Anglické fráze, které odsoudí vaši obchodní korespondenci k úspěchu. Jak se omluvit. Zdroje použité při přípravě materiálu

• Veškerý text je rozdělen do odstavců bez použití červené čáry.
• V levém horním rohu dopisu uveďte celé jméno odesílatele nebo název společnosti s adresou.
• Dále uveďte jméno adresáta a název společnosti, které je dopis určen, a také jeho adresu (na nový řádek).
• Datum odjezdu je uvedeno o tři řádky níže nebo v pravém horním rohu dopisu.
• Hlavní text by měl být umístěn ve střední části dopisu.
• Hlavní myšlenka dopisu může začít důvodem žádosti: „Píšu vám, abyste...“
• Dopis obvykle končí poděkováním („Děkuji vám za rychlou pomoc...“) a pozdravem „S pozdravem“, pokud autor zná jméno adresáta, a „S úctou“, pokud ne.
• Čtyři řádky pod celým jménem a funkcí autora.
• Mezi pozdrav a jméno je umístěn podpis autora.

Ukázka obchodního dopisu v angličtině:

Pan Nikolay Roshin
Společnost ABC
Office 2002, vstup 1B
Tverská ulice
Moskva
RUSKO 20. června 2004

Píši vám v souvislosti s vaším dotazem. V příloze naleznete náš informační balíček, který obsahuje naše brožury a obecné podrobnosti o našich školách a letních centrech.

V Anglii máme dvě školy, Brighton a Bath, obě krásné lokality, které se vám a vašim studentům určitě budou líbit. Naše školy se nacházejí v atraktivních prostorách ve výhodných, centrálních polohách.Brightoni je čisté a bezpečné město s krásnou zátokou a okolní krajinou.Bath je jedno z nejznámějších historických měst v Anglii, známé svou gruzínskou architekturou a římskými lázněmi.

Ubytování je poskytováno v hostitelských rodinách vybraných pro schopnost poskytnout pohodlný domov, přátelské přijetí a vhodné prostředí, ve kterém si studenti mohou procvičit angličtinu a užít si pobyt. Máme organizátory aktivit na plný úvazek odpovědné za sportovní, kulturní aktivity a týdenní exkurze.

Vyplňte a odešlete přiložený registrační formulář, abyste mohli obdržet další brožury a další propagační materiály.

Těším se na vaši odpověď a doufám, že později přivítám vaše studenty v našich školách a letních centrech.

S úctou,

Těšíme se, že vás přivítáme jako našeho zákazníka.

S úctou,

Písemná stížnost

Dopis musí obsahovat všechny potřebné informace týkající se této služby nebo produktu. Napište celý název a popis produktu, datum nákupu nebo služby atd. Vaším cílem je vysvětlit všechny podrobnosti, ale nezahltit dopis zbytečnými detaily. Kromě toho musíte uvést svá přání, podmínky a termíny pro odstranění problémů.

Komu mám tento dopis adresovat?

Při nákupu produktu nebo uzavření smlouvy o poskytování služeb získáváte kontaktní adresu nebo telefonní číslo na osobu, která může vyřešit všechny vzniklé potíže. Obvykle v malých společnostech o těchto otázkách rozhoduje majitel společnosti. V organizacích střední úrovně - jeho zástupce nebo vyšší management. Velké společnosti mají obvykle oddělení zákaznických služeb, které se těmito problémy zabývá.

Jaké jsou hlavní části dopisu?

1. Úvod

Jméno kontaktní osoby
Celé jméno příjemce (pokud je známo)

Název, je-li k dispozici
Jméno společnosti
Jméno společnosti

Divize spotřebitelských stížností
Oddělení služeb pro zákazníky

Adresa ulice
Město (*): Stát (*): PSČ
Adresa společnosti

Vážený (kontaktní osoba):

Odvolání

2. Úvod obsahující informace o zakoupeném produktu nebo službě.

Dne (1. července) jsem (zakoupil, pronajal, pronajal nebo nechal opravit) (název produktu, se sériovým nebo modelovým číslem nebo provedenou službou) na (místo a další důležité podrobnosti transakce).
1. července jsem (zakoupil, pronajal, pronajal, opravil) (celý název produktu se sériovým číslem nebo typem služby) na adrese ... (další důležité informace o transakci jsou uvedeny níže)

Píši vás, abych vás upozornil na problém ve vaší sekci zákaznických služeb.
Píši vám, abych vás upozornil na problém v našem oddělení zákaznických služeb.

Chci si co nejdůrazněji stěžovat na zacházení, které se mi dostalo od člena vašeho personálu
Rád bych vyjádřil své stížnosti na zacházení s Vaším zaměstnancem.

Píši, abych vyjádřil svou silnou nespokojenost se zbožím, které jsem dnes ráno obdržel.
Píši, abych vyjádřil svou nespokojenost s produkty, které jsem dnes ráno obdržel.

Píšu, abych si stěžoval na kvalitu produktu, který jsem zakoupil on-line z vašeho webu.
Píši, abych vyjádřil svou nespokojenost s kvalitou produktů, které jsem si objednal z vašeho webu.

Píši v souvislosti s negativním postojem člena vašeho personálu.
Píši z důvodu negativního postoje člena Vaší společnosti.

3. PopisvznikajícíProblémy

Bohužel váš produkt (nebo služba) nefungoval dobře (nebo služba byla nedostatečná), protože (uveďte problém). Jsem zklamán, protože (vysvětlete problém: například produkt nefunguje správně, služba nebyla provedena správně, byla mi účtována nesprávná částka, něco nebylo jasně zveřejněno nebo bylo nesprávně uvedeno atd.).
Váš produkt (služba) bohužel nesplňuje potřebné požadavky, protože (je indikován problém). Jsem zklamán, protože (situace je vysvětlena: například zařízení nefunguje dobře, je nekvalitní, byla mi předložena nesprávná částka k platbě, něco nebylo vysvětleno)

Zařízení, které jsem si objednal, stále nebylo doručeno, přestože jsem vám minulý týden zavolal, že je naléhavě potřeba.
Zařízení, které jsem si objednal, stále nedorazilo, i když jsem vám minulý týden volal a řekl, že je okamžitě potřeba.

K vyřešení problému bych ocenil, kdybyste mohl (uveďte konkrétní akci, kterou chcete – vrácení peněz, kreditní kartu, opravu, výměnu atd.). Přiloženy jsou kopie mých záznamů (včetně kopií účtenek, záruk, záruk, zrušených šeků, smluv, modelových a sériových čísel a jakýchkoli dalších dokumentů).
Pro vyřešení problému bych byl vděčný za možnost, kdybyste (uvedli své požadavky: vrátili peníze, kredit, provedli opravy, provedli výměnu atd.) Kopie dokumentů (přiložte kopie účtenky, záručního listu , zrušené šeky, smlouvy a další dokumentace.)

