προσέχεις τον εαυτό σου!

Στον σύγχρονο κόσμο, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι πλέον τόσο δημοφιλές για προσωπική αλληλογραφία - αυτή η θέση έχει καταληφθεί από τα κοινωνικά δίκτυα και τους άμεσους αγγελιοφόρους. Ωστόσο, εξακολουθεί να χρησιμοποιείται ευρέως για επαγγελματική επικοινωνία και δεν πρόκειται να υποχωρήσει. Από αυτό το άρθρο θα μάθετε τα κύρια χαρακτηριστικά της διεξαγωγής επιχειρηματικής αλληλογραφίας στα αγγλικά, από ποια στοιχεία αποτελείται ένα email και τι πρέπει να αποφεύγετε στην επαγγελματική επικοινωνία.

Δύο είδη επιχειρηματικής αλληλογραφίας στα αγγλικά

Ποιος πρέπει να ξέρει πώς να γράφει επαγγελματικές επιστολές στα αγγλικά; Κατά κανόνα, άνθρωποι που το χρειάζονται για δουλειά. Ας υποθέσουμε ότι πιάνετε δουλειά σε μια συγκεκριμένη εταιρεία, οι ευθύνες σας περιλαμβάνουν αλληλογραφία στα αγγλικά για διάφορα εργασιακά θέματα. Όλες οι επαγγελματικές επιστολές μπορούν να χωριστούν σε δύο μεγάλες κατηγορίες:

1. Επιστολές σε ελεύθερη μορφή.
2. Πρότυπα γράμματα: εφαρμογές, αναφορές κ.λπ.

Κατά τη γνώμη μου, είναι λογικό να μάθεις να γράφεις γράμματα ελεύθερης μορφής, και τα γράμματα προτύπων μαθαίνονται ευκολότερα ενώ εργάζεστε, επειδή είναι διαφορετικά παντού και απλά δεν έχει νόημα να προσπαθήσετε να μάθετε όλα τα πρότυπα. Κατά κανόνα, κάθε επιχείρηση έχει μια ορισμένη «σταθερή» ιδέα για το πώς να γράφει διάφορες εφαρμογές-αναφορές, ακόμη και συγχαρητήρια, και στο 90% των περιπτώσεων υπάρχει απλώς ένα σύνολο έτοιμων φορμών σε μορφή doc ή xls , στο οποίο χρειάζεται μόνο να εισάγετε αριθμούς και επώνυμα.

Τι περιλαμβάνει ένα email στα Αγγλικά;

Αποστολέας της επιστολής στα αγγλικά αποστολέας, παραλήπτης – παραλήπτης, τεχνικά ένα email αποτελείται από διάφορα στοιχεία:

• Θέμα- θέμα επιστολής. Γράφεται συνοπτικά και ξεκάθαρα, για παράδειγμα: Επιβεβαίωση πληρωμής - Επιβεβαίωση πληρωμής. Αν το περιεχόμενο της επιστολής συνδέεται με ημερομηνία, προσπαθούν να το συμπεριλάβουν και στο θέμα: Αποχαιρετιστήριο πάρτι στις 21 Απριλίου - Αποχαιρετιστήριο πάρτι στις 12 Απριλίου.
• Σώμα– το σώμα του γράμματος, δηλαδή το περιεχόμενο, το ίδιο το κείμενο. Ας το δούμε πιο αναλυτικά παρακάτω.
• Συνημμένο– συνημμένο, συνημμένο αρχείο. Προσπαθήστε να μην κάνετε συνημμένα με βαριά αρχεία.
• CC- αντίγραφο της επιστολής. Εάν προσθέσετε μια διεύθυνση στο πεδίο "CC", αυτός ο παραλήπτης θα λάβει επίσης το μήνυμα.
• BCC- κρυφό αντίγραφο. Ο παραλήπτης που προστέθηκε στο πεδίο "BCC" θα λάβει το μήνυμα, αλλά οι άλλοι παραλήπτες δεν θα το γνωρίζουν.

Παρεμπιπτόντως, CCσημαίνει αντίγραφο άνθρακα- δακτυλόγραφο αντίγραφο. Στις γραφομηχανές, εάν ήταν απαραίτητο να γίνουν δύο πανομοιότυπα έγγραφα, τοποθετούνταν χαρτί άνθρακα και ένα δεύτερο φύλλο κάτω από το κύριο φύλλο. Η έξοδος ήταν δύο πανομοιότυπα έγγραφα. Το αντίγραφο άνθρακα ονομάστηκε αντίγραφο άνθρακα.

Οι συντομογραφίες "CC" και "BCC" - γεια από την εποχή των γραφομηχανών

BCCσημαίνει τυφλό αντίγραφο άνθρακα. Στις μηχανές γραφής, μερικές φορές ήταν απαραίτητο να δημιουργηθούν δύο πανομοιότυπα έγγραφα, αλλά για διαφορετικούς παραλήπτες. Σε αυτήν την περίπτωση, το έγγραφο έγινε εξ ολοκλήρου ως αντίγραφο, αλλά το πεδίο με το όνομα του παραλήπτη έμεινε κενό. Συμπληρώθηκε χωριστά σε κάθε αντίγραφο. Ένα τέτοιο αντίγραφο χωρίς όνομα ονομαζόταν τυφλό αντίγραφο άνθρακα, κυριολεκτικά «τυφλό δακτυλογραφημένο αντίγραφο».

Πώς να διαβάσετε μια διεύθυνση email δυνατά στα Αγγλικά;

Ένα σημαντικό σημείο που μερικές φορές παραβλέπεται. Μερικές φορές χρειάζεται να υπαγορεύσετε ένα email προφορικά, για παράδειγμα, μέσω τηλεφώνου. Εδώ είναι τι πρέπει να γνωρίζετε:

• Σύμβολο' @’ διαβάζεται σαν στο, σε καμία περίπτωση σκύλος!
• Η περίοδος σε μια διεύθυνση email ονομάζεται τελεία, αλλά όχι σημείο, τελείαή περίοδος(διαβάστε για τη διαφορά μεταξύ αυτών των λέξεων).
• Σύμβολο ‘-‘ διαβάζεται σαν ενωτικό,μερικές φορές δεν λέγονται αρκετά σωστά παύλα(η παύλα είναι μια παύλα, δηλαδή μια μεγαλύτερη έκδοση της παύλας).
• Σύμβολο' _’ διαβάζεται σαν κατω παυλα, λιγότερο συχνά: understrike, χαμηλή παύλα, χαμηλή γραμμή.

[email προστατευμένο]– υποστήριξη στο hotmail dot com

[email προστατευμένο]– βοηθήστε με παύλα στο gmail dot com (το gmail διαβάζεται ως "gmail", όχι ως "gmail")

Όπως μπορείτε να δείτε, οι λέξεις στις διευθύνσεις διαβάζονται απλώς ως λέξεις και δεν συλλαβίζονται όπως συμβαίνει με τα ονόματα και τα επώνυμα. Ωστόσο, εάν το email περιέχει , ή ακατανόητα σύνολα γραμμάτων, είναι καλύτερα να τα διαβάσετε γράμμα προς γράμμα:

[email προστατευμένο]– a l y o n u s h k a στο nomail dot net

Νομίζω ότι αν διαβάζετε ένα άρθρο σχετικά με την επαγγελματική αλληλογραφία, σίγουρα γνωρίζετε :)

Οι γνωστές ζώνες τομέα com, net, org διαβάζονται σαν λέξη, όχι με γράμματα. Τα λιγότερο γνωστά, όπως το ru, γράφονται συνήθως.