Těším se na vaši odpověď a vyřešení mého problému a počkám, dokud (nestanovíte časový limit), než požádám o pomoc agenturu na ochranu spotřebitele nebo Better Business Bureau. Kontaktujte mě prosím na výše uvedené adrese nebo telefonicky na čísle (čísla domů a/nebo do kanceláře s předvolbou).
Čekám na vaši odpověď s řešením mého problému a počkám do (uvedena lhůta), než se obrátím na organizaci na ochranu spotřebitelů s žádostí o pomoc. Kontaktujte mě na následující adrese nebo telefonním čísle (uvedena adresa a telefonní číslo)

Prosím, řešte tuto záležitost urychleně. Odpověď od vás očekávám nejpozději zítra ráno.
Prosím, vyřešte tento problém okamžitě. Vaši odpověď očekávám nejpozději zítra ráno.

Trvám na vrácení celé částky, jinak budu nucen věc dále řešit.
Trvám na vrácení celé částky, jinak budu nucen...

Pokud zboží neobdržím do konce tohoto týdne, nezbude mi nic jiného, ​​než objednávku zrušit.
Pokud toto zboží do konce týdne neobdržím, nezbude mi nic jiného, ​​než objednávku zrušit.

Doufám, že tuto záležitost rychle vyřešíte, protože mi způsobuje značné nepříjemnosti.
Doufám, že se touto záležitostí budete okamžitě zabývat, protože mi způsobuje vážné nepříjemnosti.

4. Konecpísmena

S pozdravem/s pozdravem
Tvé jméno

Omluvný dopis

Jako odpověď na dopis se stížností je zaslán omluvný dopis. Měli byste začít vyjádřením lítosti a osobního znepokojení nad současnou situací. Je nutné vysvětlit, jaké kroky byly/byly podniknuty k nápravě problému a zamezení jeho opakování v budoucnu. Níže naleznete některé fráze používané při psaní omluvného dopisu

1. Vyjádření vděčnosti za nahlášení aktuální situace

Děkujeme, že jste nás na tuto záležitost/problém/problém upozornili.
Děkujeme, že jste nás o této záležitosti/problému informovali.

Vážím si toho, že jste mi o této události poradili…
Vaše zpráva je pro mě velmi důležitá.

2.Výrazlituje.

Velmi nás mrzí, že…
Je pro nás těžké o tom slyšet...

Tato situace mě velmi mrzí…
Tato situace mě velmi mrzí.

3. Omluva

Omlouváme se za...
Omlouváme se za...

Přijměte prosím naši omluvu za…
Přijměte naši omluvu…

4. Vysvětleníakcespolečnosti

Ujišťujeme vás, že budeme…
Buďte si jisti, že jsme...

Máte mou jistotu, že...
Garantuji vám...

Abychom nahradili způsobené nepříjemnosti…
Abychom nahradili způsobené nepříjemnosti...

Děláme vše, co je v našich silách, abychom problém vyřešili
Snažíme se problémy řešit

Mohu vás ujistit, že se to již nebude opakovat
Slibuji, že se to v budoucnu nebude opakovat

Snažím se to vyřešit/vyřešit problém jako naléhavou záležitost.
Snažím se na to přijít/vyřešit tento problém okamžitě

Vraťte prosím vadné zboží a my vám vrátíme peníze/opravíme je/vyměníme
Vraťte prosím vadný výrobek a my vám vrátíme náklady/opravu/výměnu.

5. Připomenutí velkého významu společné spolupráce

Velmi si ceníme vašeho zvyku
Spolupráce s vámi je pro nás velmi důležitá.

Vaše spokojenost je naší prioritou

Dopis s žádostí

Pokud napíšete k šéfovi- buďte extrémně zdvořilí, zvláště pokud si nejste jisti, že zná vaše jméno. Nepoužívejte níže označené konstrukce s významem závažnosti nebo naléhavého požadavku. Neutrální a univerzální možnost by byla:

Byl bych vděčný, kdyby…

Požadavek, stylově povýšený a nanejvýš zdvořilý, se také skládá z následujících výrazů:

Pokud to pro vás není těžké, dejte...
Mohl byste mi dát/nechat mi..., prosím?

Pokud vám to nevadí, dejte...
Mohu/Můžu vás obtěžovat, abyste mi dal/podal..., prosím?

Udělej mi laskavost, prosím, dej mi...
Mohl byste mi udělat laskavost a dát mi/dovolit mi..., prosím?

Neodmítejte tuto laskavost, prosím dejte...
Dal bys mi prosím...?

Byl byste tak laskav a potěšil...
Dal byste mi laskavě..., prosím?

Nepovažujte to za problém, prosím dejte...
Mohl bys mi dát/nechat mi,.., prosím?

Pokud napíšete kolega a není to váš přítel, zvolte neutrální styl – mezi formálním a neformálním.

Mohl bys..?

Pohodlné tvary se slovesem „chtít“ v tomto případě:

Chci (chtěl bych) se zeptat...
Rád bych vás (požádal), abyste...

Chtěl bych (rád) se vás zeptat...
Mohl bych vás požádat, abyste...?

Chci vás požádat, abyste mi koupili tuto knihu.
Mohl bych vás požádat, abyste mi koupil tuto knihu?

Chtěl bych tě poprosit, abys šel v neděli na daču.
Mohl bych tě požádat, abys šel tuto neděli do venkovského domu?

Pokud napíšete neznámý osoba- Být zdvořilý.

Zajímalo by mě, jestli bys mohl..?

Zde budou vhodné požadavky vyjádřené tázací větou s modálním slovesem „být schopen“:

Mohu se zeptat...?
Mohl bych tě požádat, abys udělal něco?

Mohu se tě zeptat...?
Mohu vás požádat, abyste udělali něco?

Mohu se zeptat...?
Udělal byste prosím/laskavě něco?

Mohu se tě zeptat...?
Mohli byste něco udělat?

Mohu se zeptat...?
Byl bych moc zavázán, kdyby...

Můžeš...?
Můžeš/Dokázal bys něco udělat?

Nemůžeš...? Mohl bys...?
Mohl bys...?

Můžeš...?
Můžete/Mohl byste...?

Můžeš...?
Mohl bys...?

Mohl bys...?
Mohl bys...? Mohl bys...?

Pokud napíšete zaměstnancem jiné společnosti- styl by měl záviset na tom, zda jej znáte nebo zda se hlásíte poprvé.

Byl bych vděčný, kdyby…(k cizinci)
Mohl bys..?(příteli)

Zde může pomoci žádost vyjádřená tázací větou s částicemi „ne“, „by“, „zda“:

Není to pro vás těžké...? Nevadilo by vám...?
Nevadilo by vám něco udělat?