[email προστατευμένο]– παράδειγμα διεύθυνσης υπογράμμισης στο mail dot r u

Σύνθεση κειμένου email στα αγγλικά

Ένα email είναι μεγαλύτερο από το «κείμενο» (όπως ονομάζονται γενικά τα SMS και τα μηνύματα στους άμεσους αγγελιοφόρους· η ίδια η διαδικασία της αλληλογραφίας είναι η αποστολή γραπτών μηνυμάτων) και περιέχει παραδοσιακά μηνύματα, αλλά δεν θα πρέπει να ξεφύγετε από τον θάμνο, να εκφράσετε τις σκέψεις σας πιο ξεκάθαρα.

Βασικά στοιχεία του email:

• Χαιρετίσματα– μπορεί να περιλαμβάνει την κλήση του παραλήπτη με το όνομα, εάν είναι γνωστός.
• Εισαγωγή– εάν δεν γνωρίζετε τον παραλήπτη της επιστολής, συστηθείτε εν συντομία.
• Σκοπός του μηνύματος– φτάστε στο θέμα και εξηγήστε γιατί επικοινωνείτε.
• Λεπτομέριες– αν χρειάζεται, αναφέρετε σημαντικές λεπτομέρειες. Εάν υπονοείται ότι ο παραλήπτης της επιστολής πρέπει να κάνει κάτι αφού την διαβάσει (ακολουθήστε τις οδηγίες, καλέστε κάποιον, απαντήστε, προωθήστε την επιστολή κ.λπ.), γράψτε σχετικά με αυτό ευγενικά αλλά χωρίς αμφιβολία.
• Υπογραφή- η επιστολή τελειώνει παραδοσιακά με κάποιο είδος αποχαιρετιστηρίου φόρμουλας ευγένειας, το όνομα, το επώνυμό σας, μερικές φορές υποδεικνύοντας τον τόπο εργασίας, τη διεύθυνση και τον αριθμό τηλεφώνου σας, εάν χρειάζεται.

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στον χαιρετισμό και την υπογραφή - είναι γραμμένα με τυπικό τρόπο.

Επιλογές για χαιρετισμό σε ένα email στα αγγλικά

Τις περισσότερες φορές γράφουν απλώς "Hello + name":

Πιο επίσημα:

Το «αγαπητέ» δεν είναι «αγαπητό», όπως όταν απευθυνόμαστε σε σύζυγο ή σύζυγο, αλλά ανάλογο του «σεβαστού» μας. Σημειώστε ότι δεν υπάρχει κόμμα μετά το "γεια σας" ή "αγαπητέ". Εάν ο παραλήπτης είναι άγνωστος, για παράδειγμα, γράφετε σε ένα συγκεκριμένο «τμήμα ανθρώπινου δυναμικού», μπορείτε απλώς να απευθυνθείτε «Γεια», «Αγαπητοί συνάδελφοι» (αν πρόκειται για συνάδελφοι), «Αγαπητοί όλοι» (ομάδα συναδέλφων), «Αγαπητέ τμήμα HR».

Υπάρχουν επίσης γενικά αποδεκτές εκκλήσεις προς έναν άγνωστο άνδρα ή γυναίκα: Αγαπητέ Κύριε, Αγαπητέ Κυρία ή Αγαπητέ κύριε ή κυρία (αν δεν γνωρίζετε κύριε ή κυρία), Σε ποιον μπορεί να αφορά (σε όλους όσους μπορεί να ενδιαφέρονται). Τα δύο πρώτα είναι ανεπιθύμητα, καθώς μπορεί κατά λάθος να επικοινωνήσετε με κάποιον με λάθος φύλο· τα δύο χρησιμοποιούνται, αλλά θεωρούνται λίγο παλιομοδίτικα, πολύ επίσημα. Εάν είναι δυνατόν, είναι καλύτερα να τους απευθυνθείτε ονομαστικά (Αγαπητή Μαργαρίτα) ή τμήμα/τμήμα (Αγαπητό Τμήμα Μάρκετινγκ).

Συχνά χρησιμοποιείται ονομαστικά χωρίς «λέξη καλωσορίσματος», απλώς «James». Έτσι γράφουν σε γνωστούς συναδέλφους (το άτομο στο διπλανό τραπέζι) ή όταν αυτό δεν είναι το πρώτο γράμμα στην αλληλογραφία και δεν έχει νόημα να χαιρετάς κάθε φορά.

Πώς να τερματίσετε ένα email

Το γράμμα μπορεί να συμπληρωθεί γράφοντας απλώς το όνομα ή το ονοματεπώνυμό σας, αλλά συνήθως προστίθεται κάποια ευγενική ευχή πριν από αυτό. Δημοφιλέστερος:

• Τις καλύτερες ευχές! (ή απλώς «Με εκτίμηση!») – Τις καλύτερες ευχές!
• Θερμούς χαιρετισμούς! - το ίδιο.
• Τις καλύτερες ευχές / Θερμές ευχές – πάλι το ίδιο.

Μερικά εγχειρίδια αναφέρουν επίσης "Ειλικρινά δικά σου" ή "Πιστώς δικά σου" (με εκτίμηση), αλλά προσωπικά δεν έχω δει σχεδόν ποτέ τέτοιες υπογραφές και από ξένους έχω ακούσει ότι αυτές οι διατυπώσεις ακούγονται όχι μόνο αστείες, αλλά και πολύ ντεμοντέ. Στην πραγματικότητα, όπως "ειλικρινά δικό σας" στα ρωσικά. Ωστόσο, πολύ συχνά γράφουν απλώς "Με εκτίμηση" στο τέλος μιας επαγγελματικής επιστολής.

Χρήσιμες φράσεις για επαγγελματική αλληλογραφία στα αγγλικά

Εκτός από τους προτύπους χαιρετισμούς και αποχαιρετισμούς, υπάρχουν πολλές ακόμη φράσεις που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην αλληλογραφία.

• Ελπίζω να είσαι καλά- "Ελπίζω να είσαι καλά". Ένας απλός, αν και πολύ φορεμένος τρόπος για να ξεκινήσετε ένα γράμμα. Ένα γραπτό ανάλογο της φράσης μετοχών "Πώς είσαι;" Πιο επίσημη έκδοση: Ελπίζω το μήνυμά μου να σας βρίσκει καλά.
• Ήθελα απλώς να σας ενημερώσω για… –"Ήθελα απλώς να προσθέσω ότι..." Ένας καλός τρόπος για να παρέχετε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με κάτι που ήδη γνωρίζει ο παραλήπτης.
• Ήθελα απλώς να σας ενημερώσω ότι...- «Ήθελα απλώς να σας ενημερώσω ότι...» Παρόμοια με την προηγούμενη: συμπληρώνουμε τις ήδη γνωστές πληροφορίες. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως καθολική εισαγωγή σε ένα σύντομο μήνυμα σχετικά με ορισμένα σημαντικά γεγονότα και λεπτομέρειες.
• Ενημερωθείτε/συμβουλευτείτε- "Παρακαλώ σημειώστε".
• FYI– συντομ. από Προς ενημέρωσή σας, το οποίο μπορεί επίσης να μεταφραστεί χονδρικά ως "λάβετε υπόψη". Οι συντομογραφίες είναι σκόπιμο να χρησιμοποιούνται μεταξύ των συναδέλφων όταν επικοινωνούν για θέματα ρουτίνας εργασίας. Είναι καλύτερα να μην γράψετε σε έναν άγνωστο ή έναν πελάτη όπως αυτό.
• Παρακαλούμε βρείτε (δείτε) συνημμένο- κυριολεκτικά "βρείτε στην προσκόλληση" (έτσι, φυσικά, κανείς δεν μιλά ρωσικά). Αυτό σας ενημερώνει ότι το email έχει συνημμένο. Για παράδειγμα: Βρείτε συνημμένη την αναφορά - Η αναφορά επισυνάπτεται.
• Για μελλοντικές λεπτομέρειες– «περισσότερες λεπτομέρειες», «για πιο λεπτομερείς πληροφορίες». Είναι σκόπιμο στο τέλος της επιστολής με έναν σύνδεσμο προς τον υπεύθυνο επικοινωνίας: Για μελλοντικές λεπτομέρειες, επικοινωνήστε με τον βοηθό μου – Για πιο λεπτομερείς πληροφορίες, επικοινωνήστε με τον βοηθό μου.
• Ανυπομονώ για την απάντησή σας / ακούσω από εσάς- "Περιμένουμε την απάντησή σας". Ένας ευγενικός τρόπος για να τους ενημερώσετε ότι θα ήταν ωραίο να απαντήσετε στην επιστολή σας.
• Σας ευχαριστώ για το χρόνο σας -"Σας ευχαριστώ για το χρόνο σας." Μια καθολική φόρμουλα που θα ήταν σκόπιμο να τεθεί πριν από την υπογραφή.