Není to pro vás těžké...? Nedělalo by vám to potíže...?
Mohl byste (možná)..., prosím?

Pokud napíšete svému podřízenému, kdo se neřídil žádnými pokyny, může být styl žádosti přísný:

Mohl bych se tě zeptat..?(studený požadavek)

Také žádost s nádechem záměrné závažnosti může být vyjádřena frází:

Velmi (přesvědčivě, naléhavě) vás (vás) žádám...
Mohl/a byste..., prosím...? Mohl/a byste laskavě...? Udělejte... velmi bych ocenil, kdybyste mohl/mohl...

Dopisy - žádost o platbu

Ve svých prvních dopisech o nezaplacených účtech byste měli být maximálně zdvořilí – neměly by sdělovat myšlenku, že váš partner nechce platit.

Pokud jste nuceni napsat sérii dopisů se žádostí o platbu, každý následující může být pevnější, ale zůstaňte v mezích zdvořilosti.

Příklad

Podle našich záznamů je na vašem účtu stále nezaplacená částka 4 500 USD.
Věříme, že naše služby byly k Vaší spokojenosti a budeme rádi za spolupráci při co nejrychlejším vyřešení této záležitosti.

Dne jsem vám napsal ohledně nezaplaceného účtu vaší společnosti ve výši 4 500 $.
Rádi bychom vám připomněli, že tato částka je stále nedoplatná. Byli bychom rádi, kdybychom bez dalšího prodlení obdrželi bankovní převod v plné výši.

Chtěl bych vás upozornit na své předchozí e-maily týkající se dlužné platby na vašem účtu. Velmi nás znepokojuje, že jste této záležitosti dosud nevěnovali pozornost.
Je zřejmé, že tato situace nemůže pokračovat a věříme, že vás naléhavě žádáme, abyste okamžitě podnikli kroky k vyrovnání svého účtu.

Na základě mých e-mailů ze dne vás musím informovat, že jsme stále neobdrželi platbu za dlužnou částku 4 500 USD. Pokud neobdržíme platbu do sedmi dnů, nebudeme mít jinou možnost než podniknout právní kroky k vrácení peněz.
Vaše stávající úvěrové možnosti byly mezitím pozastaveny.

Zpráva z jednání

Zpráva z jednání se skládá ze 4 částí:

Úvod - Úvod (předmět zprávy, kdo ji napsal a na čí žádost)
Pozadí - Počáteční údaje (obecný popis stávající situace, problému)
Zjištění - Získaná data (možné způsoby vývoje situace, řešení problému)
Závěr, doporučení - Závěry a doporučení

PříkladZprávaÓSetkání

Předmět: Opatření ke snížení nákladů
Jak bylo požadováno na schůzi správní rady dne 18. dubna, zde je moje zpráva. Celá zpráva je přiložena jako dokument aplikace Word, ale níže jsem napsal stručné shrnutí.

Úvod
Účelem zprávy je navrhnout způsoby, jak snížit náklady napříč společností. Vychází z čísel, která mi minulý měsíc zaslala různá oddělení. Zprávu jsem rozdělil do tří částí: pozadí, zjištění a doporučení.

Pozadí
Jak je vidět v tabulce 1 v přiloženém dokumentu, poptávka po našich produktech za poslední rok klesá a tržby i zisky klesají. To vedlo k situaci, kdy jsou nezbytná opatření ke snížení nákladů.

Zjištění

Existují tři hlavní oblasti, kde je možné snížit náklady:

• Marketingový rozpočet je velmi vysoký. Jak již bylo zmíněno výše, tržby klesají, ale stále utrácíme velké částky za inzerci v časopisech a pouliční plakáty. To není opodstatněné.
• Vysoké jsou i výrobní náklady. Tabulka 2 ve zprávě uvádí, že náklady na suroviny se za poslední rok zvýšily o 12 %. Musíme najít způsob, jak je zničit.
• Možná také budeme muset propustit malý počet administrativních pracovníků, což bude velmi nepopulární. Návrhy, jak postupovat, naleznete v části 4.2 úplné zprávy.

Doporučení
Na závěr navrhuji, aby společnost byla schopna do konce roku výrazně snížit náklady. Moje konkrétní doporučení jsou následující:

1. Marketingové oddělení snížit rozpočet na reklamu o 10 % nebo 15 %.
2. Oddělení výroby k identifikaci příležitostí využití různých dodavatelů ke snížení nákladů na materiál.
3. Ústředí, aby prošetřilo možnost zrušení omezeného počtu pracovních míst v případě, že se situace zhorší.

Podívejte se prosím na celou zprávu a dejte mi své připomínky nejpozději do 2. června. Ten pak bude rozeslán všem vedoucím oddělení včas před schůzkou dne 16. června. V případě dotazů mě neváhejte kontaktovat.

Formátování e-mailů

E-mail se stal hlavní formou komunikace mezi zástupci různých organizací o nejrůznějších otázkách. Při komunikaci prostřednictvím e-mailu dodržujte tyto pokyny:

1. Adresáta si dobře představte. Komu napíšete, určí váš styl psaní. Čím bližší vztah, tím méně formalit.
2. Udržujte svou zprávu co nejkratší a nejjasnější. Toto pravidlo platí pro všechny typy obchodní komunikace, ale stává se nejrelevantnějším pro e-mail, protože je obtížnější vnímat informace z monitoru než z listu papíru. Dejte příjemci příležitost také krátce odpovědět. Například místo psaní: "Dejte mi vědět, co si myslíte," je lepší položit otázku takto: "Je pro vás nejlepší 15:00 nebo 17:00?"
3. Pole „předmět“ musí být vyplněno tak, aby jasně odráželo hlavní myšlenku dopisu.
4. Pozdrav (Vážený pane/paní) není nezbytný pro standardní korespondenci, ale v obchodních dopisech nebude nadbytečný.
5. V prvních slovech musíte formulovat, proč dopis píšete: odpovídáte, domlouváte si schůzku nebo vyjadřujete své myšlenky v souvislosti s něčím. Například: Odpovídám na Váš dopis ze dne 15. ledna 2007, ve kterém jste žádali o informace týkající se našich jarních kurzů obchodního psaní.
6. Pokud v e-mailu začnete slovo velkým písmenem, znamená to, že jej chcete zdůraznit jako nejdůležitější myšlenku.
7. Délka každého řádku by neměla přesáhnout 65 znaků, jinak může dojít ke zkreslení textu při čtení zprávy na jiném počítači.
8. Dopis by měl být dobře strukturovaný – úvod, hlavní část (fakta) a závěr.
9. KISS (Buďte krátké a jednoduché). Pamatujte, že váš příjemce pravděpodobně dostává tucet dopisů denně – vyplatí se mu ušetřit čas.
10. Nedoporučuje se ani používání standardních zkratek typických pro každodenní korespondenci, jako je „IMHO“ (In My Honest Opinion).
11. Dopis pečlivě zkontrolujte, po odeslání jej nelze změnit ani smazat.
12. Zpáteční emailovou adresu a jméno odesílatele je lepší napsat na konec dopisu, pro případ, že by byl dopis vytištěn.
13. Komunikace e-mailem zahrnuje aktivní interakci, takže pokud obdržíte e-mail, na který nemůžete okamžitě odpovědět, měli byste odeslat zprávu s uvedením přijetí dopisu a očekávaného času odeslání úplné odpovědi.