Δείγμα επιχειρηματικής επιστολής στα αγγλικά

Ακολουθούν μερικά παραδείγματα επιστολών που γράφτηκαν με διάφορους βαθμούς επισημότητας. Στο email, θα ενημερώσω τον παραλήπτη ότι η συνάντηση της Παρασκευής έχει επαναπρογραμματιστεί από τις 9:00 έως τις 10:30. Το θέμα για όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα είναι το ίδιο: Ώρα συνάντησης άλλαξε στις 10:30 π.μ.

1. Πολύ επίσημο.

Αγαπητέ κ. Τζέφερσον

Ελπίζω το μήνυμά μου να σας βρίσκει καλά. Αυτός είναι ο Sergey Nim από τη Roga and Kopyta Inc. Ήθελα να σας ενημερώσω για τη συνάντηση που έχουμε την Τρίτη. Λόγω των καιρικών συνθηκών έχει μεταφερθεί από τις 9:00 π.μ. έως τις 10:30 π.μ.

Θα θέλατε να με ενημερώσετε εάν θα μπορέσετε να το παρακολουθήσετε; Παρακαλώ αποδεχτείτε τη συγγνώμη μου για την ταλαιπωρία.

Με εκτιμιση,

Σεργκέι Νιμ

Roga and Kopyta Inc.

Η τυπικότητα αυτής της επιστολής δίνεται από:

• Εφεση Αγαπητέ κ. Τζέφερσον.
• Φράση Ελπίζω το μήνυμά μου να σας βρίσκει καλά– μια πιο επίσημη εκδοχή της φράσης Ελπίζω να είσαι καλά.
• Τζίρος θα ήσουν τόσο ευγενικός όσο – θα είσαι τόσο ευγενικός.
• Απολογία Σε παρακαλώ δέξου την συγνώμη μου -σε παρακαλώ δέξου την συγνώμη μου.
• με εκτιμισηστο τέλος της επιστολής, το όνομα της εταιρείας.

2. Λιγότερο επίσημο.

Γεια σου Alex,

Αυτός είναι ο Sergey από τη Roga and Kopyta Inc. Ήθελα να σας ενημερώσω για τη συνάντηση που έχουμε την Τρίτη. Λόγω των καιρικών συνθηκών η συνεδρίαση έχει μεταφερθεί από τις 9:00 π.μ. έως τις 10:30 π.μ.

Παρακαλώ ενημερώστε με αν θα μπορέσετε να το παρακολουθήσετε. Συγγνώμη για την ταλαιπωρία.

Τις καλύτερες ευχές,

Η τυπικότητα μειώνεται λόγω:

• Πιο απλή κλήση, κλήση με το όνομα.
• Συγνώμηαντί για «δέξου τη συγγνώμη μου».
• Ένα λιγότερο επίσημο συμπέρασμα στην επιστολή: τις καλύτερες ευχές.

Οι περισσότερες επαγγελματικές επιστολές είναι γραμμένες με αυτόν τον τόνο. Στην πραγματικότητα, κανείς δεν χρειάζεται πλέον μεσαιωνικές φόρμουλες ευγένειας.