I při neformálním psaní byste měli zůstat zdvořilí a snažit se, aby byl dopis jasný a dobře strukturovaný.

1. přátelský pozdrav
2. poděkování nebo jiná zmínka o předchozím kontaktu
3. nejdůležitější bod dopisu nebo problému
4. další důležité body
5. méně důležité body
6. vyjadřuje naději na budoucí kontakt
7. vyplnění (přání a podpis)

Příklad:

Ahoj Ili
Děkujeme za zaslání programu našeho setkání.
Obávám se, že možná nezvládnu start v 8:00. Vlakové spojení může být v tu dobu velmi obtížné.
Bylo by možné začít v 9:00? To znamená, že skončíme v 17:00 místo v 16:00. Pokud je to pro vás problém, dejte mi prosím vědět.
Ypu mě požádal o zaslání zprávy o proveditelnosti a zde ji přikládám. Vezměte prosím na vědomí, že toto ještě není ve finálním návrhu a mohou tam být nějaké chyby.
Příští týden se na vás moc těším.
S pozdravem Jacqui

Blahopřání

Před svátky často vyvstává otázka: Blahopřát či neblahopřát obchodním partnerům a klientům. Vždy je lepší blahopřát než neblahopřát, protože gratulací můžete:

1. posílit vztahy se stávajícími klienty/partnery
2. přilákat nové klienty
3. připomeňte starým klientům, že existujete
4. projevte uznání svým nejvěrnějším zákazníkům

Při rozhodování, kterému svátku blahopřát, je však lepší se o něm informovat v seznamu státních a církevních svátků pro aktuální rok.

Pokud jste na pochybách, co přesně váš obchodní partner slaví, jednoduše napište VESELÉ SVÁTKY.

Kdy poslat blahopřání? Lepší dříve než později. Než zmizet v hromadě gratulací, které se navíc po svátcích nejspíš vyřeší, je lepší, když vám karta dorazí ještě před prázdninami a bude jedna z prvních, kterou si všimnou.

Jak napsat blahopřání:

Gratulace jsou jen gratulace, důvod k přáním všeho dobrého a vyjádření dobrých pocitů. Obchodní záležitosti by se zde neměly zmiňovat.

Gratulace v angličtině jsou konstruovány jinak než v ruštině. Níže je několik ukázek blahopřání, které lze upravit v závislosti na situaci.

V tomto radostném období roku jsme vděční za naši práci s vámi. Přejeme vám hodně štěstí, štěstí a míru v novém roce plném naděje. Šťastné svátky!

Doufám, že vy a všichni vaši spolupracovníci, rodina a přátelé prožijete krásné svátky plné radosti a smyslu. Všechno nejlepší do nového roku.

Bylo mi potěšením s vámi tento rok spolupracovat. Přejeme vám krásné svátky a šťastný nový rok!

S koncem roku přemýšlíme o všem, za co jsme vděční. Náš vztah s vámi je jedna věc, které si ceníme. Děkuji za příležitost vám sloužit. Přejeme Vám krásné Vánoce a hodně úspěchů v novém roce.

Když se o těchto svátcích dávají a přijímají dárky, myslím na dar, že tě znám. Děkujeme za potěšení s vámi spolupracovat. Šťastné svátky!

Děkuji, že jste mi letos dali příležitost s vámi spolupracovat. Byla to pro mě čest a cenná zkušenost. Přeji vám šťastnou Chanuku a nový rok plný všeho dobrého.

Veselé Vánoce! Doufám, že máte dovolenou, která naplní vaše srdce radostí!

Dobrý den drazí přátelé! V obchodní dopis Je důležité používat správný styl a tón jazyka. Proto byste se měli vyhnout:

• hovorové výrazy, slang a žargon
• zkratky (jsem; je to; nedělej atd., použijte celé tvary)
• emocionálně nabitá slova – hrozný (strašný), nesmysl (nesmysl) atd.

Struktura dopisu v angličtině:

1. Adresa odesílatele
2. datum
3. Adresa příjemce (vnitřní adresa)
4. Oslovení
5. Úvodní věta
6. Tělo dopisu
7. Závěrečná věta
8. Závěrečná zdvořilostní fráze (uzavření zdarma)
9. Podpis odesílatele
10. Přihláška (příloha)

Příklad obchodního dopisu

Standardní výrazy v obchodní korespondenci

Jak reagovat na stížnosti

Angličtina pro firmy_1

1. Mohl bys se mnou vydržet 10 minut, než se dostanu na dno toho, co se stalo
   špatně tady?
2. Je mi velmi líto problémů, které máte.
3. Umím si představit, že to bylo hrozné.
4. Navrhuji, abychom vám nabídli nějakou kompenzaci.
5. Zajistím, aby to bylo hotové do konce týdne.
6. To muselo být strašné.
7. Můžete mi říct, co se přesně stalo?
8. Omlouvám se za náš podíl v tomto.

Teď odpověz

Angličtina pro podnikání-2

1 A na letišti jsem musel čekat přes hodinu, než pro mě přijel taxík.
…
2 Celá konference byla fraška! Delegáti putovali z místnosti do
a nikdo nevěděl, kde by měli být nebo co se děje. Co se pokazilo?
…
3 A všechno to byla chyba vaší společnosti.
…
4 Co s tím tedy hodláte dělat?
…

Mluvíš anglicky? - Big Train - komedie BBC

Hezký den, přátelé.

Jednou při dopisování se svou budoucí partnerkou z Irska jeden můj známý použil slova a fráze jako tímto A potvrdit příjem ve vašich zprávách. Když se potkali v Rusku, byl docela v rozpacích a John (tak se jmenoval jeho partner) vtipkoval (velmi jemně) o jeho přílišné oficialitě. Jejich další komunikace vedla k tomu, že obchodní styl mého přítele se stal přirozenějším a John s jeho pomocí začal chápat různé sémantické odstíny ruského obscénního jazyka...:)

Dnes vám rád řeknu, jak správně sestavit obchodní dopis v angličtině. Seznámíte se jak se základními principy a pravidly obchodní korespondence, tak s některými jejími nuancemi. Podívejme se na hlavní typy písmen, strukturu společnou pro všechny a také na typické fráze, které se v nich často používají. Snad se z vás po přečtení tohoto článku nestane eso v psaní obchodních sdělení, ale rozhodně si zvýšíte úroveň.

Obsah:

V dnešní době je velmi důležité správné formátování, správná konstrukce a dobře zvolený styl obchodního psaní. Tím, jak vedete obchodní korespondenci, vytváří váš partner první dojem o vaší profesionalitě a solidnosti společnosti, kterou zastupujete.
Pojďme se podívat na některé funkce přípravy takových zpráv.

Základní typy obchodních dopisů

• Gratulujeme -
• Nabídka -– zaslána vašemu potenciálnímu obchodnímu partnerovi s vašimi podmínkami a návrhy spolupráce.
• O náboru -– vás upozorní, že jste byli přijati.
• Prohlášení -– obsahuje váš životopis a vaši nabídku jako zaměstnance.
• Zamítnutí-– obchodní odpověď „otoč a jdi“ na vaše prohlášení nebo návrh.
• Stížnost -– obsahuje stížnost nebo nároky na kvalitu zakoupeného produktu nebo poskytovaných služeb.
• Omluvný dopis -- Toto je odpověď na stížnost.
• Dotaz-– zasílané, když je potřeba získat informace o službě nebo produktu.
• Dopis s odpovědí na žádost -– skutečně obsahuje požadované informace.
• děkovný dopis -– Zde je, zdá se, vše jasné.

Existuje také obrovské množství typů a podtypů obchodních sdělení ( Objednávka, odpověď na objednávku, faktura, výpis atd.), a věnovat pozornost většině bude vyžadovat více než jeden článek.

S přátelským pozdravem je vynikající a seriózní příručka od zahraniční autorky, specialistky na komunikaci, která v této knize shromáždila své i další zkušenosti s vedením obchodní korespondence v angličtině. Najdete tam mnoho živých příkladů a tipů.

Obchodní korespondence v angličtině je také oblíbená kniha. Existuje mnoho ukázek, ještě běžnějších klišé a také spousta rad a doporučení od autorů. Jak se říká, studuj a přihlaš se!

Strmé online kurz obchodní angličtiny od Lingualeo - po jeho absolvování můžete získat jistotu jak v korespondenci, tak v konverzaci na obchodní témata. Mimochodem, před nákupem si ho můžete zdarma vyzkoušet.

Obecné zásady

Grafický návrh musí splňovat následující požadavky:

1. Všechny věty začínají stejnou svislou čarou.
2. Text je rozdělen do odstavců bez červených čar.
3. Pro zjednodušení vnímání rozdělujeme psaný text do sémantických bloků přibližně stejné velikosti.
4. Bílé místo by mělo rovnoměrně obklopovat text. Pokud je písmeno malé, nevkládejte jeden nebo dva řádky textu do horní části stránky. Netiskněte ke spodnímu okraji listu a nezužujte okraje, pokud je zpráva rozsáhlá, je lepší použít druhou stránku.

Podle stylu:

1. V korespondenci nepoužívejte hovorové zkratky – místo You're pište You are atd.
2. Neřešte dva problémy současně v jednom dopise - je lepší psát dva dopisy.
3. Rozhodněte se, který tón bude vhodnější - formální nebo uvolněný.
4. Je třeba vzít v úvahu ta pravidla, která nemáme, ale mají pro ně specifický význam, národní a územní charakteristiky.

Komponenty

A nyní si rozebereme tzv. kostru obchodního dopisu, jeho strukturu a uspořádání prvků:

• Nadpis(čepice):
  A) Adresa odesílatele je v levém horním rohu. Pokud je hlavičkový papír značkový, adresa již byla zadána.
  b) Adresa příjemce je vlevo pod adresou odesílatele. Formát: od nejmenšího po největší (jméno, číslo domu, ulice, město, PSČ, země).
  V) Datum - tři řádky pod adresou příjemce nebo v pravém horním rohu. Formát: den/měsíc/rok. Nejsou použity žádné čárky.
• Pozdravy(odvolání), aneb jak začít dopis.
• hlavní myšlenka(hlavní text zprávy) - ve střední části dopisu.
• Závěrečná věta(vyjádření vděčnosti a dalších úmyslů).
• Konečný vzorec zdvořilosti; Podpis; Jméno, příjmení a pozice odesílatele.
• Příloha– označuje, že dopis obsahuje další materiály (reklamní brožuru nebo brožuru).
• Může obsahovat P.S., iniciály interpreta.

Zde je vzorový dopis s obchodní žádostí s překladem do ruštiny:

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

Lemann & Sons
3597 43. ulice
New York, NY 12008

S odkazem na vaši inzerci v Business Weekly Journal byste mi prosím mohli zaslat podrobnější popis vašich monitorů.
Také bych rád věděl o slevách, které poskytujete.

S pozdravem,

Překlad:

Od: John Stewart, 1304 Sherman Avenue, Madison, Wisconsin
K rukám: Lehmann & Sons, 3597 43rd Street, New York, NY 12008
24. května 2015

vážení pánové,

S odkazem na váš inzerát v obchodním týdeníku
můžete mi prosím poslat podrobnější popis vašich monitorů.
Také bych rád věděl o slevách, které poskytujete.

S pozdravem,
John Stewart
Manažer prodeje

Nyní se podívejme blíže na prvky.

Adresa nebo pozdrav by měl vypadat takto:
Vážení, vážený pane nebo paní- pokud neznáte jméno příjemce
Pan/paní/slečna/paní[příjmení] – pokud znáte jméno příjemce
Milý Franku, - pokud je vám daná osoba známá
Vážený manažer prodeje– pokud je známa pouze pozice (v tomto případě obchodní manažer)

Vzorec zdvořilosti před podpisem vypadá takto:

S přátelským pozdravem, - S pozdravem…

S pozdravem, S pozdravem – pokud vám není známo jméno adresáta

S úctou, - pokud znáte jméno

Nyní máte obecnou představu o tom, jak psát zprávy obchodním partnerům a různým společnostem.

Standardní výrazy

Zde jsou některé typické fráze jako příklad:

Je to od vás velmi laskavé- je to od vás velmi laskavé

omlouváme se za- Omlouváme se za

Prosím dej mi vědět-Prosím řekni mi

Podle- V souladu s

V případě- Když

Jak jsi žádal– Na vaši žádost

Do teď- Ještě pořád

S odkazem na vaše– Ohledně vašeho

bohužel- Bohužel

přikládáme– Přikládáme

Je nám to líto- Litujeme

Jak ukončit obchodní dopis? Ještě pár zdvořilostních frází:

Děkuji za odpověď na moji nabídku— Děkuji za odpověď na můj návrh.