3. Ανεπίσημα, αλλά εντός των ορίων ευπρέπειας της επαγγελματικής αλληλογραφίας, για παράδειγμα, σε οικείο συνάδελφο.

Ήθελα απλώς να σας ενημερώσω ότι η συνεδρίαση της Παρασκευής είχε μεταφερθεί στις 10:30 π.μ. Μ. Λυπάμαι πραγματικά γι' αυτό. Wθα μπορέσετε να το παρακολουθήσετε;

Σύντομο και επί της ουσίας. Οι συνάδελφοι που βλέπετε στη δουλειά κάθε μέρα δεν ρωτούν απαραίτητα πώς είναι κάθε φορά που γράφετε.

Εν κατακλείδι, θα δώσω μερικές γενικές συμβουλές που δεν ταιριάζουν σε κανένα από τα παραπάνω σημεία.

1. Δηλώστε την ουσία του γράμματος στη γραμμή θέματος.

Το θέμα πρέπει να είναι εξαιρετικά κατατοπιστικό και ταυτόχρονα σύντομο. Ένα άτομο έρχεται στο γραφείο, ανοίγει το Outlook και βλέπει 20 email. Γρήγορα "σαρώνει" τα θέματα με τα μάτια του - ήδη σε αυτό το στάδιο θα πρέπει να είναι σαφές σε αυτόν γιατί του γράψατε. Είναι πολύ κακή ιδέα να γράφετε θέματα για το τίποτα: «Παρακαλώ διαβάστε το», «Σημαντικό», «Γεια». Γράψτε πιο συγκεκριμένα: «Έγκριση κράτησης», «Καθυστέρηση πτήσης έως τις 12:00 π.μ.», «Προσανατολισμός στις 9:00 την Τρίτη», «Πρόγραμμα για τον Μάιο».

2. Να είστε ευγενικοί.

Στην επαγγελματική επικοινωνία, η ευγένεια είναι απαραίτητη. Είναι σημαντικό να τηρείτε την εθιμοτυπία, να γράφετε «ευχαριστώ» και «παρακαλώ», διαφορετικά, αν όχι θα καταστρέψετε τις σχέσεις σας με τους ανθρώπους, τότε θα τους κάνετε λίγο πιο τεταμένους. Υπάρχει αρκετή ένταση στον επιχειρηματικό κόσμο, δεν υπάρχει ανάγκη για περισσότερα.

Σημειώστε επίσης ότι στα αγγλικά, η επιτακτική διάθεση χωρίς «παρακαλώ» μπορεί σε πολλές περιπτώσεις να θεωρηθεί ως εντολή, ειδικά στη γραπτή, όπου, σε αντίθεση με την προφορική γλώσσα, ο τονισμός δεν αντανακλάται.

• Στείλτε μου την ετήσια έκθεση. – Στείλτε μου την ετήσια έκθεση (παραγγελία).
• Παρακαλώ στείλτε μου την ετήσια έκθεση. – Στείλτε μου την ετήσια έκθεση (αίτημα).

Όταν ζητάς κάτι, προσφέρεις κάτι ή δίνεις εντολή (και αυτό είναι το περιεχόμενο του 90% των επιστολών), συνηθίζεται να το κάνεις εντός των ορίων της ευπρέπειας, χωρίς να υιοθετείς δεσποτικό τόνο εντολής.

3. Αποφύγετε την ασάφεια, να είστε ακριβείς.

Δεν υπάρχει χώρος για εξυπνάδα και σαρκασμό στην επαγγελματική αλληλογραφία, ειδικά όταν υπάρχει επικοινωνία μεταξύ ανθρώπων από διαφορετικές χώρες. Η επιχειρηματική γλώσσα είναι εξαιρετικά στείρα, γιατί κάθε είδους χιουμοριστικά αστεία μπορεί να παρεξηγηθούν. Επίσης, μην τριγυρνάτε για πολλή ώρα· αναφέρετε την ουσία του μηνύματος ξεκάθαρα και συγκεκριμένα.