Těšíme se, že se nám brzy ozvete— Doufáme, že v blízké budoucnosti obdržíme vaši odpověď

A na závěr před podpisem:

S pozdravem- Všechno nejlepší

S respektem- S pozdravem

S díky za spolupráci– S vděčností za spolupráci

S přáním všeho nejlepšího- Všechno nejlepší

Už vás nebaví teorie? Pak trochu praxe!

Tentokrát dopis o odmítnutí (takový dopis musí být napsán správným a jemným stylem):

Pane Roberte Browne
Generální ředitel
Společnost KLM spol
32 Wood Lane
Londýn
Velká Británie WC37TP

John Stewart
1304 Sherman Ave.
Madison, Wisconsin

děkujeme, že jste nám zaslali svůj životopis.
S lítostí vám oznamujeme, že vaše kandidatura nám nevyhovuje/
S přátelským pozdravem,

Překlad(adresu a datum si přeložte sami):

Vážený pane Stewarte

děkujeme, že jste nám zaslali svůj životopis.
S lítostí vám musíme oznámit, že vaše kandidatura pro nás není vhodná.

S pozdravem,

Robert Brown

výkonný ředitel

Kdo se ještě nezná CzechDom, Běžte tam a přihlaste se na bezplatnou zkušební lekci! Tam vám bude přiřazen ideální učitel – takový, který bude vyhovovat vašim osobním preferencím, cílům studia jazyků a vašemu životnímu stylu.

Začnete rozumět obchodní angličtině, mluvit jí a psát vynikající obchodní dopisy, které zapůsobí na všechny vaše partnery a kolegy.

O tomhle sníš, že?

A pro mé hosty a čtenáře je tu speciální nabídka - Při platbě za 10 lekcí 2 lekce zdarma . Chcete-li získat dárek, musíte zadat speciální propagační kód Partner2 při platbě.

e-maily

Oblíbené e-mailové zprávy všech tvoří asi 80 % obchodního obratu. Od běžné korespondence se liší tím, že je konkrétnější a stručnější. Snaží se používat zbytečně dlouhé fráze vyhýbat se Kromě toho používají zkratky (fráze vytvořené z prvních písmen fráze), jako IMHO. Elektronická korespondence se vyznačuje nejen osobními zprávami, ale také seznamy adresátů (pole BCC se používá, když je vyžadována důvěrnost). No, hlavní rozdíl je v tom, že většina lidí se raději zdrží předávání důvěrných informací e-mailem.

Samozřejmě v době „OK Google!“ Nemusíte hledat složité způsoby a jednoduše vložit napsaný text do online překladače. S největší pravděpodobností vám bude porozuměno, ale je nepravděpodobné, že dosáhnete příznivého dojmu. Pamatujte, že kvalita vaší obchodní korespondence je ukazatelem kvality vaší společnosti.

Děkuji, že jste můj článek dočetli až do konce. Poraďte svým přátelům, aby si to přečetli na sociálních sítích! Kdo ví, možná někdo potřebuje tyto informace tady a teď!

Přihlaste se k odběru nových částí angličtiny.
Ahoj všichni! Opatruj se!

V moderním světě již není e-mail tak populární pro osobní korespondenci - toto místo obsadily sociální sítě a instant messenger. Stále je však hojně využíván pro obchodní komunikaci a nechystá se ustoupit. Z tohoto článku se dozvíte hlavní rysy vedení obchodní korespondence v angličtině, z jakých prvků se e-mail skládá a čeho byste se měli v obchodní komunikaci vyvarovat.

Dva druhy obchodní korespondence v angličtině

Kdo potřebuje vědět, jak psát obchodní dopisy v angličtině? Zpravidla lidé, kteří to potřebují k práci. Předpokládejme, že získáte práci v určité společnosti, mezi vaše povinnosti patří korespondence v angličtině o různých pracovních záležitostech. Všechny obchodní dopisy lze rozdělit do dvou velkých kategorií:

1. Dopisy ve volné formě.
2. Šablony dopisů: aplikace, zprávy atd.

Podle mě má smysl učit se psát dopisy volné formy, a šablonová písmena se při práci snáze učí, protože jsou všude jiná a pokoušet se naučit všechny šablony prostě nemá smysl. Každý podnik má zpravidla určitou „usazenou“ představu o tom, jak psát různé aplikace-reporty, dokonce i gratulace, a v 90% případů existuje pouze sada hotových formulářů ve formátu doc ​​nebo xls , do kterého stačí vložit pouze čísla a příjmení.

Z čeho se skládá e-mail v angličtině?

Odesílatel dopisu v angličtině odesílatel, příjemce – příjemce, technicky se e-mail skládá z několika prvků:

• Předmět- předmět dopisu. Píše se stručně a srozumitelně, např.: Potvrzení o platbě - Potvrzení o platbě. Pokud se obsah dopisu váže k datu, snaží se ho zařadit i do předmětu: Večírek na rozloučenou 21. dubna - Večírek na rozloučenou 12. dubna.
• Tělo– tělo dopisu, tedy obsah, samotný text. Podívejme se na to podrobněji níže.
• Příloha– příloha, přiložený soubor. Snažte se nepřikládat přílohy s těžkými soubory.
• CC- kopii dopisu. Pokud do pole „CC“ přidáte adresu, obdrží zprávu také tento příjemce.
• BCC- skrytá kopie. Příjemce přidaný do pole „Skrytá kopie“ zprávu obdrží, ale ostatní příjemci o ní nebudou vědět.

Mimochodem, CC znamená kopie přes kopírák- strojopisná kopie. Na psacích strojích, pokud bylo nutné vyrobit dva stejné dokumenty, se pod hlavní list umístil uhlový papír a druhý list. Výstupem byly dva stejné dokumenty. Kopie se nazývala uhlíková kopie.

Zkratky „CC“ a „BCC“ – ahoj z éry psacích strojů

BCC znamená slepá kopie. Na psacích strojích bylo někdy nutné vyrobit dva stejné dokumenty, ale pro různé příjemce. V tomto případě byl dokument vytvořen celý jako kopie, ale pole se jménem příjemce zůstalo prázdné. Vyplňovalo se zvlášť na každém výtisku. Taková kopie bez jména se nazývala slepá kopie, doslova „slepá kopie psaná na stroji“.

Jak přečíst e-mailovou adresu nahlas v angličtině?

Důležitý bod, který je někdy opomíjen. Někdy je potřeba e-mail nadiktovat ústně, například po telefonu. Zde je to, co potřebujete vědět:

• symbol ' @’ čte se jako na, za žádných okolností Pes!
• Období v e-mailové adrese se nazývá tečka, ale ne bod, tečka nebo doba(přečtěte si o rozdílu mezi těmito slovy).
• Symbol ‘-‘ čte se jako pomlčka, někdy se jim ne zcela správně říká pomlčka(pomlčka je pomlčka, tedy delší verze pomlčky).
• symbol ' _’ čte se jako podtrhnout, méně často: podsadit, nízká čárka, nízká čára.

[e-mail chráněný]– podpora na hotmail dot com

[e-mail chráněný]– pomozte mi se spojovníkem gmail tečka com (gmail se čte jako „gmail“, nikoli „gmail“)

Jak vidíte, slova v adresách se čtou jednoduše jako slova, a nikoli vyhláskovaná, jak je tomu u jména a příjmení. Pokud však e-mail obsahuje , nebo nesrozumitelné sady písmen, je lepší si je přečíst písmeno po písmenu:

[e-mail chráněný]– a l y o n u s h k a at nomail dot net

Myslím, že pokud čtete článek o obchodní korespondenci, určitě víte :)

Známé doménové zóny com, net, org se čtou jako slovo, ne po písmenech. Ty méně známé, jako je ru, se většinou hláskují.

[e-mail chráněný]– příklad adresy podtržítka u mailu tečka r u

Složení textu e-mailu v angličtině

E-mail je delší než „text“ (jak se SMS a zprávy v instant messengerech obecně nazývají; samotný proces korespondence je posílání textových zpráv) a obsahuje tradiční zprávy, ale neměli byste se ohánět, vyjadřujte své myšlenky jasněji.

Základní prvky e-mailu:

• Pozdravy– může zahrnovat volání adresáta jménem, ​​je-li známo.
• Úvod– pokud neznáte příjemce dopisu, krátce se představte.
• Účel zprávy– přejděte k věci a vysvětlete, proč se obracíte.
• Podrobnosti– v případě potřeby uveďte důležité podrobnosti. Pokud je naznačeno, že by příjemce dopisu měl po přečtení něco udělat (postupovat podle pokynů, někomu zavolat, odpovědět, přeposlat dopis atd.), napište o tom slušně, ale jednoznačně.
• Podpis- dopis tradičně končí jakousi zdvořilostní formulí na rozloučenou, vaše jméno, příjmení, někdy s uvedením vašeho pracoviště, adresy a případně telefonního čísla.

Podívejme se blíže na pozdrav a podpis – jsou psány formulovým způsobem.

Možnosti pozdravu v e-mailu v angličtině

Nejčastěji jednoduše píší „Ahoj + jméno“:

Formálněji:

„Drahý“ není „drahý“, jako když oslovujeme manžela nebo manželku, ale analogie našeho „váženého“. Vezměte prosím na vědomí, že za „ahoj“ nebo „drazí“ se nepíše žádná čárka. Pokud je adresát neznámý, například píšete na určité „HR oddělení“, můžete jednoduše oslovit „Dobrý den“, „Vážení kolegové“ (pokud se jedná o kolegy), „Vážení všichni“ (skupina kolegů), „Vážený personální oddělení“.

Existují také obecně přijímané výzvy k neznámému muži nebo ženě: Vážený pane, vážená paní nebo vážený pane nebo paní (pokud nevíte, pane nebo paní), Komu se to může týkat (pro všechny, kterých se to může týkat). První dva jsou nežádoucí, protože můžete náhodně kontaktovat někoho se špatným pohlavím, druhé dva se používají, ale jsou považovány za trochu staromódní, velmi formální. Pokud je to možné, je lepší je oslovit jménem (Vážená Margaret) nebo oddělení/oddělení (Vážená oddělení marketingu).

Často se používá podle jména bez „uvítacího slova“, jen „James“. Takhle píšou známým kolegům (osoba u vedlejšího stolu) nebo když to není první dopis v korespondenci a nemá smysl pokaždé zdravit.

Jak ukončit e-mail

Dopis lze doplnit jednoduchým napsáním svého křestního jména nebo jména a příjmení, ale obvykle je před ním přidáno nějaké zdvořilé přání. Nejoblíbenější:

• S pozdravem! (nebo jen „S pozdravem!“) – Všechno nejlepší!
• S přátelským pozdravem! - stejný.
• Všechno nejlepší / Srdečné přání – znovu to samé.

Některé příručky zmiňují i ​​„S pozdravem váš“ nebo „Věrně váš“ (s úctou váš), ale osobně jsem takové podpisy téměř nikdy neviděl a od cizinců jsem slyšel, že tyto formulace zní nejen vtipně, ale velmi staromódně. Vlastně jako „upřímně váš“ v ruštině. Poměrně často však na konec obchodního dopisu napíšou „S pozdravem“.

Užitečné fráze pro obchodní korespondenci v angličtině

Kromě šablon pozdravů a ​​rozloučení existuje několik dalších frází, které lze použít v korespondenci.

• Doufám, že se ti daří- "Doufám, že jsi v pořádku". Jednoduchý, i když otřepaný způsob, jak začít dopis. Písemná analogie fráze „Jak se máš?“ Více oficiální verze: Doufám, že vás tento e-mail najde dobře.
• Jen jsem vás chtěl informovat o… –„Jen jsem chtěl dodat, že…“ Dobrý způsob, jak poskytnout další informace o něčem, co příjemce již zná.
• Jen jsem vám chtěl dát vědět, že...- „Chtěl jsem vás jen informovat, že...“ Podobně jako u předchozího: doplňujeme již známé informace. Může být také použit jako univerzální úvod do krátké zprávy o některých důležitých skutečnostech a podrobnostech.
• Buďte prosím informováni/poradeni- "Všimněte si prosím".
• FYI– zkr. z Pro vaši informaci, což lze také zhruba přeložit jako „vzít na vědomí“. Při komunikaci o běžných pracovních záležitostech je vhodné mezi kolegy používat zkratky. Je lepší nepsat cizímu člověku nebo takovému klientovi.
• Najdete (viz) v příloze- doslova „najít v příloze“ (takže samozřejmě nikdo nemluví rusky). To vám dá vědět, že e-mail má přílohu. Například: V příloze naleznete zprávu - Zpráva je připojena.
• Pro budoucí podrobnosti– „podrobněji“, „pro podrobnější informace“. Na konci dopisu je vhodné uvést odkaz na kontaktní osobu: Pro další podrobnosti prosím kontaktujte mého asistenta - Pro podrobnější informace kontaktujte mého asistenta.
• Těším se na vaši odpověď/slyšení od vás- "Těšíme se na Vaši odpověď". Zdvořilý způsob, jak jim dát vědět, že by bylo hezké odpovědět na váš dopis.
• Děkuji vám za Váš čas -"Děkuji vám za Váš čas." Univerzální vzorec, který by bylo vhodné dát před podpis.