4. Γράψε συνοπτικά και απλά. Μην είσαι έξυπνος!

Προσπαθήστε να αποφύγετε τις μεγάλες προτάσεις και τις δύσκολες διατυπώσεις. Γράψε με απλές λέξεις χωρίς σύνθετες προτάσεις με δεκάδες δευτερεύουσες προτάσεις. Όσο πιο περίπλοκα γράφετε, τόσο πιο πιθανό είναι να κάνετε λάθη και να μπερδέψετε τον παραλήπτη.

Μην προσπαθήσετε να δείξετε ότι γνωρίζετε «έξυπνες» λέξεις και φράσεις. Αυτό δεν ωφελεί. Αν χρησιμοποιήσετε σωστά ένα σωρό έξυπνες λέξεις, θα ακούγεται κάπως αλαζονικό, αν το χρησιμοποιήσετε λάθος, θα ακούγεται αστείο.

5. Εάν είναι απαραίτητο, δομήστε το γράμμα.

Για παράδειγμα, πρέπει να περιγράψετε μια λίστα επιθυμιών για το σχεδιασμό μιας αίθουσας γάμου. Γράψτε τα ως λίστα, αντί να τα συγχωνεύσετε σε μια παράγραφο-φύλλο. Χρησιμοποιήστε μια αριθμημένη λίστα ή κουκκίδες (κουκκίδες).

6. Ξεκαθαρίστε στον αναγνώστη τι θέλετε από αυτόν.

Μερικές φορές υπάρχουν επιστολές, αφού διαβάσετε τις οποίες δεν μπορείτε να καταλάβετε αν θέλουν κάποια ενέργεια από εσάς ή απλώς σας ενημερώνουν; Εάν υπονοείται ότι ο αναγνώστης πρέπει να απαντήσει, να προωθήσει την επιστολή, να σηκωθεί και να πάει κάπου κ.λπ., βεβαιωθείτε ότι η επιστολή (στην αρχή, στο τέλος, στην αρχή και στο τέλος) αναφέρει σαφώς τι πρέπει να να γίνει.

7. Ελέγξτε την επιστολή πριν την αποστολή.

Αφού γράψετε ένα μήνυμα, διαβάστε το ξανά. Βεβαιωθείτε ότι το γράμμα είναι γραμμένο με ευγένεια, χωρίς αμφισημίες και ότι η ουσία του είναι ξεκάθαρη. Δεν πειράζει αν το κείμενο είναι ατελές και αμφιβάλλετε για κόμμα. Ακόμη και οι φυσικοί ομιλητές (όπως στα ρωσικά) μπορούν πολύ σπάνια να γράψουν στα αγγλικά με 100% αλφαβητισμό, αλλά προσπαθήστε να μην κάνετε τουλάχιστον προφανή λάθη και τυπογραφικά λάθη.

8. Μάθετε από τους συναδέλφους σας, διαβάστε αλληλογραφία στην εταιρεία.

Αυτή η συμβουλή απευθύνεται σε όσους χρειάζονται δεξιότητες επιχειρηματικής γραφής για εργασία. Διαφορετικές εταιρείες μπορεί να έχουν τις δικές τους τοπικές ιδιορρυθμίες σχετικά με την αλληλογραφία. Για παράδειγμα, σε ορισμένα μέρη θεωρείται κακή συμπεριφορά να απευθύνεσαι σε κάποιον με το όνομά του, αλλά σε άλλα θα γελάσει αν γράψεις «Αγαπητέ Παύλο» αντί για «Γεια σου Παύλο». Ρωτήστε τους συναδέλφους σας τι και πώς κάνετε, διαβάστε την καθημερινή τους αλληλογραφία - αυτό λειτουργεί καλύτερα από οποιοδήποτε εγχειρίδιο επαγγελματικών αγγλικών.