Ukázka obchodního dopisu v angličtině

Zde je několik příkladů dopisů napsaných s různou mírou formálnosti. V emailu budu příjemce informovat, že schůzka v pátek byla přeložena od 9:00 do 10:30. Předmět všech e-mailů bude stejný: Čas schůzky změněn na 10:30.

1. Velmi formální.

Vážený pane. Jefferson

Doufám, že vás tento e-mail najde dobře. Toto je Sergey Nim z Roga a Kopyta Inc. Chtěl jsem vás informovat o schůzce, kterou máme v úterý. Vzhledem k povětrnostním podmínkám se přesouvá z 9:00. do 10:30 hodin

Byl byste tak laskav a dal mi vědět, zda se ho budete moci zúčastnit? Přijměte prosím mou omluvu za nepříjemnosti.

S pozdravem,

Sergej Nim

Roga a Kopyta Inc.

Formálnost tohoto dopisu je dána:

• Odvolání Vážený pane. Jefferson.
• Fráze Doufám, že vás tento e-mail najde dobře– formálnější verze fráze Doufám, že se ti daří.
• Obrat byl bys tak laskav – byl byste tak laskav.
• Omluva Přijměte prosím mou omluvu – přijměte prosím mou omluvu.
• S pozdravem na konci dopisu název společnosti.

2. Méně formální.

Ahoj Alexi,

Toto je Sergey z Roga a Kopyta Inc. Chtěl jsem vás informovat o schůzce, kterou máme v úterý. Z důvodu nepříznivého počasí se schůzka přesouvá od 9:00. do 10:30 hodin

Dejte mi prosím vědět, zda se ho budete moci zúčastnit. Omluvám se za nepříjemnost.

S pozdravem,

Formalita je snížena kvůli:

• Jednodušší volání, volání jménem.
• Promiňte místo „přijměte mou omluvu“.
• Méně slavnostní závěr k dopisu: s pozdravem.

Většina obchodních dopisů je psána tímto tónem. Ve skutečnosti už nikdo nepotřebuje středověké vzorce zdvořilosti.

3. Neformálně, ale v mezích slušnosti obchodní korespondence, například známému kolegovi.

Jen jsem vám chtěl oznámit, že páteční setkání se přesunulo na 10:30. m To mě opravdu mrzí. Wnemůžete se toho zúčastnit?

Krátce a k věci. Kolegové, které vídáte každý den v práci, se nemusí nutně ptát, jak se mají pokaždé, když píšete.

Na závěr uvedu několik obecných tipů, které nezapadají do žádného z výše uvedených bodů.

1. Do předmětu uveďte podstatu dopisu.

Téma by mělo být maximálně informativní a zároveň stručné. Člověk přijde do kanceláře, otevře si Outlook a vidí 20 e-mailů. Očima rychle „skenuje“ témata – již v této fázi by mu mělo být jasné, proč jste mu psali. Je velmi špatný nápad psát témata o ničem: „Prosím, přečtěte si to“, „Důležité“, „Ahoj“. Napište konkrétněji: „Schválení rezervace“, „Zpoždění letu do 12:00“, „Orientace v úterý v 9:00“, „Rozvrh na květen“.

2. Buďte zdvořilí.

V obchodní komunikaci je zdvořilost nutností. Je důležité dodržovat etiketu, psát „děkuji“ a „prosím“, jinak si, ne-li zničíte své vztahy s lidmi, pak je trochu napnete. Ve světě byznysu je napětí dost, víc není potřeba.

Všimněte si také, že v angličtině lze rozkazovací způsob bez „prosím“ v mnoha případech považovat za příkaz, zejména písemný, kde se na rozdíl od mluveného jazyka neodráží intonace.

• Pošlete mi výroční zprávu. – Pošlete mi výroční zprávu (objednávku).
• Prosím o zaslání výroční zprávy. – Zašlete mi prosím výroční zprávu (žádost).

Když o něco žádáte, nabízíte nebo dáváte rozkaz (a to je obsah 90 % dopisů), je zvykem to dělat v mezích slušnosti, aniž byste si osvojili despotický příkazový tón.

3. Vyhněte se dvojznačnosti, buďte přesní.

V obchodní korespondenci není místo pro vtip a sarkasmus, zvláště když dochází ke komunikaci mezi lidmi z různých zemí. Obchodní jazyk je extrémně sterilní, protože nejrůznější vtipné vtipy mohou být nepochopeny. Také nechodte dlouho dokola, uveďte podstatu sdělení jasně a konkrétně.

4. Pište stručně a jednoduše. Nebuď chytrý!

Snažte se vyhnout dlouhým větám a složitým formulacím. Pište jednoduchými slovy bez složitých vět s desítkami vedlejších vět. Čím komplexněji píšete, tím je pravděpodobnější, že uděláte chyby a příjemce zmate.

Nesnažte se ukázat, že znáte „chytrá“ slova a fráze. To je k ničemu. Pokud správně použijete hromadu chytrých slov, bude to znít nějak arogantně, pokud je použijete nesprávně, bude to znít legračně.

5. Je-li to nutné, strukturujte dopis.

Například musíte nastínit seznam přání pro návrh svatební síně. Napište je jako seznam a neslučujte je do jednoho odstavcového listu. Použijte očíslovaný seznam nebo odrážky (tečky).

6. Dejte čtenáři jasně najevo, co od něj chcete.

Občas se objeví dopisy, po jejichž přečtení nechápete, zda po vás chtějí nějakou akci, nebo vás jen informují? Pokud se předpokládá, že čtenář musí odpovědět, přeposlat dopis, vstát a někam jít atd., ujistěte se, že dopis (na začátku, na konci, na začátku a na konci) jasně uvádí, co je třeba být hotov.

7. Před odesláním dopis zkontrolujte.

Po napsání zprávy si ji znovu přečtěte. Dbejte na to, aby byl dopis napsán slušně, bez dvojsmyslů a jeho podstata byla jasně jasná. Je v pořádku, pokud je text nedokonalý a vy pochybujete o čárce. Dokonce i rodilí mluvčí (jako v ruštině) mohou velmi zřídka psát anglicky se 100% gramotností, ale snažte se nedělat alespoň zjevné chyby a překlepy.

8. Učte se od svých kolegů, čtěte korespondenci ve firmě.

Tato rada je pro ty, kteří potřebují pro práci dovednosti obchodního psaní. Různé společnosti mohou mít své vlastní místní zvláštnosti týkající se korespondence. Někde je například považováno za nevychování někoho oslovovat jménem, ​​ale jinde se budou smát, když místo „Ahoj Pavle“ napíšete „Drahý Pavle“. Ptejte se svých kolegů, co a jak děláte, čtěte jejich každodenní korespondenci – to funguje lépe než jakákoli učebnice obchodní angličtiny.